Kako pripraviti dobropis v QuickBooks 2021

Dobropisi so lahko priročen način za popravljanje napak pri vnosu podatkov, ki jih prej niste našli ali popravili. Kreditni zapisi so tudi priročen način za obravnavo stvari, kot so vračila strank in vračila kupnine. Če ste v svojem času pripravili račun ali dva, boste ugotovili, da je priprava dobroimetja QuickBooks veliko lažja kot uporaba staromodnih metod.

Naslednji koraki opisujejo, kako ustvariti najbolj zapleteno in zapleteno vrsto dobropisa: dobropis za izdelek. Ustvarjanje storitve ali strokovnega dobropisa deluje v bistvu na enak način. Izpolnite le manj polj.

Če želite ustvariti dobropis za izdelek, sledite tem korakom:

1. Izberite Kupci→Ustvari dobropise/vračila ali kliknite ikono Povračila in dobropisi v razdelku za stranke na domači strani, da prikažete okno Ustvari dobropise/Povračila (kot je prikazano).

Okno Ustvari dobropise/vračila

2. Identificirajte stranko in po potrebi opravilo v spustnem meniju Stranka: Posel.

S klikom nanj lahko izberete stranko ali delo s seznama.

3. (Neobvezno) Določite razred za dobropis.

Če za kategorizacijo transakcij uporabljate razrede, aktivirajte spustni meni Razred in izberite ustrezen razred za dobropis.

4. Datirajte dobropis (čeprav je stanje mirovanja neobvezno).

Pritisnite Tab, da premaknete kazalec na besedilno polje Datum. Nato vnesite pravilen datum v obliki MM/DD/LLLL.

5. (Neobvezno) Vnesite številko dobroimetja.

QuickBooks predlaga številko dobroimetja tako, da zadnji številki dobroimetja, ki ste ga uporabili, doda 1. Sprejmite lahko številko ali zavihek v besedilnem polju Št. kredita, da spremenite številko v katero koli želite.

6. Po potrebi popravite naslov stranke.

QuickBooks prevzame naslov za izstavitev računa s seznama strank. Naslov za dobropis lahko spremenite tako, da zamenjate del običajnega naslova za izstavitev računa. Običajno morate za dobropis uporabiti isti naslov, ki ga uporabljate za izvirni račun ali račune.

7. (Neobvezno ... nekako) Navedite številko naročilnice.

Če dobropis prilagodi skupno preostalo stanje na naročilnici stranke, bi verjetno morali vnesti številko naročilnice v besedilno polje Št. naročila.

Tukaj je moja logika glede tega predloga, za tiste bralce, ki jih zanima: če ste svoji stranki zaračunali 1000 $ na naročilnici št. 1984, ki dovoljuje nakup v vrednosti 1000 $, ste porabili celotno naročilnico – vsaj glede na strankinega uradnika, ki obdeluje račune. vaše račune. Če se prepričate, da je dobropis za 1000 USD opredeljen kot povezan z naročilnico št. 1984, v bistvu sprostite stanje nakupa v višini 1000 USD, kar lahko pomeni, da lahko ponovno uporabite ali zaračunate naročilnico.

8. Če kupec vrne artikle, opišite vsak artikel.

Premaknite kazalec v prvo vrstico besedilnega polja Postavka/Opis/Količina/Stopnja/Znesek/Davek. V prvi prazni vrstici polja aktivirajte spustni meni Element in nato izberite element. QuickBooks izpolni besedilna polja Opis in Oceni s katerim koli prodajnim opisom in prodajno ceno, ki ste jo vnesli na seznamu artiklov. (Te podatke lahko uredite, če želite, vendar to ni potrebno.) V besedilno polje Količina vnesite število artiklov, ki jih stranka vrača (ali ne plača). (Ko vnesete to številko, QuickBooks izračuna znesek tako, da pomnoži količino s stopnjo.) Vnesite vsak element, ki ga stranka vrača, tako da izpolnite prazne vrstice v polju s seznamom.

