Kako plačati zaposlene v QuickBooks 2019 Basic Payroll

Za samozaposlene ali lastnike malega podjetja QuickBooks 2019 ponuja dve možnosti »naredi sam« za plačilo zaposlenih: osnovni obračun plač (kar običajno pomeni, da vam računovodja pomaga pri obrazcih za davek na izplačane plače) in izboljšan obračun plač (kar pomeni, da QuickBooks pomaga ti z obrazci za davek na izplačane plače). Z možnostjo Osnovni obračun plače večino dela opravite sami, vendar za obdelavo plačilne liste ne plačate veliko.

Tretja možnost izplačevanja plač bi bila izplačana plača s pomočjo QuickBooks. S to možnostjo plačujete svoje zaposlene v QuickBooks, nato pa Intuit obravnava plačila davkov in vložite potrebne obrazce za davek na izplačane plače.

Nastavite QuickBooks 2019 Basic Payroll

Če želite nastaviti plačilno listo "naredi sam", stopite skozi spletni intervju. Če želite začeti ta intervju, izberite Zaposleni → Plače → Vklopi obračun plač v QuickBooks. QuickBooks prikaže prikazano stran.

Prva spletna stran za nastavitev plač.

Morda boste morali klikniti gumb, da razširite okno Vklopi obračun plače v QuickBooks, tako da boste videli tako osnovno kot izboljšano možnost. V bistvu, če izberete možnost Osnovni obračun plač, boste morali vi ali vaš računovodja nakazati davke na izplačane plače ter nato pripraviti in vložiti obračune davka na izplačane plače. Če izberete možnost Enhanced Payroll, vam bo QuickBooks pomagal pri nakazovanju davka na izplačane plače in nato za vas pripravil (ali večinoma pripravil) obračune davka na izplačane plače.

Izberete želeno možnost plače s klikom na njen gumb Poskusi brezplačno. QuickBooks prikaže drugo stran z informacijami, ki opisuje vaše možnosti plačila in morebitne posebne popuste. (Včasih dobite boljše cene in poseben popust, če se na primer prijavite za eno leto.)

Intuitova cena za storitve izplačevanja plač se spreminja, vendar v času, ko pišem (poletje 2018), storitev Basic Payroll stane približno 250 USD na leto, storitev Enhanced Payroll pa približno 400 USD na leto. Vsak strošek se poveča glede na število zaposlenih, ki jih imate, in število izdanih čekov.

Če želite izbrati možnost Osnovni obračun plače, kliknite gumb Nadaljuj, ko QuickBooks prikaže naslednji zaslon z dodatnimi informacijami o cenah in funkcijah te možnosti. Nato QuickBooks zbere podatke o vaši kreditni kartici (da vam lahko zaračuna storitev).

Prijavite se za storitev obračuna plač

Če se želite prijaviti za storitev obračuna plač, potem ko ste izbrali določeno možnost, izpolnite vrsto obrazcev na spletnih straneh. Na poti vnesete ime in naslov podjetja ter navedete identifikacijsko številko delodajalca (EIN) vašega podjetja. Za premikanje po obrazcih spletnih strani kliknite gumba Nadaljuj in Nazaj. QuickBooks vas zelo učinkovito vodi skozi postopek prijave. Preprosto sledite navodilom na zaslonu, da opišete, kako vaše podjetje obdeluje plačilne liste.

Toda dovolite mi, da izdam opozorilo: Ko nastavite podatke o svojem podjetju za izplačane plače, QuickBooks zahteva kup informacij. V celoti morate opisati, kako plačujete svoje zaposlene, komu nakazujete odbitke in druge podobne stvari. Pozorno preberite navodila, ki jih ponuja QuickBooks, kar traja nekaj časa. Če se znajdete v težavah, boste morda želeli poiskati pomoč zunanjega računovodje za nastavitev storitve Enhanced Payroll ali razmisliti o možnosti Assisted Payroll.

Postavite zaposlene

Ko nastavite podatke o vašem podjetju za izplačane plače, ste pripravljeni na nastavitev zaposlenih za obračun plač. Kot del postopka osnovne nastavitve plač QuickBooks prikaže spletno stran, kjer lahko dodate svoje zaposlene. Zaposlene lahko dodate tudi tako, da prikažete Center za zaposlene. (Izberite Employees → Employee Center in kliknite gumb New Employee.) Ko kliknete gumb New Employee, QuickBooks prikaže zavihek Osebno v oknu New Employee, kot je prikazano.

Zavihek Osebno v oknu Nov zaposleni.

Če želite opisati zaposlenega, izpolnite polja, navedena na zavihku Osebno. Vse te stvari so samoumevne. Ime osebe vnesete v polja Legal Name. Ime zaposlenega je v polju First, srednja začetnica je v polju MI in tako naprej.

