Kako upravljati svojo prakso v QuickBooks Online Accountant

Preden se potopite v uporabo orodij QuickBooks Online Accountant (QBOA), ki so na voljo med delom v podjetju QBO stranke, si oglejte stran Delo v podoknu za krmarjenje, ki deluje kot orodje za upravljanje prakse. Če imate takšno orodje v QBOA, lahko centralizirate vodenje prakse, saj imajo vsi člani ekipe v vašem podjetju dostop do strani Delo v QBOA.

Pomembno je razumeti, da vaše stranke ne vidijo strani Delo – na voljo je samo v QBOA, tako da samo vi in ​​člani vaše ekipe vidite stran Delo. Poleg tega so informacije, ki jih vidi vsak član ekipe na strani Delo, specifične samo za njegove stranke – tiste, do katerih ima član vaše ekipe dostop.

Stran Delo vam omogoča, da spremljate, kaj se mora zgoditi tako za vaše stranke kot za vaše podjetje. In čeprav se terminologija, uporabljena na strani Delo, nanaša na projekte, ne pozabite, da se ti projekti popolnoma razlikujejo od projektov, ki jih lahko ustvarijo vaše stranke v QBO.

Pogled mreže v QBOA

Ko v navigacijski vrstici kliknete Delo, QBOA prikaže privzeti mrežni pogled strani. Pogled Mreže prikazuje kartice opravil, razvrščene v časovna obdobja (rok danes, ta teden, naslednji teden in v naslednjih 30 dneh).

Pogled mreže delovne strani v QBOA.

Vsaka kartica opravil določenega projekta identificira stranko, za katero je treba opraviti delo (ali vaše lastno podjetje, če projekt ni za stranko), kot tudi ime projekta. Enotno na vsaki kartici opravil boste našli ime opravila.

Nekatere stvari, ki jih vidite, lahko nadzirate v prikazu Mreže na strani Delo. Stran lahko na primer filtrirate, da prikažete informacije za vse stranke, vaše podjetje, določene stranke ali določene člane ekipe. Funkcija Delo uporablja tudi podatke v podjetjih odjemalca QBO za samodejno prikazovanje rokov, ki jih morate izpolniti, in stvari, ki jih morate opraviti, kot so roki za obračun plač in usklajevanje povezanih bančnih transakcij. Če ne želite videti teh samodejno ustvarjenih informacij, lahko kliknete drsnik Iz QuickBooks.

Trenutno funkcija Delo samodejno predlaga dejanja, ki jih je treba izvesti, povezana samo s QBO; Funkcija Work se ne povezuje z drugimi izdelki, kot je ProConnect Tax Online.

Ker pogled Mreža organizira opravila po roku, ne boste videli nobene vrste vizualne povezave med opravili; to pomeni, da se ne prikažejo nobene črte, ki povezujejo naloge med seboj, ker pogled Mreža ni diagram poteka.

Mrežni pogled ni edini pogled, ki je na voljo na strani Delo; si lahko preberete o pogledu seznama in pogledu koledarja pozneje v tem poglavju, ko bom razpravljal o ustvarjanju projektov in nalog.

Kako ustvariti projekte in naloge

Za ustvarjanje zahtev strank lahko uporabite stran Delo. V zvezi z vodenjem prakse uporabite stran Delo za ustvarjanje projektov, ki predstavljajo stvari, ki jih je treba narediti. Vsak projekt razdelite na naloge, ki so podskupine projekta, ki zagotavljajo več podrobnosti o tem, kaj je treba narediti za dokončanje projekta. Naloge ustvarite kot del projekta, vendar lahko različne člane ekipe dodelite različnim nalogam v istem projektu. Projekti so običajno splošne stvari, ki jih morate opraviti do določenega roka, naloge pa opisujejo posebne stvari, ki jih morate narediti za dokončanje projekta.

Ko ustvarite projekt, projektu dodelite rok in vsakemu opravilu v projektu dodelite rok. Identificirate stranko, s katero je projekt povezan, in člana ekipe, ki je odgovoren za projekt. Lahko pa določite, da je projekt interni, ki vpliva na vaše podjetje, ne pa na katero koli od vaših strank.

QBOA vsebuje predloge projektov, ki vam pomagajo hitro ustvariti pogosto potrebne projekte, na primer mesečno knjigovodstvo ali vključitev strank. Ko uporabite eno od teh predlog, QBOA ne ustvari samo projekta, temveč tudi vsa opravila, povezana s projektom. Nato lahko po potrebi uredite projekt.

