Kako uravnotežiti bančni račun v QuickBooks 2021

Uravnoteženje bančnega računa je v QuickBooks izjemno enostavno. Pravzaprav bom šel tako daleč, da bi rekel, da če imate težave, izvirajo iz . . . no, površno vodenje evidence, ki je bilo pred vašo uporabo QuickBooks .

Dovolj je tega blebetanja. Začel bom z opisom, kako uskladite račun.

Navedite podatke QuickBooks na bančnem izpisku

Pri usklajevanju, kot verjetno veste, primerjate svojo evidenco bančnega računa z evidenco banke na istem računu. Morali bi biti sposobni razložiti kakršno koli razliko med računoma – običajno tako, da pokažete na čeke, ki ste jih napisali in še niso počiščeni. (Včasih vloge spadajo v isto kategorijo; polog zabeležite in ga pošljete po pošti, vendar banka še ni knjižila na vaš račun.)

Prvi korak je torej posredovanje podatkov o bančnem računu QuickBooks. Te podatke dobite iz vašega mesečnega izpiska. Dajte QuickBooks številke, ki jih potrebuje, kot sledi:

1. Izberite Bančništvo→ Uskladitev ali kliknite ikono Uskladi na začetnem zaslonu.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Začetek usklajevanja, kot je prikazano.

Če imate več bančnih računov, boste morda morali izbrati račun, ki ga želite uskladiti.

Pogovorno okno Začni usklajevanje

2. Če prikazani bančni račun ni tisti, ki ga želite uskladiti, odprite spustni meni Račun in izberite pravi račun.

3. V besedilno polje Datum izpiska vnesite datum bančnega izpiska.

S tipkama plus (+) in minus (–) lahko nastavite datum za en dan. Prav tako lahko kliknete gumb Koledar na desnem koncu besedilnega polja Datum izpiska, da izberete datum iz koledarja.

Oglejte si spletno Cheat Sheet za seznam drugih skrivnih trikov za urejanje datumov.

4. Preverite začetno stanje bančnega izpiska.

QuickBooks prikaže znesek v razdelku Začetno stanje na zaslonu.

5. V besedilno polje Končno stanje vnesite končno stanje na bančnem izpisku.

6. Vnesite strošek storitve banke.

Če bančni izpisek prikazuje strošek storitve in ga še niste vnesli, premaknite kazalec na besedilno polje Stroški storitve in vnesite znesek. (Na primer vnesite 10 za 10 USD storitev.)

7. Vnesite datum transakcije za transakcijo zaračunavanja storitev.

QuickBooks doda en mesec datumu zaračunavanja storitve od zadnjega usklajevanja. Če ta datum ni pravilen, vnesite pravilnega.

8. Računu dodelite bančno provizijo za storitve.

V prvo besedilno polje Račun vnesite račun stroškov, ki mu dodelite stroške bančnih storitev – tisto poleg besedilnega polja Datum. Aktivirajte spustni meni tako, da kliknete puščico navzdol, označite kategorijo s puščičnimi tipkami in nato pritisnite Enter. Stavim na vse, da boste te stroške zabeležili na računu Bančnih storitev, ki ga QuickBooks privzeto nastavi.

Če ste QuickBooks povedali, da želite tudi z uporabo razredov slediti zneskom prihodkov in odhodkov, QuickBooks doda besedilna polja razreda v pogovorno okno Začetek usklajevanja, tako da lahko zbirate te podatke.

9. Vnesite prihodke od obresti na računu.

Če je račun zaslužil obresti za mesec in te številke še niste vnesli, vnesite znesek v besedilno polje Zaslužene obresti.

10. Vnesite datum transakcije za transakcijo prihodkov od obresti.

Datume že veste. Ne bom vas dolgočasil s ponovnim razlaganjem (če imate težave, glejte 3. korak).

11. Dodelite obresti na račun.

V drugo besedilno polje Račun vnesite račun, ki mu je treba dodeliti obresti tega računa. Stavim, da si to zabeležite pod računom Prihodki od obresti, ki je blizu dna spustnega menija Račun. Če želite izbrati kategorijo v meniju Račun, aktivirajte meni s klikom na puščico navzdol, označite kategorijo in pritisnite Enter.

