Kako varnostno kopirati podatkovno datoteko QuickBooks

Zelo pomembna naloga, ki jo morate opraviti vi ali kateri koli sodelavec, je varnostna kopija podatkovne datoteke QuickBooks. Nekaj ​​elementov, shranjenih na trdem disku vašega računalnika, si zasluži toliko pozornosti kot podatkovna datoteka QuickBooks. Podatkovna datoteka QuickBooks dobesedno opisuje finančne zadeve vašega podjetja.

Vsekakor ne želite izgubiti podatkovne datoteke. Izguba podatkovne datoteke lahko pomeni, da ne veste, koliko denarja imate, ne veste, ali služite ali izgubljate denar, in ne boste mogli enostavno ali natančno pripraviti letnih davčnih napovedi.

Osnove varnostnega kopiranja

Na srečo je varnostno kopiranje podatkovne datoteke QuickBooks precej preprosto. Izpolniti morate samo devet korakov:

1. Izberite ukaz Datoteka→ Ustvari kopijo.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje (glejte naslednjo sliko), ki ponuja tri možnosti: možnost shranjevanja varnostne kopije datoteke QuickBooks, možnost ustvarjanja prenosne datoteke podjetja in možnost ustvarjanja računovodske datoteke. kopirati.

Prvo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje

2. Želite shraniti varnostno kopijo, zato izberite gumb možnosti Varnostna kopija; nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Ko kopirate datoteko QuickBooks, lahko ustvarite popolno varnostno kopijo ali prenosno datoteko podjetja. Prenosna datoteka podjetja je manjša od datoteke varnostne kopije, zato jo je bolj priročno premikati. Prenosno datoteko podjetja lahko na primer lažje pošljete po e-pošti. Problem s prenosnimi datotekami podjetja je naslednji: QuickBooks se mora zelo potruditi, da pomanjša prenosno datoteko podjetja. QuickBooks mora opraviti tudi več dela, da pozneje odstrani datoteko, ko želite delati z njo.

Ko kliknete Naprej, se prikaže drugo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Drugo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje

Lahko greste neposredno v pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, tako da izberete ukaz Datoteka→ Ustvari varnostno kopijo.

3. Označite, ali želite datoteko z varnostno kopijo QuickBooks shraniti v računalnik vašega podjetja ali v podatkovni center QuickBooks zunaj mesta.

Izberite Lokalno varnostno kopiranje, da označite, da želite shraniti varnostno kopijo datoteke na trdi disk računalnika ali na kakšno izmenljivo pomnilniško napravo, na primer na bliskovni pogon USB.

4. Kliknite gumb Možnosti, da izberete lokacijo varnostne kopije.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja, kot je prikazano.

Pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja

5. Določite mapo ali lokacijo pogona, kamor naj se varnostno kopira datoteka podjetja.

Vnesite ime poti neposredno v besedilno polje, da QuickBooks poveste, kam naj shrani vaše varnostne kopije.

Če ne veste, kako vnesti ime poti, kliknite gumb Prebrskaj. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Prebrskaj po mapi, s seznamom map izberite pogon ali mapo, ki jo želite uporabiti za varnostne kopije QuickBooks.

6. (Izbirno) Izberite možnosti varnostnega kopiranja.

Uporabite lahko tudi pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja, da določite, kdaj naj vas QuickBooks opomni na varnostno kopiranje in kako naj QuickBooks varnostno kopira:

• Dodajanje časovnih žigov: Če želite imenu varnostne kopije dodati datum in uro varnostne kopije, izberite potrditveno polje z naslovom Dodaj datum in čas varnostne kopije imenu datoteke (priporočeno).
• Omejevanje varnostnih kopij: Če želite QuickBooksu sporočiti, naj se znebi starih varnostnih kopij, potrdite polje z naslovom Omeji število varnostnih kopij v tej mapi na X in nato s sosednjim besedilnim poljem določite, koliko varnostnih kopij želite obdržati.
• Nastavitev opomnikov za varnostno kopiranje: označite potrditveno polje z naslovom Opomni me, da varnostno kopiram, ko vsakih X- krat zaprem datoteko svojega podjetja, da določite, da želite, da vas opomni, da varnostno kopirate datoteko QuickBooks, ko zaprete QuickBooks. Vaše intervalne možnosti vključujejo vsakič, vsak drugič, vsak tretjič itd.
• Omogočanje preverjanja podatkov: uporabite gumbe za preverjanje, da QuickBooks sporočite, da mora preveriti celovitost podatkov, ko varnostno kopira vaše podatke. Izberite izbirni gumb Popolno preverjanje (priporočeno) za najboljše in najbolj izčrpno preverjanje QuickBooks. Če ste nekdo, ki nima časa za dodatnih nekaj sekund dvojnega preverjanja, ki ga potrebuje preverjanje podatkov, seveda izberite izbirni gumb Hitrejše preverjanje. Še bolje pa je, da bodite previdni – previdnost je vseeno za dojenčke – in izberite izbirni gumb Brez preverjanja.

7. Ko končate z določanjem lokacije in možnosti varnostne kopije, kliknite V redu in nato kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže pogovorno okno (glejte naslednjo sliko), ki vas vpraša, kdaj želite varnostno kopirati.

Pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje vas vpraša, kdaj želite varnostno kopirati.