Kliknite zavihek Naslov in stik (ni prikazano), da zberete in shranite poštni naslov zaposlenega in druge kontaktne podatke, kot je njegova ali njena telefonska številka.

Če želite zbrati in shraniti dodatne informacije za zaposlenega (kot je številka njegovega bančnega računa za neposredno nakazilo), kliknite zavihek Dodatne informacije (prav tako ni prikazano). Ta zavihek ponuja gumb Določi polje, ki ga lahko uporabite za zbiranje podatkov po meri o zaposlenem. Če želite uporabiti možnost Polje po meri, kliknite gumb Določi polje in nato v pogovornem oknu Določi polje določite polja, ki jih želite dodati.

Navedite plačilne in davčne podatke

Uporabite zavihek Informacije o plači, da opišete, kako se izračunajo plače ali plače zaposlenega, kot je prikazano na naslednji sliki. S spustnim seznamom Urnik plač lahko nastavite redni razpored plač (na primer tedensko ali polmesečno) in dodelite zaposlenega urniku plač. S spustnim seznamom Pogostost plačila določite obdobje plačila. Po želji, če ste vklopili funkcijo sledenja razredu QuickBooks, uporabite spustni seznam Razred, da razvrstite plačila temu zaposlenemu. V polje Zaslužek vnesete postavko plače. Če zaposleni na primer zasluži letno plačo 30.000 $, v stolpec Ime postavke vnesete postavko plače. Nato v stolpec Urna/letna stopnja vnesete letno plačo 30.000 $.

Zavihek Informacije o plačilu v oknu Nov zaposleni.

Če želite opisati, katere davke plača zaposleni, kliknite gumb Davki. QuickBooks prikaže pogovorno okno Davki. Uporabite zavihek Zvezni za identifikacijo statusa prijave zaposlenega, števila zahtevanih dodatkov in morebitnega dodatnega odtegljaja. Poleg tega uporabite potrditvena polja Subject To, da označite, ali je ta zaposleni zavezanec za Medicare, socialno varnost ali zvezni davek za brezposelnost ali ali je uslužbenec upravičen do dobropisa za zasluženi dohodek. Upoštevajte, da niso vsi zaposleni zavezanci za davke na Medicare in socialno varnost. Za več informacij se posvetujte s svojim davčnim svetovalcem.

Zavihek Zvezni v oknu Davki.

Zavihek Država očitno vsebuje polja, ki jih lahko uporabite za opis državnih davkov. Zavihek Drugo vam omogoča, da opišete in shranite vse lokalne davčne informacije, kot je mestna dohodnina. Tudi to, kar vidite na zavihku Drugo, je odvisno od vašega kraja.

Če kliknete gumb Bolniške/Odmor na zavihku Informacije o plačilu v pogovornem oknu Novi uslužbenec, se prikaže pogovorno okno Bolniške in počitnice. To pogovorno okno vam omogoča, da določite, kako se plača bolniško ali regres in čas osebnega dopusta obračuna plačilno obdobje glede na plačilno obdobje. Določite lahko število bolniških ur ali ur dopusta v besedilnem polju Ure, ki so na voljo v času, ko nastavljate plačilno listo. S spustnim seznamom Obdobje obračunavanja lahko določite, kako pogosto je treba obračunati bolniško ali regres. Če se obračuna bolniški ali regres, uporabite polje Natečene ure, da določite, koliko ur bolniškega ali dopustnega časa zaposleni zasluži za vsako plačo ali uro ali na začetku leta. Če ste nastavili največje število bolniških ur ali ur dopusta, ki jih lahko zbere zaposleni, vnesite to vrednost v polje Največje število ur. Če želite na začetku vsakega leta ponastaviti bolniške in dopustne ure na nič, izberite Ponastavi ure vsako novo leto? potrditveno polje.

Pogovorno okno Bolan in dopust.

Območje Počitnice v pogovornem oknu Bolne in počitnice deluje na enak način kot Območje Bolezni. V polje Ure, ki so na voljo, vnesite število prostih ur počitnic. S spustnim seznamom Obdobje nastanka poslovnega dogodka določite, kako pogosto zaposleni zaslužijo dopust. Uporabite potrditveni polji Natečene ure in Največje število ur, da nadzirate, kako delujejo izračuni za čas dopusta. Končno izberite Ponastavi ure vsako novo leto? potrdite polje, da na začetku vsakega novega leta izpraznite čas počitnic.

Če ste se odločili za uporabo možnosti neposrednega pologa, kliknite gumb Neposredni depozit na zavihku Informacije o plačilu v pogovornem oknu Nov zaposleni. QuickBooks vas pozove, da zagotovite informacije, potrebne za neposredno deponiranje čekov za zaposlene.