12. Kliknite gumb Nadaljuj.

QuickBooks prikaže okno Reconcile, kot je prikazano.

Okno za uskladitev

Označite očiščene čeke in depozite

V oknu Usklajevanje poveš QuickBooks, kateri depoziti in čeki so bili obračunani v banki. (Za te informacije glejte bančni izpisek.) Sledite tem korakom:

1. Identificirajte prvi depozit, ki je bil obračunan.

Veš, kako to narediti, prepričan sem. Samo prelistajte bančni izpisek in poiščite prvo nakazilo na seznamu.

2. Označite prvi obračunani depozit kot očiščen.

Pomikajte se po transakcijah, navedenih v razdelku Depoziti in drugi krediti v oknu Usklajevanje, poiščite depozit in ga kliknite. Polog lahko tudi označite tako, da uporabite tabulatorko ali puščične tipke in nato pritisnete preslednico. QuickBooks postavi kljukico pred položnico, da jo označi kot počiščeno, in posodobi počiščeno stanje na izpisku.

Če imate za poplačilo veliko število depozitov in jih lahko hitro prepoznate, kliknite gumb Označi vse in nato preprosto odznačite transakcije, ki niso na bančnem izpisku. Če želite odznačiti transakcijo, jo kliknite. Kljukica izgine.

3. Zabeležite vse očiščene, a manjkajoče depozite.

Če v oknu Uskladitev ne najdete depozita, ga še niste vpisali v register. Lahko samo ugibam, zakaj ga niste vnesli. Mogoče si samo pozabil. Zaprite ali deaktivirajte okno za uskladitev s klikom na gumb Zapusti. Sedaj odprite register in na običajen način vnesite depozit v register. Če se želite vrniti v okno Usklajevanje, ga znova odprite ali znova aktivirajte. Ali pa, če želite, izberite Bančništvo→ Naredi depozite in odprite zaslon za vloge desno na vrhu okna Usklajevanje. Zabeležite polog in nato kliknite gumb Shrani in zapri. Ko znova odprete okno Usklajevanje, se depozit prikaže v območju Depoziti in drugi krediti.

4. Ponovite korake 1–3 za vse vloge, navedene na bančnem izpisku.

Prepričajte se, da se datumi ujemajo in da so zneski depozitov pravilni. Če niso, se vrnite na transakcije in jih popravite. Če želite priti do transakcije, kliknite gumb Pojdi na. Videli boste okno Pisanje čekov ali Nalaganje depozitov, kjer je bila transakcija prvotno zabeležena. Tam naredite popravke in nato kliknite Shrani in zapri. Vrnete se v okno za uskladitev.

5. Določite prvo preverjanje, ki je bilo očiščeno.

Brez znoja, kajne? Samo poiščite prvi ček ali dvig, ki je naveden na bančnem izpisku.

QuickBooks vam omogoča, da razvrstite transakcije, navedene v oknu Usklajevanje, tako da kliknete naslove stolpcev v razdelku Čeki in plačila ter v razdelku Depoziti in drugi krediti. Morda boste želeli malo eksperimentirati s to priročno funkcijo. Razvrščanje in ponovno razvrščanje transakcij – zlasti na bančnih računih z velikim obsegom transakcij – pogosto olajša delo pri usklajevanju bančnega računa.

6. Označite prvo počiščeno preverjanje kot počiščeno.

Pomikajte se po transakcijah, navedenih v razdelku Čeki in plačila v oknu Usklajevanje; poiščite prvi ček; in nato kliknite. Označite ga lahko tudi tako, da pritisnete Tab in puščično tipko. Nato pritisnite preslednico. QuickBooks vstavi kljukico, da označi to transakcijo kot počiščeno, in posodobi stanje počiščenega izpiska.

7. Zapišite vse manjkajoče, vendar očiščene preglede.

Če v QuickBooks ne najdete čeka ali dviga, uganite kaj? Niste ga še vpisali v register. Zaprite ali deaktivirajte okno za uskladitev s klikom na gumb Zapusti ali z aktiviranjem drugega okna. Nato prikažite register in vnesite ček ali dvig. Če se želite vrniti v okno za uskladitev, ga znova odprite ali ponovno aktivirajte. Lahko pa izberete Bančništvo→ Napiši čeke, ustvarite ček na vrhu okna Usklajevanje in nato kliknete Shrani in zapri, da se vrnete na zaslon Usklajevanje in nadaljujete od tam, kjer ste končali.

