Kako se namizni seznami QuickBooks pretvorijo v QuickBooks Online

Ko delate z nekaterimi seznami podjetij QuickBooks za namizne računalnike, se nekatera polja pretvorijo v QuickBooks Online (QBO), druga pa ne. Ta razdelek je organiziran po seznamu QuickBooks na namizju. Vključenih je tudi nekaj informacij o tem, kako inventar deluje v QBO.

Seznam strank in delovnih mest

Ko gre za pretvorbo, so polja na seznamu Customer:Job v namiznem izdelku QuickBooks razdeljena v tri kategorije:

• Polja, ki pretvorijo, vključujejo kupec, ime podjetja, g./gos./?, ime, srednja začetnica, priimek, telefon, faks, nadomestni telefon, e-pošta, št. za nadaljnjo prodajo, pogoji in potrditveno polje Ali je obdavčljiv.

• Polja, ki se pretvarjajo z izjemami, vključujejo račun na naslov (razen opomba), naslov za pošiljanje (razen opombe), prednostni način plačila (razen pri QuickBooks 2003 ali novejši), podatki o kreditni kartici (razen pri QuickBooks 2003 ali novejši) in opombo (navzgor do 4000 znakov).

• Polja, ki se ne pretvorijo, vključujejo Contact, Alt. Kontakt, vrsta stranke, predstavnik, raven cene, postavka davka, polja po meri, račun in kreditna omejitev. Upoštevajte tudi, da stranke neaktivnega statusa pretvorijo v aktivne.

Po konverziji lahko stranke uredite tako, da postanejo neaktivne.

Poleg tega se ta polja samo za strokovnjake ne pretvorijo: status opravila, začetni datum, predviden konec, končni datum, opis opravila in vrsta opravila.

Seznam predmetov

V transakcijah so postavke vmesnega seštevka prikazane v ločenih vrsticah z besedilom v polju Zabeležka, ki označuje, da so vmesni seštevek.

Skupinski elementi se ne pretvorijo; namesto tega je vsak element v skupini prikazan v vrstici s podrobnostmi, vrstice z ničelnim zneskom pa se prikažejo na začetku in koncu skupine, da se identificirajo elementi, ki so bili del skupine. Zgornja vrstica prikazuje ime skupine, spodnja vrstica pa opis skupine.

Postavke skupine prometnega davka se ne pretvorijo, lahko pa nastavite kombinirane postavke prometnega davka v QBO. QBO ne podpira davčnih številk s tremi znaki, povezanih s predmeti.

Seznam zaposlenih

Podatki v namizni izdaji QuickBooks Employee List se pretvorijo v QuickBooks Online, vendar QBO ohrani le naslednje informacije:

• g./ga.

• Ime

• Začetnica srednjega imena

• Priimek

• naslov

• Natisni kot

• Telefon

• Številka socialnega zavarovanja

• Email naslov

• Datum najema

• Datum izdaje

Seznam prodajalcev

Naslednja polja seznama dobaviteljev se ne pretvorijo:

• Kontakt

• Nadomestni stik

• Opomba

• Neaktiven

• Vrsta prodajalca

• Kreditni limit

• Davčna številka

• 1099 status

• Polja po meri

Inventar

QBO podpira osnovne potrebe po inventarju; če vodite storitveno dejavnost ali prodajate končne izdelke, bi moral QBO podpirati vaše potrebe po zalogah. Zaloge se v QBO pretvorijo v dvostranske postavke s cenami in stroški, vendar brez količine. Tukaj je opisano, kako QuickBooks Online pretvarja dele in transakcije zalog:

• QBO ustvari nove podpostavke, imenovane Sredstva inventarja in COGS za vsako postavko inventarja, uporabljeno v transakciji. Čeprav imena teh podpostavk namigujejo, da so računi, niso. Te postavke vsebujejo enak opis kot njihova matična postavka, vendar imajo z njimi povezan račun sredstev inventarja in račun COGS. Pretvorba jih uporablja za zagotovitev, da so poročila po pretvorbi pravilna.

• Po vsaki vrstici zalog na pretvorjenih računih, potrdilih o prodaji, dobropisih in na nekaterih računih, čekih in transakcijah s kreditnimi karticami, ki so vsebovale zaloge, QBO ustvari dve novi vrstici s podrobnostmi z uporabo novih podpostavk, ki predstavljajo sredstvo zalog in zneske COGS .

Za neplačane ali delno plačane transakcije, ki vsebujejo postavke zalog, se poročila na podlagi gotovine z zneskom COGS v QBO razlikujejo od poročil na podlagi gotovine z zneskom COGS v namiznih QuickBooks. Poročila na podlagi gotovine za v celoti plačane inventarne transakcije ali transakcije brez zalog bodo enaka v QBO in namiznih QuickBooks.

Ko pretvorite inventar iz namiznega podjetja QuickBooks v QBO, ne morete kar tako začeti uporabljati zalog v QBO. Morate iti skozi postopek čiščenja. Odlične podrobnosti o postopku čiščenja najdete v videoposnetku » Kako rešiti težave s inventarjem po konverziji v QBO «.

Na splošno konverzija ustvari nove podpostavke kot začasen ukrep z edinim namenom, da se prepričate, ali so vaša poročila pravilna. Po pretvorbi najdete v kontnem načrtu račun zalog, pretvorjen iz vašega namiznega podjetja QuickBooks. Nato, ko v QBO vklopite spremljanje zalog in količine pri roki, QBO ustvari še en račun zalog – tisti, ki ga boste uporabljali za naprej, ko delate v QBO.

Če želite vzpostaviti pravilno vrednotenje zalog v računu zalog, ki ga je ustvaril QBO, in omogočiti, da vaši predmeti zaloge v prihodnje posodobijo pravilen račun zaloge – tisti, ki ga je ustvaril QBO –, boste morali urediti vsak element zaloge (ne ustvarjene podpostavke med pretvorbo) in izpolnite pravo količino, ki je pri roki.

Ta postopek ima za posledico podvojitev vrednosti zalog, tako da se prikaže tako v računu inventarja, ustvarjenem v vašem namiznem podjetju QuickBooks med pretvorbo, in v računu zalog, ki ga ustvari QBO. Če želite popraviti previsoko navedbo, boste uporabili vnos v dnevnik, ki odstranjuje dolarje iz računa QuickBooks namizni inventar.

Toda preden popravite vrednost zaloge in potem, ko ste uredili vsak element, lahko in morate izbrisati podpostavke, ustvarjene med pretvorbo.

Ker morate postopek čiščenja opraviti za posamezno postavko, se vam bo, če imate na zalogi na stotine predmetov, vse to morda zdelo ogromno. Kot alternativo se lahko odločite, da ne boste pretvarjali inventarja in namesto tega sledite navodilom v videoposnetku. Videoposnetek predlaga, da uvozite seznam elementov, ne pa podrobnosti za vsak element. Namesto tega nastavite podrobnosti o vsakem elementu v QBO. Za stotine elementov bo uvoz samo informacij o seznamu verjetno hitrejši in čistejši.

Uvažanje samo informacij o seznamih ima eno slabo stran: izgubite pretekle podatke, povezane z vašimi artikli inventarja. Toda nič vam ne preprečuje, da bi svoje namizno podjetje QBO ohranili v času, ko boste morda potrebovali to zgodovino.