Kako varnostno kopirati podatkovno datoteko QuickBooks 2011

Zelo pomembna naloga, ki jo morate opraviti vi ali kateri koli sodelavec, je varnostno kopiranje podatkovne datoteke QuickBooks. Nekaj ​​elementov, shranjenih na trdem disku vašega računalnika, si zasluži toliko pozornosti kot podatkovna datoteka QuickBooks. Podatkovna datoteka QuickBooks dobesedno opisuje finančne zadeve vašega podjetja. Vsekakor ne želite izgubiti podatkovne datoteke.

Na srečo je varnostno kopiranje podatkovne datoteke QuickBooks precej preprosto. Izpolniti morate samo tri korake:

Izberite Datoteka→ Ustvari kopijo.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, ki ponuja tri možnosti:

• Shranite varnostno kopijo datoteke QuickBooks

• Ustvarite prenosno datoteko podjetja

• Ustvarite kopijo računovodje

Želite shraniti varnostno kopijo, zato kliknite gumb možnosti Varnostna kopija in kliknite Naprej.

Ko kopirate datoteko QuickBooks, lahko ustvarite popolno varnostno kopijo ali prenosno datoteko podjetja. Prenosna datoteka podjetja je manjša od datoteke varnostne kopije, zato jo je bolj priročno premikati. Prenosno datoteko podjetja lahko na primer lažje pošljete po e-pošti. Problem s prenosnimi datotekami podjetja je naslednji: QuickBooks se mora zelo potruditi, da pomanjša prenosno datoteko podjetja. QuickBooks mora opraviti tudi več dela, da pozneje odstrani datoteko, ko želite delati z njo.

Ko kliknete Naprej, se prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Označite, ali želite datoteko varnostne kopije QuickBooks shraniti na strežnik vašega lokalnega podjetja ali v podatkovni center QuickBooks zunaj mesta.

Kliknite Lokalno varnostno kopiranje, da označite, da želite shraniti varnostno kopijo datoteke na trdi disk vašega računalnika.

Kliknite gumb Možnosti, da izberete lokacijo varnostne kopije.

Določite, v katero mapo ali lokacijo diska naj se varnostno kopira datoteka podjetja.

(Izbirno) Izberite možnosti varnostnega kopiranja.

Uporabite lahko tudi pogovorno okno Možnosti varnostnega kopiranja, da določite, kdaj naj vas QuickBooks opomni na varnostno kopiranje in kako naj QuickBooks varnostno kopira:

• Časovni žigi: Če želite imenu varnostne kopije dodati datum in uro varnostne kopije, izberite potrditveno polje Dodaj datum in čas varnostne kopije v ime datoteke.

• Omejevanje varnostnih kopij: Če želite QuickBooks povedati, da se mora znebiti starih varnostnih kopij, izberite potrditveno polje Omeji število varnostnih kopij v tej mapi in nato s sosednjim besedilnim poljem določite, koliko varnostnih kopij želite obdržati.

• Opomniki za varnostno kopiranje: izberite potrditveno polje Opomni me, da varnostno kopiram, ko zaprem datoteko podjetja in sosednje besedilno polje, da določite, da želite biti opomni, da morate vsakič, vsakič, tretjič in tako naprej varnostno kopirati datoteko QuickBooks itd. naprej, da zaprete QuickBooks.

• Preverjanje podatkov: uporabite gumbe za preverjanje, da QuickBooks sporočite, da mora preveriti celovitost podatkov, ko varnostno kopira vaše podatke.

Ko končate z določanjem lokacije in možnosti varnostne kopije, kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže pogovorno okno, ki vas vpraša, kdaj želite varnostno kopirati.

Odločite se, kdaj želite varnostno kopirati.

Običajno želite varnostno kopirati, ko izberete ukaz Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje. In v tem primeru, ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, ki zastavi vprašanje »kdaj«, kliknite gumb Shrani zdaj. Lahko pa tudi naročite QuickBooks, da redno načrtuje varnostne kopije po neki pametni shemi, tako da izberete gumba Shrani zdaj in Načrtuj prihodnje varnostne kopije ali z izbiro gumba Samo načrtuj prihodnje varnostne kopije.

Kliknite Dokončaj, da zaprete pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Ko določite, kako naj deluje varnostno kopiranje, kliknite Dokončaj. QuickBooks varnostno kopira trenutno datoteko podjetja QuickBooks in shrani to novo kopijo datoteke na mesto varnostne kopije.