8. Ponovite korake 5–7 za vse dvige, navedene na bančnem izpisku.

Ti koraki ne trajajo dolgo. Usklajevanje računa vsak mesec mi vzame približno dve minuti. Ne hecam se ali pretiravam. Z dvema minutama res mislim na dve minuti.

Če je razlika enaka nič

Ko označite vse počiščene čeke in depozite, bi morala razlika med obračunanim stanjem na računu in končnim stanjem na bančnem izpisku enaka nič. Upoštevajte, da sem rekel, naj — ne bo.Okno v ozadju na zgornji sliki je okno Reconcile, v katerem je vse narobe. Vidite, da v spodnjem desnem kotu okna za uskladitev na zgornji sliki ni razlike? To pomeni, da sta vaš bančni račun in datoteka QuickBooks sinhronizirana. Če je razlika majhna, poiščite majhne razlike med zneski čekov v registru in dejansko obračunanimi čeki na bančnem izpisku. Če najdete neskladje z določenim čekom, kliknite gumb Pojdi, da se pomaknete na ček in spremenite znesek. Kliknite Shrani in zapri, da se vrnete nazaj v okno Usklajevanje.

Pogovorno okno Select Reconciliation Report

Če je razlika enaka nič, ste končali. Kliknite gumb Uskladi zdaj. QuickBooks prikaže sporočilo s čestitko (glejte sliko zgoraj), ki vam sporoča, da je uskladitev končana. Kot nagrado, da ste tako dober fant ali dekle, se v oknu s sporočilom prikaže vprašanje, ali želite natisniti brezplačno povzeto ali podrobno poročilo o usklajevanju, ki je plačano za vse stroške. Kliknite Povzetek ali Podrobnosti in nato kliknite V redu, če želite natisniti poročilo; sicer samo kliknite Zapri.

Ne morete se odločiti, ali želite natisniti poročilo o uskladitvi? Razen če ste poslovni knjigovodja ali računovodja, ki usklajuje bančni račun za nekoga drugega – na primer vašega delodajalca ali stranko – vam ni treba natisniti poročila o uskladitvi. Tiskanje samo dokaže, da ste poravnali račun. (V bistvu je ta dokaz razlog, zakaj bi morali natisniti poročilo, če ste knjigovodja ali računovodja. Oseba, za katero usklajujete račun, bo vedela, da ste opravili svoje delo, in bo imela kos papirja na pozneje z morebitnimi vprašanji.) Prav tako se lahko vedno vrnete in natisnete poročilo pozneje, če je potrebno. Za dostop do poročil o uskladitvi, ki jih je shranil QuickBooks, izberite Poročila→ Bančništvo→ Prejšnja uskladitev.

Zdaj je vsak depozit, dvig in ček, ki ste ga počistili, označen s kljukico v vašem registru. Če mi ne verjamete, odprite register in ugotovite.

Če razlika ni enaka nič

Če razlika ni enaka nič, imate težavo. Če kliknete gumb Reconcile Now, vam QuickBooks prikaže pogovorno okno Prilagoditev uskladitve, prikazano spodaj. To pogovorno okno vam pove, kako neuravnotežen je vaš račun, in vas vpraša, ali želite prilagoditi svoj neprilagojen račun.

Pogovorno okno Usklajevanje prilagoditve

Kliknite gumb Nazaj na uskladitev, če se želite vrniti v okno za uskladitev in začeti iskanje manjkajoče ali napačno vnesene transakcije.

Če želite prisilno uskladiti oba zneska, kliknite V redu. Siliti, da se oba zneska strinjata, ni zelo dobra ideja. V ta namen QuickBooks doda očiščeno transakcijo, ki je enaka razliki.

Običajno je najboljši pristop odložitev uskladitve (s klikom na gumb Zapusti uskladitev) in se ne odločite za prilagoditev stanja na bančnem računu, saj lahko težavo poiščete in odpravite pozneje, ko imate sveže oči. Nato lahko znova začnete usklajevanje in končate svoje delo. (Spravo znova začnete na enak način, kot jo ustvarite.)