Kako vnesti naročilnico v QuickBooks Online

Podjetja, ki naročajo veliko stvari pri prodajalcih, pogosto uporabljajo naročilnice za spremljanje artiklov po naročilu. Naročila v QuickBooks Online (QBO) ne vplivajo na noben vaš račun; namesto tega vam preprosto pomagajo spremljati, kaj naročite. In ko naročilo prispe, lahko primerjate blago, ki pride na vrata, z blagom, navedenim v naročilu, da se prepričate, da se ujema.

Če nameravate uporabiti naročilnice, se vaš postopek naročanja običajno zgodi na naslednji način:

• Oddate naročilo pri prodajalcu in v QBO vnesete naročilo, ki se ujema z naročilom, ki ste ga oddali.

• Prejmete artikle, ki ste jih naročili, običajno skupaj z računom za artikle; nato prejete artikle povežete z naročilnico in vnesete račun za artikle. Upoštevajte, da včasih prejmete račun brez predmetov ali artikle brez računa.

• Plačate račun prodajalca.

Naročilo vnesete v oknu transakcije Naročilo; to okno lahko odprete na strani Odhodkovne transakcije ali v meniju Ustvari (znak plus). Običajno naročilo je videti tako, kot je prikazano tukaj, in opazili boste, da je okno zelo podobno oknu za preverjanje.

Okno Naročilo.

Ko izpolnite okno transakcije z naročilom, QBO naročilu dodeli status Odprto; status se prikaže tik pod imenom prodajalca v zgornjem levem kotu transakcijskega okna.

Ko prejmete blago, račun prodajalca ali oboje, zabeležite račun ali ček, transakcijo stroškov ali bremenitev kreditne kartice, ki prikazujejo, kaj ste plačali (ali kaj dolgujete) prodajalcu.

Ko izberete prodajalca, ki ima odprta naročila za katero koli od teh vrst transakcij, se na desni strani okna prikaže podokno, ki prikazuje razpoložljiva naročila. Naročilo dodate transakciji na enak način, kot ste dodali račun k transakciji Ček: s klikom na gumb Dodaj. Tukaj je bila odprta transakcija Ček in izbran je prodajalec, ki ima odprta naročila.

Okno Preveri z izbranim prodajalcem, ki ima odprta naročila.

Ko kliknete Dodaj, da dodate naročilo v transakcijo, QBO doda vrstice naročilnice v prvo razpoložljivo vrstico v razdelku Podrobnosti artikla v transakciji Preveri. QBO pod imenom prodajalca tudi označuje, da ima transakcija Ček eno povezano transakcijo.

Preveri transakcijo, potem ko ji dodate naročilo.

Če shranite transakcijo Preveri in nato znova odprete naročilo, je QBO spremenil status naročila iz odprtega v zaprto, tako da naročila ne dodate pomotoma drugi transakciji.

Če transakciji dodate napačno naročilnico, lahko odstranite vrstico naročilnice v razdelku Podrobnosti artikla tako, da kliknete ikono koša za smeti na desnem robu vrstice.

QBO transakciji ne more dodati le dela naročila. Torej, če prejmete samo del naročila, naročilo dodajte svoji transakciji in nato zabeležite plačilo za del naročilnice, ki ste ga prejeli, tako da iz čeka izbrišete vrstice za artikle, ki jih niste prejeli. Če želite še naprej slediti neplačanemu delu naročilnice, lahko ročno zaprete izvirno naročilnico in ustvarite novo naročilnico, ki vsebuje preostale neporavnane artikle; ko ustvarite drugo naročilo – v bistvu povratno naročilo – mu poskusite dodeliti številko, ki vam bo pomagala slediti naročilu glede na prvotno naročilo.

Uporabite lahko svoje lastne številke naročilnice po meri, če izberete Gear→Nastavitve podjetja→ Stroški. Nato kliknite svinčnik poleg Naročila, da uredite nastavitve naročilnice, potrdite polje Številke transakcij po meri in nato kliknite Shrani.

Ko morate identificirati odprta naročila, uporabite poročilo Seznam odprtih naročil.