Kako ustvariti naročilnico v QuickBooks 2013

Naročilo služi preprostemu namenu: nekemu prodajalcu pove, da želite kupiti nekaj artikla. Pravzaprav je naročilo nakupna pogodba. Če želite uporabljati QuickBooks 2013 za ustvarjanje naročil, sledite tem korakom:

Povejte QuickBooks, da želite ustvariti naročilo, tako da izberete Prodajalci→ Ustvari naročilnice.

Če meni Prodajalci ne zagotavlja ukaza Ustvari naročilnice, QuickBooks ne ve, da želite ustvariti naročilnice.

S spustnim seznamom menija Prodajalec določite prodajalca, pri katerem želite kupiti artikel.

Na spustnem seznamu Prodajalci so navedeni vsi prodajalci na vašem seznamu dobaviteljev.

(Neobvezno) Razvrstite nakup s spustnim seznamom Razred.

(Neobvezno) Na spustnem seznamu Odpremo v zgornjem desnem kotu naročila navedite drug naslov pošiljanja.

Na spustnem seznamu Pošiljanje je prikazan seznam vseh vaših strank, prodajalcev in zaposlenih. Naslov pošiljanja izberete tako, da izberete eno od teh drugih imen. Ko izberete vnos s seznama Pošlji na, QuickBooks izpolni naslovno polje Pošlji z ustreznimi informacijami.

Zavihki Glavni, Oblikovanje in Poročilo v oknu Ustvari naročila vsebujejo nekaj standardnih in znanih gumbov in polj: Prejšnji, Naprej, Natisni, Najdi, Črkovanje, Zgodovina in Predloga.

Potrdite datum naročila.

Na začetku QuickBooks vnese trenutni sistemski datum v polje Datum. Vendar morate potrditi, da je datum, ki ga QuickBooks vnese kot datum naročila, pravilen. To je datum pogodbe. Pogosto datum določa pogodbene pogoje – na primer število dni, v katerih je treba artikel odpremiti.

Potrdite številko naročilnice.

Številka naročilnice ali številka naročilnice enolično identificira dokument naročilnice. QuickBooks zaporedno oštevilči naročila za vas in vnese ustrezno številko v polje Št. naročilnice. Ugibanje, ki jih QuickBooks naredi o pravi številki naročilnice, je običajno pravilno. Če ni pravilna, lahko vnesete nadomestno številko.

Potrdite podatke o prodajalcu in pošiljanju.

Blok Prodajalec in Blok Odpremo identificirata prodajalca, pri katerem kupujete artikel, in naslov, na katerega želite, da prodajalec pošlje pošiljko. Te informacije bi morale biti pravilne, če je vaš seznam dobaviteljev posodobljen in ste pravilno uporabili spustni seznam Pošiljanje, da po potrebi poiščete alternativni naslov za pošiljanje.

Kljub temu potrdite, da so informacije, prikazane v teh dveh naslovnih blokih, pravilne. Če informacije niso pravilne, jih seveda popravite. Podatke o naslovnem bloku lahko uredite tako, da izberete napačne podatke in nato znova vnesete vse, kar bi bilo treba prikazati.

Opišite vsak artikel, ki ga želite naročiti.

S stolpci okna Ustvari naročilnice podrobno opišete vsak artikel, ki ga želite naročiti kot del nakupa. Vsak element gre v svojo vrstico. Če želite opisati izdelek, ki ga želite kupiti od prodajalca, navedete naslednje informacije:

• Artikel: v stolpcu Artikel zabeležite edinstveno številko artikla za izdelek, ki ga želite kupiti. Ne pozabite, da je treba elemente vnesti ali opisati na seznamu predmetov. Glavna stvar, ki jo morate vedeti o seznamu artiklov, je, da mora biti vse, kar želite prikazati na računu – ali, v tem primeru, na naročilnici – opisano v datoteki artikla.

• Opis: v stolpcu Opis opisujete element, ki ga izberete. Polje Opis lahko tudi uredite tako, da bo smiselno za stranke ali prodajalce.

• Količina: stolpec Količina določa količino artikla, ki ga želite. Očitno v to polje vnesete število elementov, ki jih želite.

• Cena: stolpec Cena določa ceno na enoto ali ceno na enoto za artikel. Upoštevajte, da QuickBooks uporablja različne oznake za ta stolpec, odvisno od vrste podjetja, ki ste ga nastavili.

• Stranka: stolpec Stranka identificira kupca, za katerega se izdelek kupuje.

• Znesek: stolpec Znesek prikazuje skupno porabljeno za postavko. QuickBooks vam bo znesek izračunal tako, da količino pomnoži s tečajem (ali ceno). Prav tako lahko uredite količino stolpca. V tem primeru QuickBooks prilagodi stopnjo (ali ceno), tako da je stopnja količina krat vedno enaka znesku.

• Razred: v stolpcu Razred razvrstite postavke naročilnice na ravni postavke in ne na ravni naročilnice.

Vnesete opis vsakega artikla, ki naj bo vključen v naročilnico. To na primer pomeni, da če želite naročiti šest artiklov pri prodajalcu, mora vaše naročilo vsebovati šest vrstic informacij.

Natisnite naročilnico.

Namen beleženja naročilnice v QuickBooks je ustvariti uradni zapis o nakupu. To naročilo skoraj vedno želite posredovati prodajalcu. Naročilnica prodajalcu natančno pove, kaj želite kupiti in ceno, ki ste jo pripravljeni plačati. Za tiskanje naročilnice lahko kliknete gumb Natisni.

Naročilnice lahko natisnete tudi pozneje v paketu, če pri ustvarjanju naročilnice označite gumb Natisni pozneje (na voljo na zavihku Glavna), shranite vsa naročila, ki jih želite ustvariti, in nato izberete Datoteka-> Ukaz Natisni obrazce→ Naročila.

Shranite naročilnico.

Če želite shraniti naročilo, kliknite gumb Shrani in zapri ali gumb Shrani in novo. Če kliknete gumb Shrani in novo, QuickBooks shrani to naročilo in znova prikaže prazno različico okna Ustvari naročilnice, tako da lahko posnamete drugo naročilnico.