Kako ustvariti in natisniti poročilo v QuickBooks 2016

Ko se odločite, katero poročilo QuickBooks potrebujete, ga morate samo izbrati v ustreznem meniju ali v oknu Središče za poročila. Če želite ustvariti standardno poročilo o dobičku in izgubi, na primer izberite Poročila → Podjetje in finance → Standard dobička in izgube ali ga izberite v središču za poročila. Ali pa dvokliknite sliko poročila v oknu Središče za poročila.

Glede na to, koliko podatkov mora QuickBooks obdelati, boste morda videli polje Poročilo o zgradbi, preden se poročilo prikaže na zaslonu v vsem svojem sijaju. Tukaj je standardno poročilo o dobičku in izgubi ali izkaz poslovnega izida.

Standardno poročilo o dobičku in izgubi.

Če namesto poročila vidite pogovorno okno Prilagodi poročilo, lahko QuickBooks naročite, naj spremeni to možnost. To storite tako, da izberete Uredi → Nastavitve in nato na seznamu na levi kliknite ikono Poročila in grafikoni. Kliknite zavihek Moje nastavitve, če ga imate in še ni izbran. Odstranite kljukico v potrditvenem polju Povabi me, da spremenim možnosti poročila, preden odprem poročilo.

Ne morete videti celotne različice poročila na zaslonu, razen če je vaše poročilo zelo majhno (ali je vaš zaslon pošastno velik). Za pomikanje navzgor in navzdol uporabite tipki Page Up in Page Down na tipkovnici, za premikanje levo in desno pa uporabite tipki Tab in Shift+Tab. Ali pa, če ste ljubitelj miške, lahko uporabite drsni trak.

Če želite natisniti poročilo, kliknite gumb Natisni na vrhu poročila in v spustnem meniju, ki se prikaže, izberite Poročilo. QuickBooks prikaže pogovorno okno Print Reports. Če želite sprejeti dane specifikacije, ki so skoraj vedno v redu, kliknite gumb Natisni. Nikoli ne boste uganili, kaj se bo zgodilo naslednje: QuickBooks natisne poročilo!

Pogovorno okno Print Reports.

Ko prvič natisnete poročilo, QuickBooks prikaže pogovorno okno Funkcije tiskanja, ki pojasnjuje nekaj stvari o mehaniki izbire in tiskanja poročil.

Na plošči Natisni lahko izberete izbirni gumb Datoteka, da QuickBooks sporočite, naj poročilo shrani kot datoteko, namesto da ga natisne. Nato lahko izberete obliko datoteke: Besedilna datoteka ASCII, Datoteka, ločena z vejico ali Datoteka, ločena s tabulatorji. Če želite datoteko pozneje odpreti s programom za preglednice, kot je Microsoft Excel, lahko uporabite obliko datoteke z razmejitvijo. Ko kliknete Natisni, uporabite pogovorno okno Ustvari datoteko diska, ki se prikaže, da določite ime datoteke in mesto za shranjevanje.

Tako meni Datoteka kot podmeni gumba Natisni okna poročila nudita ukaz Shrani kot PDF, ki ga lahko uporabite za ustvarjanje različice PDF poročila, ki je prikazana v meniju poročila. Samo izberite ukaz in navedite ime za PDF, ko QuickBooks pozove.

Nastavitve orientacije povedo QuickBooks, kako naj bi bilo poročilo prikazano na papirju. Nastavitve obsega strani določajo strani, ki jih želite natisniti. Potrditveni polji Fit Report to xx Page(s) Wide in Fit Report to xx Page(s) High vam omogočata, da skrčite poročilo, tako da se prilega številu strani, ki jih določite. Namen potrditvenega polja Print in Color (Samo barvni tiskalniki) je precej samoumeven.

QuickBooks vključuje dve možnosti preloma strani za ustvarjanje lažje berljivih poročil:

• Izberite prvo potrditveno polje (Pametni prelomi strani), da obdržite elemente, ki spadajo v isto skupino, na isti strani.

• Izberite drugo potrditveno polje, da vsaki večji skupini dodelite svojo stran.

• Poročilo si lahko ogledate tudi s klikom na gumb Predogled.