Kako ustvariti naročilnico QuickBooks 2019

QuickBooks naročilnica služi preprost namen: To pove prodajalec, ki ga želite kupiti nekaj element. Pravzaprav je naročilo nakupna pogodba.

Mnoga mala podjetja ne uporabljajo naročilnic. Ko pa zrastejo do določene velikosti, se mnoga podjetja odločijo za njihovo uporabo, ker naročilnice postanejo trajni zapisi artiklov, ki so jih naročili. Še več, uporaba naročilnic pogosto formalizira nakupni proces v podjetju. Lahko se na primer odločite, da nihče v vašem podjetju ne more kupiti ničesar, kar stane več kot 100 $, razen če prejme naročilnico. Če lahko samo izdajate naročilnice, ste s tem postopkom učinkovito nadzorovali nabavne dejavnosti.

Kako ustvariti pravo naročilo QuickBooks

Če želite uporabljati QuickBooks za ustvarjanje naročil, sledite tem korakom:

Povejte QuickBooks, da želite ustvariti naročilo, tako da izberete Prodajalci→ Ustvari naročilnice.

QuickBooks prikaže prikazano okno.

Če meni Prodajalci ne zagotavlja ukaza Ustvari naročilnice, QuickBooks ne ve, da želite ustvariti naročilnice.

Na spustnem seznamu Prodajalec določite prodajalca, pri katerem želite kupiti artikel.

Na spustnem seznamu Prodajalec so navedeni vsi prodajalci na vašem seznamu dobaviteljev.

(Neobvezno) Razvrstite nakup s spustnim seznamom Razred.

Upoštevajte, da ne vidite spustnega seznama razreda, razen če ste vklopili sledenje razredu.

(Izbirno) Na spustnem seznamu Pošlji v zgornjem desnem kotu izberite drug naslov Pošlji na.

Na spustnem seznamu Pošiljanje je prikazan seznam vseh vaših strank, prodajalcev in zaposlenih. Naslov pošiljanja spremenite tako, da izberete eno od teh drugih imen. Ko izberete vnos s seznama Pošlji na, QuickBooks izpolni naslovno polje Pošlji z ustreznimi informacijami.

Potrdite datum naročila.

Na začetku QuickBooks postavi trenutni sistemski datum v polje Datum. Vendar morate potrditi, da je datum, ki ga QuickBooks vnese kot datum naročila, pravilen. To je datum pogodbe. Pogosto datum določa pogodbene pogoje, kot je število dni, v katerih je treba artikel odpremiti.

Potrdite številko naročilnice.

Številka naročilnice ali številka naročilnice enolično identificira dokument naročilnice. QuickBooks zaporedno oštevilči naročila za vas in vnese ustrezno številko v polje Št. naročilnice. Ugibanje, ki jih QuickBooks naredi o pravi številki naročilnice, je običajno pravilno. Če ni pravilna, lahko vnesete nadomestno številko.

Potrdite podatke o prodajalcu in pošiljanju.

Blok Prodajalec in Blok Odpremo identificirata prodajalca, pri katerem kupujete artikel, in naslov, na katerega želite, da prodajalec pošlje pošiljko. Te informacije bi morale biti pravilne, če je vaš seznam dobaviteljev posodobljen in ste pravilno uporabili spustni seznam Pošiljanje, da po potrebi poiščete alternativni naslov za pošiljanje.

Kljub temu potrdite, da so informacije, prikazane v teh dveh naslovnih blokih, pravilne. Če informacije niso pravilne, jih seveda popravite. Podatke o naslovnem bloku lahko uredite tako, da izberete napačne podatke in nato znova vnesete vse, kar bi bilo treba prikazati.

Opišite vsak artikel, ki ga želite naročiti.