V primeru inventarnih postavk QuickBooks predpostavlja, da so predmeti, ki jih prikazujete na dobropisu, vrnjeni v zalogo. Če se vrnejo neprodani predmeti, želite prilagoditi fizično število zalog.

Tako kot pri računih lahko v dobropis vnesete poljubno število artiklov. Če na eni strani nimate dovolj prostora, QuickBooks dodaja strani v dobropis, dokler ne končate. Vse informacije so seveda na zadnji strani.

9. Opišite vse posebne postavke, ki jih mora dobropis vsebovati.

Če želite izdati dobropis za druge artikle, ki so prikazani na izvirnem računu – prevoznine, popuste, druge stroške itd. – dodajte opise vsakega artikla na seznam artiklov.

Če želite dodati opise teh elementov, aktivirajte spustni meni Element v naslednji prazni vrstici in nato izberite poseben element. (Seznam aktivirate tako, da kliknete polje, da ga spremenite v spustni meni, in nato kliknete puščico dol v polju za dostop do menija.) Ko QuickBooks izpolni besedilna polja Opis in Oceni, uredite te informacije (če je potrebno). Vnesite vsako posebno postavko – vmesno vsoto, popust, prevoz in tako naprej –, ki jo razvrščate v dobropisu.

Če želite vključiti artikel s popustom, morate za zalogo ali druge artikle, ki ste jih znižali, v dobropis prilepiti postavko vmesne vsote. Nato neposredno za postavko vmesne vsote prilepite element popusta. Ko to storite, QuickBooks izračuna popust kot odstotek vmesne vsote.

10. (Neobvezno) Dodajte sporočilo stranke.

Aktivirajte spustni meni Sporočilo stranke in izberite pametno sporočilo stranke.

11. Določite prometni davek.

Premaknite kazalec na polje s seznamom Davki, aktivirajte spustni meni in nato izberite pravilen prometni davek.

12. (Neobvezno, a res dobra ideja) Dodajte beležko.

Z besedilnim poljem Memo lahko dodate opis beležke v dobropis. Ta opis lahko uporabite za razlago razlogov za izdajo dobropisa in za navzkrižno sklicevanje na izvirni račun ali račune, na primer. Upoštevajte, da se polje Memo natisne v izjavi stranke.

13. Če želite odložiti tiskanje tega dobropisa, izberite potrditveno polje Print Later.

Pogovor o tem, kaj naredi potrditveno polje Natisni pozneje, želim odložiti, dokler ne zaključim razprave o ustvarjanju dobroimetja. Pokritost tiskanja računov in dobropisov je predstavljena v naslednjem razdelku.

14. Shranite dobropis.

Če želite shraniti izpolnjen dobropis, kliknite gumb Shrani in novo ali Shrani in zapri. QuickBooks prikaže pogovorno okno, ki vas vpraša, kaj želite narediti z dobropisom: obdržite dobroimetje, vrnite kupnino ali uporabite dobroimetje na računu. Izberite svojo izbiro s klikom na gumb, ki ustreza tistemu, kar želite narediti. Če izberete Uporabi za račun, QuickBooks zahteva nekaj dodatnih informacij. QuickBooks shrani dobropis, ki je na zaslonu, in, če ste kliknili Shrani in novo, prikaže prazno okno Ustvari dobropise/Vračila, tako da lahko ustvarite drugo dobropis. (Upoštevajte, da lahko listate naprej in nazaj po dobropisih, ki ste jih ustvarili prej, s klikom na gumba Naprej in Prejšnji.) Ko končate z ustvarjanjem dobropisov, lahko kliknete gumb Zapri obrazca dobroimetja.

Če označite, da želite natisniti ček za vračilo, QuickBooks prikaže okno Write Checks in samodejno izpolni ček ter ga poveže z beležko.