Kako obračunati čas v QuickBooks 2021

Večino časa so postavke vrstic, ki se pojavijo na računih QuickBooks, postavke, ki jih opišete na seznamu artiklov in nato količinsko določite neposredno na računu. V nekaterih storitvenih podjetjih pa lahko dejansko prodate več enot istega predmeta. Odvetnik lahko prodaja ure ali delne ure pravnega svetovanja in ta čas je lahko vse, kar prodaja. CPA lahko prodaja ure svetovalnega, računovodskega ali davčnega pripravljalnega dela.

V teh okoliščinah ne želite, da se račun izstavi stranki z eno vrstico, v kateri piše na primer »Pravne storitve, 100 ur, 20.000 $« — razen če ne želite ostati v poslu. Namesto tega želite račun, ki podrobno opisuje vsako od nalog, ki jih je odvetnik opravil: načrtovanje posesti za 1,5 ure, pregled pogodbe za 4 ure, priprava novega najema nepremičnine za 2 uri itd. Če želite zagotoviti to raven podrobnosti – podrobnosti, ki so resnično pod predmetom – uporabite funkcijo QuickBooks Time Tracking.

QuickBooks ponuja dve metodi za sledenje porabljenemu času, ki bo zaračunan na računu kot postavka. Uporabite lahko tedenski urnik, lahko pa umerite ali zabeležite posamezne dejavnosti. Na kratko opišem, kako delujeta obe metodi časovnega sledenja; niti eno ni težko. Ponudniki poklicnih storitev (računovodje, odvetniki, svetovalci, arhitekti itd.), ki zaračunavajo na podlagi porabljenega časa, bi morali razmisliti o uporabi ene od teh funkcij, da zagotovijo točne evidence o času, porabljenem za delo za stranko ali stranko.

Kako uporabljati tedenski urnik

Če želite uporabiti metodo tedenskega urnika, izberite Stranke→ Vnesi čas→ Uporabi tedenski urnik. QuickBooks prikaže prikazano okno Tedenski urnik. Če želite uporabiti okno Tedenski urnik, najprej uporabite polje Ime, da identificirate zaposlenega, prodajalca ali drugo osebo, ki izvaja storitev.

Ime te osebe bi morali izbrati na spustnem seznamu Ime. Če ne morete izbrati imena osebe s spustnega seznama Ime, ga vnesite v polje; nato, ko ste pozvani, povejte QuickBooks, na kateri seznam (ime zaposlenih, prodajalca ali druga imena) je treba dodati ime. Ko dodate ime osebe, ki je opravila delo, uporabite stolpce okna Tedenski urnik, da opišete stranko ali delo, za katero je bilo delo opravljeno, kodo storitve, kratek opis ali opombo, postavko plače ( če uporabljate QuickBooks za obračun plač), razred (če sledite razredom) in nato ure, porabljene na dan.

V okno Tedenski urnik lahko vnesete poljubno število vrstic. Vsaka vrstica je na računu prikazana ločeno. Informacije o opombah se prikažejo v območju opisa računa. Iz tega razloga želite uporabiti ustrezne in opisne opombe.

Okno Tedenski urnik

Časovno določite posamezne dejavnosti

Če želite beležiti storitvene dejavnosti, ko se pojavijo, izberite Stranke→ Vnesite čas→ Čas/Vnesite posamezno dejavnost. QuickBooks prikaže pogovorno okno Time/Enter Single Activity, kot je prikazano.

Pogovorno okno Čas/vnos posamezne dejavnosti

Če želite časovno ali zabeležiti posamezno dejavnost, zabeležite datum dejavnosti v polje Datum. Uporabite polje Ime za identifikacijo osebe, ki je opravila storitev. V polju Stranka:Delo določite stranko ali delo, za katerega je bila storitev opravljena. Na spustnem seznamu Postavka storitve izberite ustrezno postavko storitve in (če sledite zaposlenemu) ustrezno postavko plačilne liste s spustnega seznama Postavka plače. Če sledite razredom, lahko predvidljivo uporabite tudi spustni seznam Razred, da razvrstite dejavnost. Uporabite polje Opombe, da zabeležite kratek in ustrezen opis storitve. Ta opis je prikazan na računu, zato bodite premišljeni glede tega, kar pišete.