Navedite druge informacije v zvezi z zaposlitvijo

Če izberete zavihek Informacije o zaposlitvi v pogovornem oknu Nov zaposleni, QuickBooks prikaže zavihek, ki ga uporabljate za shranjevanje datuma zaposlitve, datuma odpovedi in podobnih delov podatkov o zaposlitvi.

Nastavite zneske za leto do datuma

Če storitev Osnovni obračun plač vzpostavljate na samem začetku poslovanja ali na začetku leta, vam ni treba nastavljati nobenih zneskov od leta do datuma (ker vsa od leta do datuma zneski enaki nič). Če želite preklopiti na storitve bivši Osnovni izplačane v sredi leta, pa ste se morali ustanoviti leto do posodobljene zneske. Iz tega razloga vas QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard vodi skozi postopek za beleženje zneskov od leta do datuma.

Če je zunanji servisni urad, kot sta ADP ali Paychex, izvajal vašo obdelavo plačilne liste, bo končno poročilo o plačilu tega zunanjega servisnega urada verjetno zagotovilo vse informacije, ki jih potrebujete za nastavitev osnovne plačilne storitve. Če ste delali z knjigovodjo ali računovodjo, da bi opravili obračun plače, bi morali imeti možnost, da dobite pomoč te osebe, da opiše zneske plačil od leta do datuma.

Preverite podatke o nastavitvah plačilne liste

Kot del osnovnega postopka nastavitve plače lahko QuickBooks (ali vi) prepozna podatke o plačah, ki se ne zdijo pravilni. Morda uslužbenec, za katerega veste, da ste ga plačali, ne kaže nobenih letnih plač. V tem primeru popravite napačne podatke tako, da sledite navodilom na zaslonu. Upoštevajte pa, da lahko postopek nastavitve QuickBooks Basic Payroll identificira tudi sumljive podatke o plačilu, ki so dejansko pravilni. V zvezni državi Washington, na primer, uradniki niso predmet državnega zavarovanja za primer brezposelnosti, če se tako odločijo. QuickBooks pa tega ne ve, zato uradnike, ki niso označeni kot zavezanci državnega zavarovanja za primer brezposelnosti, označi kot možne napake.

Še enkrat, če se vam ne zdi udobno odgovoriti na nekatera od teh vprašanj o nastavitvi plače, poiščite pomoč računovodje. Iskreno povedano, ko imate zunanji servisni urad, ki pripravi vaše preglede plačilnih listov, res plačate za strokovno znanje in znanje tega podjetja o tem, kako vse te stvari za obdelavo plače delujejo. V resnici ne plačujete časa za računalnik in papirja, na katerem so napisani čeki.

Načrtujte plačilne liste QuickBooks 2019

Postopek osnovne nastavitve plačilne liste vas vodi tudi skozi delo pri načrtovanju izplačevanja plač. Z drugimi besedami, če boste svojo plačilno listo izvajali vsak teden, dvakrat na mesec ali v katerem koli intervalu, vas postopek nastavitve zahteva, da opišete urnik. Ponovno, tako kot pri drugih opravilih, pri katerih vam pomaga postopek osnovne nastavitve plače, je vse, kar morate storiti, zagotoviti nekaj bitov in kosov informacij.

Plačajte zaposlenim v QuickBooks 2019

Ko opravite korake, potrebne za nastavitev zmožnosti obdelave plač QuickBooks, je plačilo zaposlenih – hvala bogu – precej enostavno. Če želite plačati zaposlene, sledite tem korakom:

Izberite Zaposleni → Plačajte zaposlenim → Načrtovani obračun plač.
QuickBooks prikaže okno Employee Center.

Zaženite načrtovano plačilno listo, ki jo želite izvajati.
Če želite začeti načrtovani obračun plač, ki ga želite izvesti, ga izberite v seznamskem polju na vrhu okna Employee Center.

Kliknite gumb Začni načrtovani obračun plač.

Navedite datum preverjanja plačilne liste in uporabite polje Check Date, da navedete datum, ki ga želite prikazati na pregledih plač.

Določite datum, ko se plačilno obdobje konča v polju Konec plačilnega obdobja.

S spustnim seznamom Bančni račun določite bančni račun, na katerega želite pisati čeke.

Preverite zaposlene, ki jih želite plačati.
QuickBooks navaja aktivne zaposlene, vključene v načrtovano plačilno listo. Želite se prepričati, da je seznam izbranih zaposlenih pravilen. Lahko kliknete na navedene zaposlene, da jih izberete in prekličete izbor.

