Kako vzdrževati dober računovodski nadzor s QuickBooks 2011

Številna podjetja morajo po tem, ko zrastejo do določene velikosti, podpirati več uporabnikov QuickBooks z dostopom do računovodskih informacij in v nekaterih primerih zmožnostjo ustvarjanja računovodskih transakcij. Na žalost ima več uporabnikov računovodskega sistema tveganje za lastnika podjetja.

Z dostopom do QuickBooks lahko uporabniki nehote vnesejo napake v računovodski sistem ali pa na žalost namerno ogoljufajo podjetje. Tukaj je seznam nekaterih nadzornih tehnik QuickBooks, ki jih lastnik podjetja ali vodja podjetja lahko uporabi za zmanjšanje nenamernih napak in priložnosti za krajo:

• Redno primerjajte štetje fizičnega inventarja z evidenco računovodstva zalog. Ta pristop doseže dve stvari:

  • Krčenje zalog je hitro prepoznano.

  • Lastnik podjetja lahko zmanjša krčenje zalog tako, da opredeli vrsto zaloge, ki je najpogosteje ukradena, ali celo, kdaj je inventar najpogosteje ukraden.

• Uskladite bančne račune. Ena stvar, ki bi jo morali lastniki podjetij narediti, je uskladiti svoje bančne račune. Pogosto pride do kraje zaposlenih s strani računovodskega osebja, ko zaposleni ugotovijo, kako napisati čeke na bančni račun podjetja, ki jih lastnik ne vidi. Če lastnik uskladi bančni izpisek, lahko primerja računovodstvo banke za račun z računovodskimi evidencami podjetja QuickBooks.

• Kjer je mogoče, ločite računovodstvo od fizičnega skrbništva. V malem podjetju je težko vedno ločiti obračunavanje neke dejavnosti od fizičnega skrbništva ali fizične odgovornosti za to dejavnost. Kjer koli lahko ločite fizično skrbništvo od računovodstva, se pojavi vgrajeno preverjanje napak. Oseba, ki vodi računovodstvo, posredno preverja, ali fizični skrbniki skrbijo za sredstvo. Svojega CPA lahko zaprosite za pomoč pri oblikovanju načinov za ločevanje fizične hrambe sredstev od računovodskih in knjigovodskih nalog.

• Naučite zaposlene, kako uporabljati QuickBooks. Zaposlene bi morali usposobiti za uporabo QuickBooks, če imate podjetje katere koli velikosti iz dveh osnovnih razlogov:

  • Nekdo, ki zna uporabljati QuickBooks, je manj verjetno, da bo naredil nenamerne napake.

  • Neurejene računovodske evidence prikrivajo kraje zaposlenih. Usposabljanje ne pomeni le natančnejše računovodske evidence, ampak tudi manjša je verjetnost, da boste imeli okolje, ki je ugodno za krajo ali poneverbo.

• Upravljajte svoj računovodski sistem QuickBooks. Računovodski sistem bi moral biti orodje, ki ga uporabljate za boljše upravljanje vašega podjetja. Da bi sistem deloval, morate ta sistem upravljati. Preprosto se lahko prepričate, da ljudje počnejo stvari, ki naj bi jih počeli, tako da ustvarite nekaj preprostih kontrolnih seznamov. Te lahko uporabite kot izhodišče za sestavo lastnega seznama stvari, ki jih mora računovodski referent ali vodja pisarne opraviti vsak mesec ali ob koncu vsakega leta.

Vzorec mesečnega računovodskega seznama opravil

• Podatki so varnostno kopirani in premaknjeni izven mesta

• Bančni računi usklajeni

• Vsi računi, dobropisi, izpiski

• Vsi negotovi računi so očiščeni

• Dostavljeni finančni izkazi

• Sporočene izjeme (na primer zapadli računi, računi, naročilnice, premajhne zaloge)

Vzorec letnega računovodskega seznama opravil

• Prilagodite poskusno stanje

• Zapišite CD s številkami ob koncu leta za trajno beleženje

• Razmislite o čiščenju podatkovnih datotek, če so velike

• Končno leto, ko je res končano