Kako pripraviti račune v QuickBooks 2021

Ko končate vsa pripravljalna dela, je priprava računa s QuickBooks hitra. Če vam klikanje na gumbe in izpolnjevanje besedilnih polj zastara, preskočite naslednji komentar predvajanja po igri in preprosto prikažite okno Ustvari račune – tako, da izberete Kupci→ Ustvari račune ali kliknete ikono Računi na domači strani. Nato izpolnite to okno in kliknite gumb Natisni. Če želite več pomoči, kot vam nudi en stavek, nadaljujte z branjem navodil po korakih.

V naslednjih korakih opisujem, kako ustvariti najbolj zapleten in zapleten račun: račun za izdelek. Nekatera polja v računu za izdelke niso prikazana na računu za storitve ali profesionalne storitve, vendar ne skrbite, ali je vaše podjetje storitveno ali profesionalno. Ustvarjanje storitvenega ali profesionalnega računa deluje v bistvu enako kot ustvarjanje računa za izdelek; samo izpolniš manj polj. Upoštevajte, da začnete s korakoma 1 in 2, ne glede na to, katero vrsto računa ustvarite. Brez odlašanja, tukaj je, kako ustvarite račun:

1. Odprite okno Ustvari račune tako, da izberete Stranke→ Ustvari račune.

Prikaže se okno Ustvari račune, kot je prikazano.

2. V spustnem meniju Predloga izberite predlogo ali obrazec za račun, ki ga želite uporabiti.

QuickBooks ima vnaprej določene vrste obrazcev za račune, vključno z izdelki, strokovnjaki, storitvami in (odvisno od tega, kako ste nastavili QuickBooks in katero različico QuickBooks uporabljate) s peščico drugih specializiranih predlog računov. Kateri se prikaže privzeto, je odvisno od tega, kaj ste QuickBooks povedali o svojem podjetju med nastavitvijo QuickBooks. Ustvarite lahko tudi svojo predlogo računa po meri (ali spremenite obstoječo).

3. S spustnim menijem Stranka: opravilo identificirajte stranko in po potrebi opravilo .

Pomikajte se po spustnem meniju Customer: Job, dokler ne vidite imena stranke ali delovnega mesta, ki ga potrebujete; nato kliknite.

4. (Neobvezno) Računu dodelite razred.

Če uporabljate razrede za spremljanje stroškov in prihodkov, aktivirajte spustni meni Razred in izberite ustrezen razred za račun. Če želite vklopiti ali izklopiti ta priročen način kategorizacije transakcij (kar je za nekatera podjetja preveč), izberite Uredi→ Nastavitve, na levi strani kliknite Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato izberite ali počistite potrditveno polje Uporabi sledenje razreda. (Slika ne prikazuje menija razreda.)

Okno Ustvari račune

5. Navedite datum računa.

Večkrat pritisnite tabulatorko, da premaknete kazalec na besedilno polje Datum. Nato vnesite pravilen datum v obliki MM/DD/LLLL. Za spremembo datuma lahko uporabite tudi naslednje tajne kode:

• • Pritisnite + (simbol plus), da premaknete datum za en dan naprej.
  • Pritisnite – (simbol minus), da premaknete datum za en dan nazaj.
  • Pritisnite T, da spremenite datum na današnji datum (kot je določeno s sistemskim časom, ki ga zagotavlja notranja ura vašega računalnika).
  • Pritisnite M, da spremenite datum na prvi dan v mesecu (ker je M prva črka v besedi mesec ).
  • Pritisnite H, da spremenite datum na zadnji dan v mesecu (ker je H zadnja črka v besedi mesec ).
  • Pritisnite Y, da spremenite datum na prvi dan v letu (ker je, kot nedvomno uganete, Y prva črka v besedi leto ).
  • Pritisnite R, da spremenite datum na zadnji dan v letu (ker je R zadnja črka v besedi leto ).

Prav tako lahko kliknete gumb na desnem koncu polja Datum, da prikažete majhen koledar. Če želite izbrati datum s koledarja, kliknite želeni datum. Kliknite puščice v zgornjem levem in zgornjem desnem kotu koledarja, da prikažete prejšnji ali naslednji mesec.

6. (Neobvezno) Vnesite številko računa v besedilno polje Številka računa.

QuickBooks predlaga številko računa tako, da zadnji številki računa, ki ste jo uporabili, doda 1. Lahko sprejmete ta dodatek ali, če želite, da je po svoje, se s tabulatorko pomaknete na besedilno polje Račun # in spremenite številko v poljubno.

7. Popravite naslov računa, če je potrebno.

QuickBooks prevzame naslov za izstavitev računa s seznama strank. Naslov za račun lahko spremenite tako, da zamenjate del običajnega naslova za izstavitev računa. Lahko na primer vstavite drugo vrstico z napisom Pozor: William Bobbins , če je to ime osebe, ki ji mora posredovati račun.

