Kako vzdrževati dober računovodski nadzor s QuickBooks

QuickBooks omogoča več uporabnikov. Številna podjetja morajo po tem, ko zrastejo do določene velikosti, podpirati več uporabnikov z dostopom do računovodskih informacij in v nekaterih primerih zmožnostjo ustvarjanja računovodskih transakcij. Na žalost več uporabnikov računovodskega sistema predstavlja tveganje za lastnika podjetja.

Z dostopom do računovodskega sistema lahko uporabniki nehote vnesejo napake v računovodski sistem ali pa na žalost namerno ogoljufajo podjetje. Zaradi teh razlogov je tukaj seznam nekaterih nadzornih tehnik QuickBooks, ki jih lastnik podjetja ali vodja podjetja lahko uporabi za zmanjšanje nenamernih napak in možnosti kraje.

• Redno primerjajte štetje fizičnega inventarja z evidenco računovodstva zalog. Zaloga se na žalost skrči. Ljudje - včasih zaposleni, pogosto pa psevdokupci, kot so tatovi v trgovinah - ukradejo inventar. Zato je ena stvar, ki jo morate storiti, da zmanjšate izgube zalog in vzdržujete točne računovodske evidence, redno primerjati fizično štetje zalog s tem, kar prikazujejo vaše računovodske evidence.

  Ta pristop k pogostemu štetju najdragocenejših in najlažjih za krajo predmetov doseže dve stvari:

  • Krčenje zalog je hitro prepoznano.

  • Lastnik podjetja lahko zmanjša krčenje zalog tako, da opredeli vrsto zaloge, ki je najpogosteje ukradena, ali celo, kdaj je inventar najpogosteje ukraden.

• Uskladite bančne račune. Ena stvar, ki bi jo morali lastniki podjetij narediti, je uskladiti svoje bančne račune. Pogosto pride do kraje zaposlenih s strani računovodskega osebja, ko zaposleni ugotovijo, kako napisati čeke na bančni račun podjetja, ki jih lastnik ne vidi. Eden od zanesljivih načinov za iskanje fiktivne in goljufive transakcije je, da lastnik uskladi bančni izpisek.

  Če lastnik uskladi bančni izpisek, lahko primerja računovodstvo banke za račun z računovodskimi evidencami podjetja QuickBooks. Morebitna očitna odstopanja je mogoče popraviti, kar pomeni, da so računovodski zapisi QuickBooks natančnejši. Poleg tega postanejo vse nejasne, sumljive transakcije očitne, ko lastnik podjetja natančno pogleda čeke.

• Kjer je mogoče, ločite računovodstvo od fizičnega skrbništva. V malem podjetju je težko vedno ločiti obračunavanje neke dejavnosti od fizičnega skrbništva ali fizične odgovornosti za to dejavnost. Na primer, težko je ločiti računovodstvo zalog od fizičnega skrbništva ali dostopa do tega inventarja.

• Usposobite zaposlene za uporabo QuickBooks. Zaposlene bi morali usposobiti za uporabo QuickBooks, če imate podjetje katere koli velikosti iz dveh osnovnih razlogov:

  • Nekdo, ki zna uporabljati QuickBooks, je manj verjetno, da bo naredil nenamerne napake.

  • Neurejene računovodske evidence prikrivajo kraje zaposlenih.

• Zaprite datoteko QuickBooks. Če se udeležite tečaja Načela računovodstva, boste odkrili, da zapiranje pomeni niz knjigovodskih postopkov, ki jih nekdo izvede, da izniči račune prihodkov in odhodkov, tako da se lahko od novega leta naprej zlahka izračunajo prihodki in odhodki. V QuickBooks zapiranje pomeni nekaj drugega.

  Še vedno pa želite zapreti datoteko QuickBooks, da ohranite celovitost svojih podatkov. Takole: Izberite ukaz Uredi→ Nastavitve, izberite Računovodstvo, izberite zavihek Nastavitve podjetja in nato kliknite gumb Nastavi datum/geslo zaključnega datuma. Ko vas QuickBooks pozove, določite zaključni datum in geslo.

  Ko vnesete te podatke, QuickBooks uporabnikom prepove ali omeji spreminjanje ali vnašanje transakcij, ki so bile pred datumom zaključka. (Samo osebe z geslom lahko spreminjajo ali vnašajo transakcije z datumi pred datumom zaključka.)

• Upravljajte svoj računovodski sistem QuickBooks. Mnogi lastniki podjetij ne vidijo računovodskega sistema kot nič drugega kot orodje za izdelavo računov, plačil in informacij, potrebnih za letno davčno napoved. Na žalost ta oddaljena povezava z računovodskim sistemom pomeni, da lastniki podjetij pogosto ne čutijo velike potrebe po aktivnem upravljanju dogajanja z računovodskim sistemom.

  Računovodski sistem bi moral biti orodje, ki ga uporabljate za boljše upravljanje vašega podjetja. In lahko je to. Če pa bo to orodje za boljše vodenje vašega podjetja, morate upravljati sistem.

  Preprosto se lahko prepričate, da ljudje počnejo stvari, ki naj bi jih počeli, tako da ustvarite nekaj preprostih kontrolnih seznamov.

Vzorec mesečnega računovodskega seznama opravil

Vzorec letnega računovodskega seznama opravil