Ustvarjanje projekta

Da bi poskušali čim lažje slediti tem informacijam, bomo projekte ustvarili ločeno od ustvarjanja opravil – čeprav lahko in verjetno tudi boste, ko ustvarjate projekte, ustvarjate opravila. Če želite ustvariti projekt, sledite tem korakom:

1 . V podoknu za krmarjenje kliknite Delo.

QBOA prikaže stran Delo za vaše podjetje.

2 . Kliknite Ustvari projekt v zgornjem desnem kotu strani.

QBOA odpre ploščo na desni strani strani, ki jo uporabite za ustvarjanje projekta.

Ustvarjanje projekta s pomočjo predloge.

3 . Če vaš projekt spada v eno od vnaprej določenih kategorij predlog, kot so dvotedenski obračun plač, stranka, mesečno knjigovodstvo ali letni davki, izberite predlogo s seznama Predloga projekta.

QBOA projektu doda naloge, povezane s predlogo projekta, in vsaki nalogi dodeli rok »jutri«.

4 . Izpolnite ime za projekt.

Če ste izbrali predlogo projekta, QBOA izpolni ime projekta z imenom predloge projekta.

5 . V seznamskem polju Firm ali Client izberite odjemalca QBO, s katerim je projekt povezan.

Če projekt velja samo za vaše podjetje in nobene stranke, izberite Moje podjetje.

6 . Določite rok za projekt.

Rok, ki ste ga določili za projekt, je omejitev; če projektu dodate naloge, ne boste mogli nastaviti rokov za opravila, ki se pojavijo po koncu projekta.

7 . S seznamskim poljem Dodeljeno dodelite projekt enemu od članov vaše ekipe.

Če želite, lahko dodate podrobnosti za projekt.

Nekatere projekte, kot je uskladitev bančnega izpiska, je treba redno ponavljati; za te projekte kliknite drsnik Ponovi, da nastavite časovni okvir, ki naj ga QBOA uporabi za ponovitev projekta.

Delo z nalogami

Zdaj, ko ste ustvarili projekt, lahko delate z nalogami projekta. Ti lahko

• Dodajanje in brisanje opravil,
• Spremenite datume zapadlosti, ki jih QBOA dodeli nalogam, in
• Reorganizirajte vrstni red nalog v projektu.

1 . Projektu dodajte nalogo s klikom na gumb Dodaj opravilo na dnu seznama opravil.

QBOA prikaže obrazec za informacije o opravilu (glejte naslednjo sliko).

Navedite ime opravila in rok ter ga dodelite članu ekipe v podjetju.

2 . Navedite ime opravila, rok, člana ekipe, ki mu želite dodeliti nalogo, in vse ustrezne podrobnosti o nalogi, kot so ukazi QBO, uporabljeni za izvedbo naloge.

Število nalog, ki jih lahko ustvarite, ni omejeno.

3 . Če želite delati z drugim opravilom, strnite tisto, na kateri trenutno delate, tako da kliknete Strni v spodnjem desnem kotu kartice opravil.

Ne shranjujete posameznih opravil; namesto tega shranite projekt, ki shrani podatke o opravilu.

4 . Če želite izbrisati opravilo ali spremeniti njegove podatke, kliknite opravilo.

QBOA prikaže podrobnosti naloge.

Kliknite opravilo, da ga uredite ali izbrišete, ali pa ga povlecite, da ga preuredite.

• Če želite spremeniti nalogo, preprosto vnesite nove informacije.
• Če želite izbrisati opravilo, kliknite povezavo Odstrani.

5 . Če želite spremeniti položaj opravila v projektu, ga strnite in nato povlecite kvadratni simbol na desnem robu opravila navzgor ali navzdol.

Vidite lahko simbol, ki ga povlečete za prerazporeditev opravila.

6 . Kliknite Shrani, da shranite projekt in njegove naloge.

QBOA ponovno prikaže delovno stran in na njej se prikažejo vaši novi projekti in opravila.

Kako posodobiti stanje opravila v QBOA

Ko napredujete pri opravilu, lahko posodobite njegovo stanje neposredno iz pogleda Mreže na strani Delo. Kliknite puščico navzdol na kartici opravil, da spremenite njeno stanje.

Uporabite puščico navzdol na kartici opravila ali projekta, da prikažete seznam razpoložljivih stanj.

Opravila imajo lahko status Opravilo, V teku, Blokirano ali Končano. Stanje Blokirano uporabite, ko vas kaj ovira pri dokončanju opravila.

Kako urediti in izbrisati podatke o projektu

Urejate lahko kateri koli projekt ali opravilo, razen tistih, ki so bili samodejno ustvarjeni v podjetju QBO – ta samodejno ustvarjena opravila lahko skrijete ali prikažete samo z drsnikom Iz QuickBooks.