8. Po potrebi popravite naslov za pošiljanje.

Počutim se kot pokvarjena plošča, toda tukaj je dogovor: QuickBooks zagrabi tudi naslov za dostavo s seznama strank. Torej, če ima naslov za pošiljanje nekaj nenavadnega za samo ta en račun, lahko naslov spremenite tako, da zamenjate ali dodate podatke v blok naslova Odpremo. Upoštevajte, da bo QuickBooks spremljal vse naslove za pošiljanje, ki jih uporabite za stranko, tako da če ste prej uporabljali naslov za pošiljanje, ga boste morda lahko izbrali v spustnem meniju Pošlji.

9. (Neobvezno ... nekako) Vnesite številko naročilnice v besedilno polje Številka naročilnice.

Če stranka izda naročilnice (PO), vnesite številko naročilnice, ki dovoljuje ta nakup. (Samo za zapis, PO se izgovarja pee-oh, ne poh ali poo. )

10. Določite plačilne pogoje tako, da izberete možnost v spustnem meniju Pogoji.

11. (Neobvezno) Poimenujte prodajnega zastopnika.

Rep ne pomeni ugleda, zato tukaj ne postavljajte tričrkovnih uredniških komentarjev (čeprav bi rad videl, kaj lahko storite s tremi črkami). Če želite slediti prodaji s strani prodajnega zastopnika, uporabite spustni meni Rep. Preprosto aktivirajte meni tako, da kliknete njegovo puščico in nato izberete ime. Prodajni zastopniki lahko vključujejo zaposlene, lahko pa tudi druge osebe, ki ste jih vnesli na svoje druge sezname. Če želite hitro dodati prodajnega zastopnika, izberite Dodaj novo in nato uporabite priročna pogovorna okna, ki jih prikaže QuickBooks. Če želite delati s seznamom prodajnih zastopnikov, izberite Seznami→ Seznami profilov strank in prodajalcev→ Seznam prodajnih zastopnikov.

12. Določite datum pošiljanja, če je kaj drugega kot datum računa.

Če želite določiti datum, preprosto premaknite kazalec na besedilno polje Pošiljanje in nato vnesite datum v obliki MM/DD/LLLL. Kazalec lahko premaknete s pritiskom na tabulatorko ali s klikom na besedilno polje.

Še ena hitra točka: spomnite se vseh tistih skrivnih kod, o katerih govorim v 5. koraku za spremembo datuma računa? Delajo tudi za spremembo datuma pošiljanja.

13. Določite način pošiljanja.

Verjetno lahko uganete, kako določite način pošiljanja, vendar me vzporedna struktura in kompulzivna osebnost prisilita, da nadaljujem. Če želite torej določiti način pošiljanja, premaknite kazalec na spustni meni Prek in nato v njem izberite način pošiljanja.

Mimogrede, lahko dodate nove načine pošiljanja v meni tako, da izberete Dodaj novo in nato izpolnite ljubko pogovorno okno, ki ga prikaže QuickBooks. Nastavitev novih načinov pošiljanja je zelo, zelo enostavna.

14. Določite točko FOB z besedilnim poljem FOB.

FOB pomeni brezplačno na krovu. Točka FOB je pomembnejša, kot se zdi na prvi pogled — vsaj v poslovnem smislu —, ker točka FOB določa, kdaj pride do prenosa lastništva, kdo plača prevoznino in kdo nosi tveganja poškodbe blaga med pošiljanjem.

Če je pošiljka brezplačna na ladji na odpremnem mestu, se lastništvo prodanega blaga prenese na kupca, takoj ko blago zapusti prodajalčevo odpremo. (Ne pozabite, da ste prodajalec.) V tem primeru kupec plača prevoz in nosi tveganje škode pri pošiljanju. Dostavno mesto FOB lahko določite kot FOB Shipping Point ali kot ime mesta. Če je poštno mesto Seattle, na primer, je FOB Seattle isto kot FOB Shipping Point. Mimogrede, večina blaga je poslana kot FOB Shipping Point.

Če je pošiljka brezplačna na krovu na ciljni točki, se lastništvo nad blagom, ki se prodaja, prenese na kupca, takoj ko blago prispe na kupčevo odpremo. Prodajalec plača prevoznino in nosi tveganje škode pri pošiljanju. Ciljno točko FOB lahko določite kot ciljno točko FOB ali kot ime mesta. Če je ciljna točka na primer Omaha, je FOB Omaha isto kot FOB Destination Point.

15. Vnesite vsak predmet, ki ga prodajate.

Premaknite kazalec v prvo vrstico seznama Količina/Šifra artikla/Opis/Cena Vsaka/Znesek/Davek. (V redu, vem, da to ni zelo dobro ime za to, vendar veste, kaj mislim, kajne?) Začeti morate izpolnjevati postavke vrstic, ki so vključene v račun. Ko premaknete kazalec na vrstico v polju s seznamom, QuickBooks spremeni polje kode artikla v spustni meni. Aktivirajte spustni meni Koda artikla prve prazne vrstice v polju s seznamom in nato izberite element.