8. Določite, kdaj želite varnostno kopirati.

Običajno želite varnostno kopirati, ko izberete ukaz Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje. V tem primeru, ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, ki zastavi vprašanje »kdaj«, kliknite izbirni gumb Shrani zdaj. Druga možnost je, da QuickBooks naročite, naj načrtuje redne varnostne kopije podatkovne datoteke QuickBooks po neki pametni shemi tako, da – ko QuickBooks postavi vprašanje »kdaj« – kliknete izbirni gumb Shrani zdaj in razporedi prihodnje varnostne kopije ali tako, da kliknete Samo razporedi prihodnje varnostne kopije radijski gumb. Če QuickBooks poveste, da želite načrtovati varnostne kopije, QuickBooks prikaže nekaj pogovornih oken, ki jih uporabite za ustvarjanje novega urnika varnostnega kopiranja, tako da poimenujete urnik in nastavite dneve in ure, ko naj bodo varnostne kopije načrtovane.

9. Kliknite Dokončaj, da zaprete pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Ko določite, kako naj deluje varnostno kopiranje, kliknite Dokončaj. QuickBooks varnostno kopira (ali ustvari kopijo) trenutne datoteke podjetja QuickBooks in to novo kopijo datoteke shrani na mesto varnostne kopije.

Kaj pa spletno varnostno kopiranje?

Če ste pozorni, ste morda opazili, da pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje vključuje izbirni gumb Spletno varnostno kopiranje. Če želite izvedeti več o varnostnem kopiranju podatkovne datoteke podjetja QuickBooks na spletu – kar pomeni, da za shranjevanje varnostne kopije uporabite računalniško omrežje Intuit namesto vašega računalnika ali kakšnega izmenljivega diska – lahko izberete ta izbirni gumb.

Za kaj je vredno, vam močno priporočam, da razmislite o uporabi metode spletnega varnostnega kopiranja iz dveh razlogov:

• Razumni stroški: Spletno varnostno kopiranje je izjemno razumno (morda celo brez dodatnih stroškov, če imate QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus ali Enterprise), s cenami, ki temeljijo na časovnici (mesečna naročnina bo stala več na mesec kot letna naročnino) in o tem, ali varnostno kopirate samo QuickBooks ali vse datoteke v računalniku. Zdi se, da je varnostno kopiranje vseh datotek z letno naročnino najboljša vrednost.
• Manj napora: Spletno varnostno kopiranje lahko naredi nalogo varnostnega kopiranja manj težavno in bolj redno, če imate zanesljivo internetno povezavo. Ni se vam treba spomniti, da naredite varnostno kopijo in nato ne pozabite odnesti diska z varnostno kopijo domov.

Dve kratki zadnji točki: Da, sam uporabljam spletno možnost varnostnega kopiranja QuickBooks (in za varnostno kopiranje vseh svojih pomembnih datotek). Ne, Intuit mi ne plača nekakšne skrivne provizije za reklamiranje izdelka.

Varnostne datoteke lahko shranite v mapo, ki se sinhronizira z varnostno kopijo v oblaku, kot je Dropbox, Google Drive ali Microsoftov OneDrive. Vsaka od teh storitev ponuja brezplačno varnostno kopiranje v oblaku, ki temelji na nastavitvi in ​​pozabi, če uporabljate brezplačen prostor za shranjevanje, ki ga ponuja katera koli od njih. Ta vrsta storitve je vsekakor možnost za uporabnike, ki imajo omejen proračun ali imajo omejena sredstva.

Nekaj ​​rezervnih taktik

Varnostno kopiranje je večinoma stvar zdrave pameti. Ob tem pa naj vam dam nekaj idej o tem, kako, kdaj in morda zakaj bi morali varnostno kopirati:

• Naj bo enostavno. To omenjam v svojem priporočilu v zvezi z možnostjo spletne varnostne kopije, toda to si zasluži ponovno omembo. Najpomembnejša stvar, ki jo lahko storite glede varnostnega kopiranja podatkovne datoteke QuickBooks, je to: Poenostavite varnostno kopiranje. To verjetno pomeni, da razmislite o spletni možnosti, vendar če greste lokalno, želite imeti odstranljivo napravo za shranjevanje z visoko gostoto, ki jo lahko uporabljate z računalnikom, ki ga uporabljate za zagon QuickBooks. Uporabljam majhen USB bliskovni pogon. Izberite, katera naprava vam najbolj ustreza, vsekakor pa si želite podobno napravo za shranjevanje, ki je enostavna za uporabo. V tem primeru enostavno pomeni, da je večja verjetnost, da bo prišlo do varnostnega kopiranja.
• Redno varnostno kopirajte. Priporočam, da varnostno kopirate vsakič, ko vnesete transakcije v podatkovno datoteko QuickBooks. Očitno je, da če varnostno kopiranje predstavlja veliko dela, tega ne boste želeli narediti. Če pa imate preprost način za varnostno kopiranje in priročno napravo za shranjevanje, na katero lahko varnostno kopirate, lahko – in bi morali – redno varnostno kopirati. Dnevno ni prepogosto.
• Shranite varnostno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks zunaj mesta. Še zadnja pomembna točka, ki jo je vredno omeniti: številni dogodki, ki lahko uničijo ali poškodujejo vašo podatkovno datoteko, so značilni za vaš računalnik, na primer okvara trdega diska, virus, uporabniška nesreča in tako naprej. Nekateri dogodki, ki lahko poškodujejo ali uničijo vašo podatkovno datoteko QuickBooks, pa so specifični za lokacijo. Požar, poplava ali kraja lahko povzročijo, da izgubite podatkovno datoteko QuickBooks in njeno varnostno kopijo. Iz tega razloga želite shraniti kopijo varnostne kopije zunaj mesta. Ob koncu tedna, na primer, boste morda želeli vtakniti bliskovni pogon v žep srajce ali torbico in ga odnesti domov. Prepričajte se, da če nekaj pokvari ali uniči podatkovno datoteko QuickBooks, to isto nekaj ne uniči tudi varnostne podatkovne datoteke QuickBooks.