S stolpci okna Ustvari naročilnice podrobno opišete vsak artikel, ki ga želite naročiti kot del nakupa. Vsak element gre v svojo vrstico. Če želite opisati izdelek, ki ga želite kupiti od prodajalca, navedete naslednje informacije:

• Artikel: v stolpcu Artikel zabeležite edinstveno številko artikla za izdelek, ki ga želite kupiti. Ne pozabite, da je treba elemente vnesti ali opisati na seznamu predmetov. Glavna stvar, ki jo morate vedeti o seznamu artiklov, je, da mora biti vse, kar želite prikazati na računu – ali v tem primeru v naročilnici – opisano v datoteki artikla.

• Opis: v stolpcu Opis opisujete element, ki ga izberete. Polje Opis lahko tudi uredite tako, da bo smiselno za stranke ali prodajalce.

• Količina: stolpec Količina določa količino artikla, ki ga želite. Očitno v to polje vnesete število elementov, ki jih želite.

• Cena: stolpec Cena določa ceno na enoto ali ceno na enoto za artikel. Upoštevajte, da QuickBooks uporablja različne oznake za ta stolpec, odvisno od vrste podjetja, ki ste ga nastavili.

• Stranka: stolpec Stranka identificira kupca, za katerega se izdelek kupuje.

• Razred: v stolpcu Razred razvrstite postavke naročilnice na ravni postavke in ne na ravni naročilnice. Upoštevajte, da tega stolpca ne boste videli, razen če ste vklopili sledenje razreda.

• Znesek: stolpec Znesek prikazuje skupno porabljeno za postavko. QuickBooks izračuna znesek za vas tako, da količino pomnoži s tečajem (ali ceno). Znesek stolpca lahko uredite. V tem primeru QuickBooks prilagodi stopnjo (ali ceno), tako da je stopnja količina krat vedno enaka znesku.

Vnesete opis vsakega artikla, ki naj bo vključen v naročilnico. To na primer pomeni, da če želite naročiti šest artiklov pri prodajalcu, mora vaše naročilo vsebovati šest vrstic informacij.

Natisnite naročilnico.

Namen beleženja naročilnice v QuickBooks je ustvariti uradni zapis o nakupu. To naročilo skoraj vedno želite posredovati prodajalcu. Naročilnica prodajalcu natančno pove, kaj želite kupiti, in ceno, ki ste jo pripravljeni plačati.

Za tiskanje naročilnice lahko kliknete gumb Natisni. Naročilnice lahko tudi pozneje natisnete v paketu, če izberete potrditveno polje Natisni pozneje (na voljo na zavihku Glavna), ko ustvarjate naročilnice, shranite vse naročilnice, ki jih želite natisniti pozneje, in nato izberete Datoteka →Ukaz Natisni obrazce→Naročila.

Shranite naročilnico.

Če želite shraniti naročilo, kliknite gumb Shrani in zapri ali gumb Shrani in novo. Če kliknete gumb Shrani in novo, QuickBooks shrani to naročilnico in ponovno prikaže prazno različico okna Ustvari naročilnice, tako da lahko posnamete drugo naročilnico.

Nasveti in triki za naročilo v QuickBooks 2019

Tu je še nekaj pomembnih opažanj:

• Vsak nakup si ne zasluži naročilnice. Če niste vajeni dela z naročilnicami, je enostavno pretiravati, ko začnete uporabljati to priročno orodje. Kljub temu ne pozabite, da vsi nakupi ne upravičujejo naročila (glejte naslednjo postavko).
• Za upravljanje nakupov uporabite naročilnice. Podjetja običajno uporabljajo naročilnice kot način za nadzor in dokumentiranje nakupov. Pravzaprav veliko nakupov ne zahteva naročila. Zneski, za katere ste se dogovorili za nakup, ki so dokumentirani s standardnimi pogodbami – kot so računi telefonskega podjetja, plinskega podjetja in vašega najemodajalca – očitno ne potrebujejo naročilnic. Poleg tega za skromne nakupe, kot je pisarniški material, pogosto niso potrebna naročila. Vsekakor potrebujete način za nadzor teh izdatkov, vendar naročilnice verjetno niso prava pot.
• Razmislite o drugih, komplementarnih orodjih za nadzor. Drugi proračunski nadzori, kot je "odobritev nadzornika" ali preprost proračun, pogosto delujejo enako dobro.