Ko izberete artikel, QuickBooks izpolni besedilna polja Opis in Cena Vsako s katerim koli prodajnim opisom in prodajno ceno, ki ste ju vnesli na seznam artiklov. (Če je potrebno, lahko uredite podatke za ta določen račun.) V besedilno polje Količina vnesite število prodanih artiklov. (Ko vnesete to številko, QuickBooks izračuna znesek tako, da pomnoži količino s ceno vsakega.) Če potrebujete druge postavke na računu, uporabite preostale prazne vrstice v polju s seznamom, da vnesete vsakega posebej. Če ste izbrali potrditveno polje Obdavčljiva, ko ste element dodali na seznam elementov, se v stolpcu Davek prikaže beseda Davek, ki označuje, da bo postavka obdavčena. Če artikel ni obdavčljiv (ali se počutite kot davčni utajitelj brez utemeljenega razloga), kliknite stolpec Davek in izberite Ne.

Na račun lahko vnesete toliko artiklov, kot želite. Če na eni strani nimate dovolj prostora, QuickBooks računu doda toliko strani, kot je potrebno. Podatki o vsoti računa so seveda le na zadnji strani.

Kliknite gumb Dodaj čas/stroške na traku na vrhu obrazca, da prikažete pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov. V tem pogovornem oknu izberite stroške, ki ste jih dodelili stranki ali delovnemu mestu. Z zavihkom Predmeti izberite predmete, kupljene za opravilo. Z zavihkom Stroški izberite povračljive stroške in vnesite podatke o pribitku. Uporabite zavihek Čas, da izberete plačljivi čas, ki ga zabeleži program Timer, Tedenski urnik ali okno Čas/Vnos posamezne dejavnosti.

16. Vnesite vse posebne postavke, ki jih mora vsebovati račun.

Če niste veliko delali z datoteko elementov QuickBooks, nimate pojma, o čem govorim.

Če želite opisati katerega od posebnih elementov, aktivirajte spustni meni Koda artikla v naslednji prazni vrstici in nato izberite poseben element. Ko QuickBooks izpolni besedilna polja Opis in Cena vsakega, uredite te podatke (če je potrebno). Opišite vse druge posebne postavke – vmesne vsote, popuste, prevoz in tako naprej –, ki jih razvrščate na računu, tako da izpolnite prazne vrstice v polju s seznamom.

Če želite vključiti artikel s popustom in ga uporabiti za več artiklov, morate za zalogo ali druge artikle, ki jih želite znižati, na račun prilepiti postavko vmesne vsote. Nato neposredno za postavko vmesne vsote prilepite element popusta. QuickBooks izračuna popust kot odstotek vmesne vsote.

17. (Neobvezno) Dodajte sporočilo stranke.

Kliknite polje Sporočilo stranke, aktivirajte njegov spustni meni in izberite pametno sporočilo stranke. Če želite dodati sporočila strank v meni Sporočilo stranke, izberite možnost Dodaj novo in nato izpolnite pogovorno okno, ki ga prikaže QuickBooks. Ko končate, kliknite V redu.

18. Določite prometni davek.

Če ste na seznamu strank določili davčno stopnjo, jo QuickBooks uporablja kot privzeto. Če ni pravilen, premaknite kazalec na polje s seznamom Davki, aktivirajte spustni meni in izberite pravilen prometni davek.

19. (Resnično neobvezno) Dodajte beležko.

Če želite, lahko računu dodate opis beležke. Ta beležka se ne natisne v računih – samo v izpisku stranke. Opisi beležk vam omogočajo shranjevanje informacij, povezanih z računom s tem računom. Slika prikazuje dokončano okno Ustvari račune.

Končano okno Ustvari račune

20. Če želite odložiti tiskanje tega računa, izberite potrditveno polje Natisni pozneje, ki se prikaže na traku gumbov in polj nad glavnim delom okna Ustvari račune.

21. Račun shranite s klikom na gumb Shrani & novo ali gumb Shrani in zapri na dnu okna.

QuickBooks shrani račun, ki je na zaslonu. Če kliknete Shrani in novo, QuickBooks prikaže prazno okno Ustvari račune, tako da lahko ustvarite drug račun.

Račune, ki ste jih ustvarili prej, lahko listate naprej in nazaj, tako da kliknete gumba Naprej in Nazaj (ki sta videti kot puščici levo in desno).

Plošča Zgodovina, ki se prikaže ob desnem robu okna Ustvari račune, ponuja dva zavihka, ki sta uporabna pri ustvarjanju računov. Zavihek Stranka (prikazano na prejšnji sliki) ponuja povzetek informacij na visoki ravni o stranki. Zavihek Transakcija (ni prikazan) ponuja podrobnejše informacije o dejavnosti stranke in gumbe, ki jih lahko kliknete, da se poglobite v podrobnosti.

Ko končate z ustvarjanjem računov, lahko kliknete gumb Shrani in zapri obrazca za račun ali pritisnete tipko Esc.