Kliknite Nadaljuj.
QuickBooks izračuna plačilne preglede in zneske odbitka plače za vsakega od izbranih zaposlenih.

Če želite sprejeti predogledano plačo, opisano ali prikazano v pogovornem oknu, kliknite njen gumb Ustvari plače.
QuickBooks prikaže pogovorno okno, ki vam omogoča tiskanje plačnih čekov ali plačilnih listov za neposredno polog.

Kliknite gumb Print Paychecks ali Print Pay Stubs in sledite navodilom na zaslonu.
Ko kliknete kateri koli gumb, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izbira plačil/plačil za tiskanje. Potrditi morate bančni račun, na katerega želite pisati čeke. Če tiskate čeke, uporabite tudi polje Prva kontrolna številka, da navedete vnaprej natisnjeno številko obrazca, prikazano na prvem čeku plače, ki ga boste natisnili. Prav tako morate potrditi, da so plače zaposlenih, navedene v pogovornem oknu, tiste, ki jih želite natisniti.

Ko potrdite, da so podatki o tiskanju plače pravilni, kliknite V redu.
QuickBooks prikaže pogovorno okno Print Checks (isto, ki ga uporabljate za tiskanje vseh čekov).

Čeke natisnite na običajen način.

Če želite preklicati izbor plače za tiskanje, kliknite stolpec za preverjanje, da odstranite kljukico in s tem počistite izbor plače.

Porazdelite plače ali plačilne liste.
Očitno, ko natisnete čeke, jih podpišete in nato razdelite. Tukaj vas bom prepustil sami sebi. Prepričan sem, da veste, kako najti zaposlene, ki jih morate plačati, in še kako jim izročiti njihove plače. Hudiča, verjetno trenutno stojijo poleg vaše mize in čakajo, da vseeno dokončate preglede plač.

Center za zaposlene: Okno Center za plače.

Kako urediti in razveljaviti plače v QuickBooks 2019

Bodite previdni, ko želite spremeniti podatke o preverjanju plač. Pregledi plač so nekoliko bolj zapleteni kot običajni pregledi, ker informacije iz plačilnih pregledov vplivajo na kup števcev plač. Pregledi plač povečajo na primer bruto plačo nekoga za leto in vplivajo tudi na zneske odbitkov. Iz tega razloga, ko želite spremeniti ali razveljaviti plačo, ki ste jo predhodno ustvarili, izberete ukaz Zaposleni → Uredi/Razveljavi plače. Ko to storite, QuickBooks prikaže okno Edit/Void Paychecks (ni prikazano). V tem oknu so navedeni plačni čeki, ki ste jih predhodno ustvarili in natisnili. Če želite spremeniti eno od navedenih plač, dvokliknite plačo. Ko QuickBooks prikaže okno Paychecks, kliknite gumb Paycheck Detail. Ko QuickBooks prikaže okno Pregled plač, uporabite za ustrezno spremembo plače. Upoštevajte, da lahko z oknom Paycheck spremenite druge podrobnosti, na primer ime ali naslov.

Če želite razveljaviti plačilo, prikazano v oknu Paycheck, izberite ukaz Uredi → Razveljavi plačilo.

Ko uredite ali razveljavite ček, kliknite gumb Shrani in zapri ali Shrani in novo, da shranite spremembe na plačilnem čeku.

Obveznosti za izplačane plače v QuickBooks 2019

Zneski, ki jih odtegnete iz plač zaposlenih, postanejo obveznosti, ki jih boste morali pozneje plačati. Če odtegnete zvezne odbitke dohodnine, morate ta plačila nakazati davčni službi.

Če želite plačati obveznosti za davek na izplačane plače, izberite Zaposleni→ Davki in obveznosti na izplačane plače→ Plačaj načrtovane obveznosti. QuickBooks prikaže okno Employee Center, ki vam omogoča, da izberete obveznosti iz plačilne liste, ki jih želite plačati. Kliknite obveznost, ki jo želite plačati, in nato kliknite gumb Ogled/Plačaj. QuickBooks napiše ček za plačilo izbrane obveznosti. Ta ček natisnete na običajen način.

Kako hitro morate nakazati vse davke na izplačane plače, ki jih sproži plačilna lista, je odvisno od različnih dejavnikov, vključno z velikostjo depozita. Dobra praksa pa je, da vse dolgovane zneske takoj nakažete. Običajno vam zadevna vladna agencija omogoča enostavno in elektronsko vplačilo davkov z uporabo spletnega mesta. Spletno mesto ameriškega ministrstva za finance, na primer, vam na ta način omogoča enostavno vplačilo zveznega davka. Pravzaprav morate uporabiti ta sistem, če plačate več kot 2.500 $ davkov na izplačane plače na četrtletje.