Kako pripraviti račun v QuickBooks 2016

Ko končate vsa pripravljalna dela, je priprava računa s QuickBooks 2016 hitra. Brez odlašanja, tukaj je, kako ustvarite račun:

Odprite okno Ustvari račune tako, da izberete Kupci → Ustvari račune.

Prikaže se okno Ustvari račune.

Okno Ustvari račune.

Na spustnem seznamu Predloga v zgornjem desnem kotu izberite predlogo ali obrazec za račun, ki ga želite uporabiti.

Kateri se prikaže privzeto, je odvisno od tega, kaj ste QuickBooks povedali o svojem podjetju med nastavitvijo QuickBooks. Ustvarite lahko tudi svoje.

Identificirajte stranko in po potrebi opravilo s spustnim seznamom Customer:Job.

Pomikajte se po spustnem seznamu Customer:Job, dokler ne vidite imena stranke ali delovnega mesta, ki ga potrebujete; nato kliknite.

(Neobvezno) Računu dodelite razred.

Če za sledenje odhodkov in prihodkov uporabljate razrede, aktivirajte spustni seznam Razred in izberite ustrezen razred za račun. Če želite vklopiti ali izklopiti ta priročen način kategorizacije transakcij, izberite Uredi → Nastavitve, na levi kliknite Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in nato potrdite ali počistite polje Uporabi sledenje razreda.

Navedite datum računa.

Večkrat pritisnite tabulatorko, da premaknete kazalec na besedilno polje Datum. Nato vnesite pravilen datum v obliki MM/DD/LLLL. Za spremembo datuma lahko uporabite tudi naslednje tajne kode:

• Pritisnite + (simbol plus), da premaknete datum za en dan naprej.

• Pritisnite – (simbol minus), da premaknete datum za en dan nazaj.

• Pritisnite T, da spremenite datum na današnji datum.

• Pritisnite M, da spremenite datum na prvi dan v mesecu.

• Pritisnite H, da spremenite datum na zadnji dan v mesecu.

• Pritisnite Y, da spremenite datum na prvi dan v letu.

• Pritisnite R, da spremenite datum na zadnji dan v letu.

Prav tako lahko kliknete gumb na desni strani polja Datum, da prikažete majhen koledar. Če želite izbrati datum s koledarja, kliknite želeni datum.

(Izbirno) Vnesite številko računa v besedilno polje Številka računa.

Popravite naslov računa, če je potrebno.

QuickBooks prevzame naslov za izstavitev računa s seznama strank.

Popravite naslov za pošiljanje, če je potrebno.

QuickBooks prevzame tudi naslov za dostavo s seznama strank.

(Neobvezno … nekako) Vnesite številko naročilnice v besedilno polje Številka naročilnice.

Če stranka izda naročilnice (PO), vnesite številko naročilnice, ki dovoljuje ta nakup.

Določite plačilne pogoje tako, da izberete možnost na spustnem seznamu Pogoji.

(Neobvezno) Poimenujte prodajnega zastopnika.

Če želite slediti prodaji s strani prodajnega zastopnika, uporabite spustni seznam Rep. Če želite hitro dodati prodajnega zastopnika, izberite Dodaj novo in nato uporabite priročna pogovorna okna, ki jih prikaže QuickBooks. Za delo s seznamom prodajnih zastopnikov izberite Seznami → Seznami profilov strank in prodajalcev → Seznam prodajnih zastopnikov.

Določite datum pošiljanja, če je kaj drugega kot datum računa.

Določite način pošiljanja.

Določite točko FOB z besedilnim poljem FOB.

FOB pomeni brezplačno na krovu. Točka FOB je pomembnejša, kot se zdi na prvi pogled, ker točka FOB določa, kdaj pride do prenosa lastništva, kdo plača prevoznino in kdo nosi tveganja poškodbe blaga med pošiljanjem.

Če je pošiljka na odpremnem mestu brezplačna, se lastništvo prodanega blaga prenese na kupca, takoj ko blago zapusti prodajalčevo odpremo. V tem primeru kupec plača prevoznino in nosi tveganje škode pri pošiljanju.

Če je pošiljka brezplačna na krovu na ciljni točki, lastništvo blaga, ki se prodaja, prenese na kupca, takoj ko blago prispe na kupčevo odpremo. Prodajalec plača prevoznino in nosi tveganje škode pri pošiljanju.

Vnesite vsak predmet, ki ga prodajate.

Premaknite kazalec v prvo vrstico seznama Količina/Šifra artikla/Opis/Cena Vsaka/Znesek/Davek. Ko premaknete kazalec na vrstico v polju s seznamom, QuickBooks spremeni polje kode artikla v spustni seznam. Aktivirajte spustni seznam Koda artikla prve prazne vrstice v polju s seznamom in nato izberite element.

Če potrebujete druge postavke na računu, uporabite preostale prazne vrstice seznama za vnos vsakega posebej.

Vnesite vse posebne postavke, ki jih mora vsebovati račun.

Za opis katerega koli od posebnih elementov aktivirajte spustni seznam Koda artikla v naslednji prazni vrstici in nato izberite poseben element.

Če želite vključiti artikel s popustom in ga uporabiti za več artiklov, morate za zalogo ali druge artikle, ki jih želite znižati, na račun prilepiti postavko vmesne vsote. Nato neposredno za postavko vmesne vsote prilepite element popusta. QuickBooks izračuna popust kot odstotek vmesne vsote.

(Izbirno) Dodajte sporočilo stranke.

Kliknite v polje Sporočilo stranke, aktivirajte njegov spustni seznam in izberite pametno sporočilo stranke. Če želite sporočila strank dodati na seznam Sporočila strank, izberite možnost Dodaj novo in nato izpolnite pogovorno okno, ki ga prikaže QuickBooks.

Določite prometni davek.

Če ni pravilen, premaknite kazalec na polje s seznamom Davki, aktivirajte spustni seznam in izberite pravilen prometni davek.

(Resnično neobvezno) Dodajte beležko.

Če želite, lahko računu dodate opis beležke. Ta beležka se ne natisne na račune – samo na izpisku stranke.

Končano okno Ustvari račune.

Če želite odložiti tiskanje tega računa, izberite potrditveno polje Natisni pozneje, ki se prikaže s trakom gumbov in polj nad glavnim delom okna Ustvari račune.

Račun shranite s klikom na gumb Shrani & novo ali gumb Shrani in zapri na dnu okna.

QuickBooks shrani račun, ki je na zaslonu.