Kako urediti in preurediti poročila v QuickBooks 2016

Morda ste opazili, da ko QuickBooks prikaže okno dokumenta poročila, prikaže tudi vrsto gumbov: Prilagodi poročilo, Komentiraj poročilo, Deli predlogo, Zapomni, Natisni, E-pošta, Excel itd. Pod to orodno vrstico je nekaj spustnih seznamov, ki so povezani z datumi, spustni seznam z imenom Stolpci in spustni seznam z imenom Razvrsti po. (Vsi ti seznami niso na voljo v vsakem oknu dokumenta poročila.)

Za te gumbe in sezname vam ni treba skrbeti. Preberite razpravo, ki sledi le, če se počutite udobno, sproščeno in resnično mehko, prav?

Spreminjanje

Ko kliknete gumb Prilagodi poročilo, QuickBooks prikaže pogovorno okno Spremeni poročilo. V tem pogovornem oknu lahko spremenite informacije, prikazane v poročilu, in način, kako so te informacije razvrščene (zavihek Prikaz); podatki, uporabljeni za ustvarjanje poročila (zavihek Filtri); informacije o glavi in ​​nogi (predvidljivo zavihek Glava/noga); ter pisava in velikost tiska, uporabljeni za poročilo (zavihek Pisave in številke).

Pogovorno okno Spremeni poročilo.

Komentiranje poročila

Poročilo lahko označite s komentarji (nova funkcija v QuickBooks 2015). Če želite to narediti, kliknite gumb Komentiraj na poročilo. Ko QuickBooks prikaže ploščo Komentarji na dnu okna poročila, kliknite gumb poleg vrednosti poročanja, ki jo želite komentirati, in nato kliknite na plošči Komentarji, da vnesete svoje pripombe.

Če želite shraniti svoje komentarje, kliknite gumb Shrani na plošči Komentarji. Če želite shraniti svoje poročilo in vse dodane komentarje, kliknite gumb Shrani v zgornjem levem kotu okna poročila. Za poznejši dostop do teh shranjenih poročil izberite Poročila → Komentirana poročila. Upoštevajte, da lahko tudi natisnete in pošljete po e-pošti poročilo z opombami s komentarji z gumboma Natisni in E-pošta, ki se prikažeta v zgornjem levem kotu okna poročila.

Okno poročila s prikazano ploščo Komentarji.

Skupna raba predlog

Če delate v okolju QuickBooks z več uporabniki in ustvarite prilagojeno poročilo, lahko to poročilo delite z drugimi uporabniki. Če želite to narediti, kliknite gumb Skupna raba predloge. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Share Template, poimenujte in opišite poročilo v skupni rabi z besedilnimi polji Naslov poročila in Opis. Nato kliknite gumb Skupna raba.

Pomnjenje

Če se poigrate s preostalimi gumbi, lahko shranite vse specifikacije poročil po meri, ki jih ustvarite. Samo kliknite gumb Zapomni si. QuickBooks prikaže pogovorno okno Zapomni poročilo, ki vas le prosi, da navedete ime za prilagojeno poročilo in dodelite zapomnjeno poročilo skupini poročil.

Ko poimenujete in dodelite prilagojeno poročilo, ga QuickBooks prikaže, ko izberete Poročila → Zapomnjena poročila in nato kliknete skupino poročil. Do zapomnjenih poročil lahko dostopate tudi z vrha zaslona središča za poročila. Kadar koli želite uporabiti svoje posebno poročilo, ga morate samo izbrati s seznama in klikniti gumb Poročilo.

QuickBooks si zapomni usmerjenost tiskanja s poročilom, tako da če usmeritev tiskanja ni takšna, kot bi jo želeli za poročilo, jo najprej spremenite tako, da izberete Datoteka → Nastavitev tiskalnika. Izberite orientacijo, ki si jo želite zapomniti, kliknite V redu in nato zapomnite poročilo.

Pošiljanje e-pošte

Če kliknete gumb E-pošta, QuickBooks prikaže spustni seznam ukazov, ki vam omogoča, da pošljete bodisi Excelov delovni zvezek ali različico poročila PDF nekomu drugemu. Ko izberete enega od ukazov, ki pravi, da želite poročilo poslati po e-pošti, je dejanje QuickBooks odvisno od tega, ali QuickBooks vidi, da imate že nastavljen in nameščen e-poštni program.

Če QuickBooks ne vidi nobenega takega programa, QuickBooks prikaže pogovorno okno Uredi informacije o e-pošti. Če QuickBooks vidi tak program, QuickBooks zažene e-poštni program in doda poročilo kot prilogo novemu sporočilu.

Izvoz

Če kliknete gumb Excel in v spustnem meniju izberete Ustvari nov delovni list, QuickBooks prikaže pogovorno okno Pošlji poročilo v Excel. V tem pogovornem oknu lahko ustvarite Excelovo poročilo, ki vsebuje enake informacije, kot so prikazane v poročilu. Izberite izbirni gumb Ustvari nov delovni list, da ustvarite nov Excelov delovni zvezek s podatki o poročilu, in izbirni gumb Posodobi obstoječ delovni list, da dodate poročilo v obstoječi delovni zvezek Excel.

Pogovorno okno Pošlji poročilo v Excel.

Prav tako se lahko domislite tako, da izvozite datoteko z vejicami ločenimi vrednostmi (CSV) (te datoteke lahko odprete z drugimi programi za elektronske preglednice in programi baze podatkov) v določeno datoteko delovnega zvezka Excel in tako, da kliknete gumb Napredno, da prikažete drugo pogovorno okno. ki vam omogoča nadzor nad formatiranjem izvoženih informacij.

Mogoče prijazen predlog? Lahko eksperimentirate z vsemi posebnimi možnostmi izvoza. Samo ne pozabite, da lahko po izvozu poročila QuickBooks v nov, prazen delovni zvezek Excel tam naredite tudi katero koli od teh modnih plesnih stvari – posebno oblikovanje in tako naprej.

Drugi gumbi in škatle

Če želite videti, kako delujejo stvari Skrij glavo, Strni in Datumi, se samo poglobite. Nič ne moreš poškodovati.

Če spremenite datume poročila, kliknite gumb Osveži, da posodobite poročilo. Če želite nastaviti možnosti osveževanja poročil, izberite Uredi → Nastavitve. Nato kliknite ikono Poročila in grafikoni na seznamu na levi in ​​po potrebi kliknite zavihek Moje nastavitve. Kliknite eno od možnosti poročil in grafov in nato kliknite V redu.