Kako ustvariti računovodsko kopijo podatkovnih datotek v QuickBooks 2011

QuickBooks računovodjem olajša delo z datotekami s podatki strank. Odjemalec lahko naroči uporabo funkcije računovodskega kopiranja v QuickBooks in vam preprosto pošlje po e-pošti ali po pošti kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Nato lahko pregledate kopijo podatkovne datoteke tega računovodje, naredite vse ustrezne popravke ali spremembe in nato pošljete spremembe, ki jih je treba narediti nazaj, stranki. Stranka lahko nato zlahka uvozi te spremembe v svojo obstoječo datoteko QuickBooks in odide na svojo veselo pot. Precej lepo, kajne?

Vaša stranka ustvari računovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks z uporabo svoje različice QuickBooks in prave podatkovne datoteke. Na srečo je postopek zelo preprost. Vaša stranka mora narediti naslednje:

Izberite Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti strank→ Shrani datoteko.

QuickBooks najprej prikaže sporočilo, v katerem odjemalca vpraša, ali želi tudi to

• An računovodja " je kopirati datoteke.

• Prenosni ali backup kopijo datoteke.

Računovodjevo kopijo lahko ustvarite tudi tako, da izberete Datoteka→ Ustvari kopijo in nato izberete gumb Računovodjeva kopija.

Prenosni datoteka je resnično, živo kopijo datoteke podatkov QuickBooks, ki je bila nekoliko scrunched po velikosti, tako da je lažje premikanje (na primer z e-poštni datoteko kot priponko). Backup datoteka je backup, drugi izvod QuickBooks datoteko, ki jo ustvarjajo (ponavadi), tako da imate kopijo podatkov datoteke QuickBooks v zadevi kaj slabega zgodi, da prvotni QuickBooks podatkov datoteke.

Izberite Kopija računovodje in nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Določite datum ločitve.

Transakcije, ki padejo pred tem datumom, je mogoče urejati samo v računovodski kopiji. Posli, ki sodijo po teh podatkov je mogoče urejati znotraj tako računovodje za kopiranje in stranke kopijo.

Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Prikaže se drugo sporočilo, ki stranki pove, da mora QuickBooks zapreti vsa okna, da ustvari kopijo računovodje. QuickBooks lahko odjemalcu tudi pove, naj vstavi disk.

Kliknite V redu in vstavite disk (če je potrebno).

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani knjigovodjevo kopijo.

Poimenujte knjigovodjevo kopijo in izberite, kam naj bo shranjena.

Stranka si mora zapomniti, kje je shranjena računovodska kopija datoteke. To datoteko dobi računovodja – prek e-pošte, polževe pošte ali shranjena na disk –, da jo računovodja lahko uporablja.

Kliknite Shrani.

Stranka vam mora nato priskrbeti to podatkovno datoteko.

Vaš ponudnik e-pošte lahko omeji velikost prilog (vključno z datotekami QuickBooks), ki jih lahko pošiljate ali prejemate po e-pošti. Če velikost moti stvari, lahko datoteko QuickBooks naložite na spletno mesto Intuit tako, da izberete Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti strank→ Pošlji računovodji. Intuit vam nato pošlje sporočilo s povezavo, ki jo je mogoče klikniti, s katero lahko zgrabite datoteko.

Očitno te korake morda dejansko ni vaša stranka; morda boste morali opraviti umazano delo. V obeh primerih pa postopek poteka tako. Upoštevajte pa, da prihranek v realnem času za računovodjo in prihranek stroškov za stranko nastane, ko lahko stranko pridobite, da izbere ukaz in dela s pogovornim oknom. Nato lahko zaračunate plačljivi čas za dejansko delo s podatki QuickBooks, namesto da bi se poigravali z datoteko.