Kako uporabljati QuickBooks 2010 za zaračunavanje časa stranki

QuickBooks 2010 ponuja dve metodi za sledenje porabljenemu času, ki ga nameravate zaračunati na računu kot artiklu. Če želite slediti svojemu plačljivemu času, lahko uporabite tedenski časovni list ali pa urarite ali zabeležite posamezne dejavnosti. Nobena od metod za sledenje časa ni težavna.

Uporaba tedenskega urnika za obračunavanje Quicken

Če želite uporabiti metodo tedenskega urnika, sledite tem korakom:

Izberite Stranke→ Vnesi čas→ Uporabi tedenski urnik.

QuickBooks prikaže okno Tedenski urnik.

V besedilno polje Ime vnesite zaposlenega, prodajalca ali drugo osebo, ki izvaja storitev.

Ime te osebe bi morali izbrati na spustnem seznamu Ime. Če ga ne najdete na tem seznamu, vnesite ime osebe v polje in nato, ko ste pozvani, povejte QuickBooks, kateri seznam (uslužbenca, prodajalca ali druga imena) je treba dodati.

Ko dodate ime osebe, ki opravlja delo, uporabite stolpce v oknu Tedenski časovni list, da opišete, za kaj zaračunavate.

Vnesite stranko ali delovno mesto, za katerega je bilo delo opravljeno, kodo storitve, kratek opis ali opombo, postavko plače (če uporabljate QuickBooks za obračun plač), razred (če sledite razredom) in nato ur, porabljenih na dan.

V okno Tedenski urnik lahko vnesete poljubno število vrstic. Vsaka vrstica je na računu prikazana ločeno. Informacije o opombah se prikažejo v območju opisa računa. Iz tega razloga želite uporabiti ustrezne in opisne opombe.

QuickBook plačljive posamezne dejavnosti

Če želite zabeležiti storitvene dejavnosti, ko se pojavijo, sledite tem korakom:

Izberite Stranke→ Vnesite čas→ Čas/Vnesite posamezno dejavnost.

QuickBooks prikaže okno Time/Enter Single Activity.

Preverite, ali je izbrano potrditveno polje Plačljivo v zgornjem desnem kotu okna.

Če izberete polje Plačljivo, QuickBooks sporočite, da mora hraniti to evidenco plačljive dejavnosti za kasnejšo vključitev na račun.

Zapišite datum dejavnosti v besedilno polje Datum.

Uporabite besedilno polje Ime za identifikacijo osebe, ki izvaja storitev.

V besedilnem polju Customer:Job identificirajte stranko ali delo, za katerega se storitev izvaja.

Izberite ustrezno postavko storitve na spustnem seznamu Postavka storitve in ustrezno postavko plače na spustnem seznamu Postavka plače.

(Izbirno) Če sledite razredom, lahko predvidljivo uporabite tudi spustni seznam Razred, da razvrstite dejavnost.

Zapišite kratek ustrezen opis storitve v besedilno polje Notes.

Ta opis je prikazan na računu, zato bodite premišljeni, kaj pišete.

Zabeležite čas, porabljen za storitev.

Čas lahko zapišete ročno, tako da vnesete čas v besedilno polje Trajanje. Ali pa lahko QuickBooks zabeleži čas, ki ste ga porabili za dejavnost, tako da kliknete gumb Start v razdelku Trajanje, ko začnete dejavnost, in kliknete gumb Ustavi, ko jo ustavite. Če želite začasno ustaviti časovnik (medtem, ko na primer sprejmete telefonski klic), kliknite gumb Pause.

Ko opišete dejavnost, ki jo izvajate, v oknu Čas/vnos posamezne dejavnosti kliknite gumb Shrani & novo ali Shrani in zapri, da shranite informacije o dejavnosti.

Vključno z obračunskim časom na računu prek QuickBooks

Če želite računu dodati plačljivi čas in stroške, ustvarite standardni račun. Ko identificirate stranko, za katero ste vnesli čas ali stroške, QuickBooks prikaže okno s sporočilom, ki vas vpraša, ali želite zaračunati kateri koli čas ali stroške. Če kliknete Da, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izbira plačljivega časa in stroškov.

Zavihek Čas v pogovornem oknu Izbira obračunskega časa in stroškov prikazuje vsak čas, ki ste ga zabeležili za stranko:

• Če želite na račun dodati določene čase: Kliknite stolpec Uporabi za vsak čas.

• Če želite izbrati vse čase: Kliknite gumb Izberi vse.

Ko se odločite, kliknite V redu. QuickBooks nato doda vsak od teh plačljivih časov kot vrstice na račun. Ta slika prikazuje, kako se v oknu Ustvari račune prikažejo informacije o plačljivem času.