Ne glede na pogled, ki ga prikazujete na strani Delo, za urejanje katerega koli projekta ali opravila, ki ste ga ustvarili, kliknite katero koli opravilo v projektu. QBOA nato odpre ploščo Uredi projekt na desni strani zaslona in prikaže informacije o opravilu, ki ste ga kliknili.

Podatke o projektu lahko spremenite tako, da uredite zgornji del plošče Urejanje projekta. Iz plošče Urejanje projekta lahko izbrišete kateri koli projekt, tako da kliknete ikono koša za smeti v spodnjem levem kotu plošče (glejte naslednjo sliko).

Izbrišite ali podvojite projekt ali iz njega ustvarite predlogo.

Mnogi projekti, ki jih ustvarite, so podobni drug drugemu, zato si prihranite nekaj dela in podvojite obstoječi projekt, da ustvarite novega. Prav tako lahko uporabite obstoječi projekt, da ustvarite predlogo za naslednje podobne projekte. Na plošči Uredi projekt podvojite projekt s klikom na gumb Podvoji. Če želite ustvariti predlogo iz projekta, kliknite Ustvari predlogo.

Čeprav lahko urejate informacije o projektu in opravilu, projekta ne morete spremeniti v nalogo ali opravila v projekt.

Če želite zapreti ploščo Uredi projekt, kliknite X v zgornjem desnem kotu plošče.

Kako delati v pogledu seznama

Pogled Mreže na strani Delo je omejen v tem, kaj lahko prikaže, ker kartice zavzamejo precej prostora na zaslonu. Svoje projekte in opravila si lahko ogledate v pogledu seznama, kot je prikazano tukaj, s klikom na gumb Pogled seznama v zgornjem desnem kotu delovne strani (tik pod gumbom Ustvari projekt).

Stran Delo v pogledu seznama.

V tem pogledu so vam na voljo dodatni filtri. Poleg filtriranja za stranko, člana ekipe in vrsto dela (projekt, naloga ali zahteva stranke) lahko filtrirate tudi po statusu in nastavite časovno obdobje, ki vas zanima. In še vedno lahko urejate kateri koli projekt ali nalogo; preprosto kliknite kjer koli na vrstici projekta ali opravila, da prikažete prej prikazano ploščo za urejanje projekta.

Kako delati v pogledu koledarja

V pogledu koledarja so prikazana opravila za kateri koli izbrani datum. Na koledarju boste videli število nalog, ki jih je treba opraviti na vsak datum. Ko kliknete datum, QBOA uporabi desno stran pogleda koledarja, da prikaže opravila, ki bodo zapadla na ta datum.

Koledarski pogled predstavlja naloge projekta po roku.

Komunicirajte s člani ekipe o delu

Z nevarnostjo, da navedem očitno, je komunikacija najpomembnejša pri delu v timskem okolju. QBOA vam omogoča pošiljanje obvestil po e-pošti za različna dejanja, povezana s projekti in opravili, ki se prikažejo na strani Delo. Če želite določiti obvestila, ki jih želite, da QBOA pošlje vaši skupini, kliknite povezavo Obvestila na vrhu delovne strani, da prikažete zavihek Obvestila v pogovornem oknu Nastavitve podjetja.

Nastavite e-poštna obvestila za člane ekipe o delu.

Kliknite svinčnik v zgornjem desnem kotu razdelka E-pošta, da vklopite in izklopite e-poštna obvestila za različna dejanja, ki se izvajajo na strani Delo. Ko končate, kliknite Shrani, nato pa Končano, da se vrnete na QBOA.

Vsak član ekipe nadzoruje obvestila, ki jih prejme. Vsak član ekipe privzeto prejme obvestila o novih nalogah in rokih zapadlosti, vendar se mora vsak član vaše ekipe prijaviti v svoj osebni račun QBOA in spremeniti te nastavitve, če želite nastaviti preostala obvestila.

Če vaša organizacija uporablja Slack, orodje za sodelovanje, ki pomaga vaši ekipi pri povezovanju, lahko integrirate Slack s QBOA. Aplikacijo dodajte v QBOA tako, da kliknete Poveži zdaj na delovni strani. Če ste oglas za Slack prej skrili, kliknite gumb Poveži delo s Slackom na kartici Obvestila v pogovornem oknu Nastavitve podjetja.

Slack ponuja brezplačno različico, primerno za majhne ekipe, ki želijo preizkusiti Slack; brezplačna različica ima nekaj omejitev. Slack ponuja tudi dve »plačilni« različici: Standard in Plus; Cena teh različic je odvisna od števila aktivnih uporabnikov Slacka na mesec.