Kako ustvariti računovodsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks

Vaša stranka ustvari računovodsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks z uporabo svoje različice QuickBooks in prave podatkovne datoteke, nato pa ustvari datoteko, ki vam jo pošlje (na primer po pošti ali po e-pošti) ali to Intuit , izdelovalec QuickBooks, vam pošlje. Na srečo je postopek tako ali tako zelo enostaven.

Ročno ravnanje s kopijo računovodje

Tukaj je tisto, kar mora vaša stranka storiti, če bo stranka poskrbela za pošiljanje datoteke:

Izberite ukaz Datoteka→ Ustvari kopijo.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje, v katerem odjemalca vpraša, ali želi

• Varnostna kopija datoteke, ki je druga kopija datoteke QuickBooks, ki jo ustvarite (običajno), tako da boste imeli kopijo datoteke, če se z izvirno podatkovno datoteko QuickBooks zgodi kaj slabega.

• Prenosna kopija datoteke, ki je prava, živa kopija podatkovne datoteke QuickBooks, ki je bila nekoliko pokrčena po velikosti, tako da se je lažje premikati (na primer tako, da datoteko pošljete po e-pošti kot prilogo).

• Računovodjeva kopija datoteke.

  

  Prvo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Izberite Kopija računovodje in nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Potrdite, da resnično želite izvod računovodje.

QuickBooks nato prikaže še eno pogovorno okno, ki vztraja, da vaša slaba stranka, ki je pod stresom, potrdi, da res želi knjigovodjevo kopijo in ne le prenosno kopijo datoteke.

Drugo pogovorno okno Shrani kopijo ali Varnostno kopiranje.

Določite datum ločitve.

Ko stranka klikne gumb Naprej, da nadaljuje z ustvarjanjem kopije računovodje, ga QuickBooks vpraša za datum delitve. Transakcije, ki padejo pred tem datumom, je mogoče urejati samo v računovodski kopiji. Posli, ki spadajo po tem datumu je mogoče urediti znotraj izvod tako za računovodje je in stranke kopijo.

Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Prikaže se drugo sporočilo, ki stranki pove, da mora QuickBooks zapreti vsa okna, da ustvari kopijo računovodje.

Kliknite V redu.

QuickBooks prikaže posodobljeno pogovorno okno Save Accountant's Copy, prikazano tukaj.

Posodobljeno pogovorno okno Shrani računovodsko kopijo.

Poimenujte knjigovodjevo kopijo.

Uporabite polje Ime datoteke v pogovornem oknu Shrani knjigovodjevo kopijo, da poimenujete knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Po potrebi lahko stranka uporabi tudi spustni seznam Shrani v, da določi, kam naj se shrani računovodjeva kopija podatkovne datoteke QuickBooks.

Stranka si mora zapomniti, kje je shranjena računovodska kopija datoteke. To datoteko dobi računovodja – po e-pošti ali po pošti ali na disku – da jo lahko uporablja.

Ustvarite datoteko.

Ko naročnik poimenuje knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke in po potrebi navede, kam naj se shrani računovodska kopija, stranka klikne Shrani. QuickBooks shrani knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks.

Nato to podatkovno datoteko naročnik posreduje računovodji . Z drugimi besedami, odjemalec mora datoteko poslati po pošti ali po e-pošti.

Vaš ponudnik e-pošte lahko omeji velikost prilog (vključno z datotekami QuickBooks), ki jih lahko pošljete po e-pošti. Če vas moti velikost, lahko datoteko QuickBooks naložite na spletno mesto Intuit, tako da izberete Datoteka→ Pošlji datoteko podjetja→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti strank→ Pošlji računovodji. Intuit pošlje računovodji sporočilo s povezavo, ki jo je mogoče klikniti, da lahko uporabi datoteko.

Računovodske kopije uporabljajo tri vrste datotek. Datoteka za prenos računovodstva (s pripono datoteke .qbx) je tisto, kar stranka ustvari in da računovodji. Dejanski izvod računovodje (s pripono datoteke .qba) je tisto, s čimer računovodja dela, potem ko odpre datoteko za prenos računovodstva. Nazadnje je tu še izvozna datoteka računovodje (s pripono datoteke .qby), ki hrani spremembe, ki se vrnejo v odjemalca.

Očitno te korake morda dejansko ni vaša stranka; morda boste morali opraviti umazano delo. V obeh primerih pa postopek poteka tako. Upoštevajte pa, da prihranek v realnem času za računovodjo in prihranek stroškov za stranko nastane, ko lahko stranko pridobite, da izbere ukaz in dela s pogovornim oknom. Nato lahko zaračunate plačljivi čas za dejansko delo s podatki QuickBooks in ne za poigravanje z datoteko.

Elektronsko pošiljanje izvoda računovodje

Vaša stranka lahko pošlje kopijo izvoda računovodje QuickBooks tudi elektronsko z uporabo storitve prenosa datotek Intuit. V ta namen naročnik izbere Datoteka→ Pošlji datoteko podjetja→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti stranke→ Pošlji računovodji. QuickBooks ponuja navodila na zaslonu za pošiljanje ali nalaganje računovodske kopije na strežnik Intuit, vključno s koraki za dodajanje gesla za zaščito naložene datoteke.

Ko je kopija računovodje naložena, strežnik Intuit računovodji pošlje e-poštno sporočilo s povezavo, ki jo računovodja lahko uporabi za prenos datoteke kopije računovodje. Kot je navedeno, odjemalec zagotovi geslo za omejitev dostopa do prenesene datoteke, zato računovodja to geslo od odjemalca potrebuje pred prenosom. Računovodja potrebuje tudi katero koli geslo QuickBooks, da odpre preneseno datoteko.

Če lahko, želite uporabiti ukaz Pošlji datoteko podjetja ali pa naj vaše stranke uporabijo ukaz Pošlji datoteko podjetja. Ukaz Pošlji datoteko podjetja vam prihrani veliko jokanja in škripanja z zobmi. Zagotavlja tudi zelo varen način za skupno rabo računovodskih kopij. Povezava v e-poštnem sporočilu, ki ga prejmete od Intuita, poteče po nekaj dneh. V skladu s tem, če vam stranka pošlje datoteko prvi dan vašega dvotedenskega dopusta, povezava ne bo delovala, ko se vrnete v pisarno. Povezava bo potekla.