Ko opišete ali zagotovite te splošne informacije o storitvi, imate na voljo dva načina za beleženje časa, porabljenega za storitev:

• Zapišite čas ročno. Čas, porabljen za dejavnost, lahko ročno zabeležite z uporabo polja Trajanje, da vnesete čas. Če ste na primer porabili 10 minut, vnesite 0:10 v polje Trajanje. Če ste porabili 3 ure in 40 minut, vnesite 3:40 v polje Trajanje.
• QuickBooks naj zabeleži čas. QuickBooks lahko tudi zabeležite čas, ki ste ga porabili za dejavnost. Preprosto kliknite gumb Začni v polju Trajanje, ko začnete dejavnost, in kliknite gumb Ustavi, ko ustavite dejavnost. Če želite časovnik začasno zaustaviti (medtem, ko na primer sprejmete telefonski klic), kliknite gumb Pause.

Ko uporabite pogovorno okno Čas/Vnos posamezne dejavnosti, da opišete dejavnost, ki jo izvajate, kliknite gumb Shrani & novo ali Shrani in zapri, da shranite informacije o dejavnosti.

Preverite, ali je izbrano potrditveno polje Plačljivo (v zgornjem desnem kotu pogovornega okna). Če izberete polje Plačljivo, QuickBooks sporočite, da mora hraniti to evidenco plačljive dejavnosti za kasnejšo vključitev v račun.

Uporabite lahko gumba Prejšnji in Naslednji, ki se prikažeta na vrhu pogovornega okna, da se pomikate naprej in nazaj po svojih zapisih časovne aktivnosti. Upoštevajte tudi, da je na voljo gumb za črkovanje. Kliknite ta gumb, da preverite črkovanje opisa opomb, ki ga vnesete – kar je dobra ideja, ker bodo te informacije pozneje prikazane na računu.

Kako vključiti obračunski čas na račun

Če želite računu dodati obračunski čas in stroške, ustvarite račun na običajen način, kot sem opisal prej. Ko identificirate stranko (če ste vnesli čas za stranko) in če ste sledili stroškom za stranko, QuickBooks prikaže okno s sporočilom, ki vas vpraša, ali želite zaračunati kateri koli čas ali stroške. Če ste odgovorili pritrdilno, QuickBooks prikaže pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov, ki je prikazano tukaj.

Pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov

Zavihek Čas tega pogovornega okna prikazuje vsak čas, ki ste ga zabeležili za stranko. Če želite te čase dodati na račun, kliknite stolpec Uporabi za čas. (Stolpec Uporabi je skrajni levi stolpec, ki prikazuje kljukico.) Ali pa, če želite izbrati vse čase, kliknite gumb Izberi vse. Nato kliknite V redu. QuickBooks doda vsak od teh plačljivih časov na račun kot ločene vrstice. Ta slika prikazuje, kako se v oknu Ustvari račune prikažejo informacije o plačljivem času.

Okno Ustvari račune, obračunavanje za obračunski čas

Če pustite potrditveno polje z naslovom Natisni izbrani čas in stroške kot eno postavko računa neizbrano, QuickBooks vsakokratno beleženje, ko se prijavite, vnese v ločeno vrstico računa, kot je prikazano. Če pa potrdite polje, QuickBooks omogoča združevanje posameznih časovnih zapisov v eno vrstico računa. (Če vas zanima, boste morda želeli malo eksperimentirati s to funkcijo.)

Kliknete lahko zavihek Predmeti, Stroški ali Prevožene kilometre, da si ogledate sezname predmetov, žepnih stroškov ali poslovnih milj, nastalih v imenu stranke. Za te vrste stvari na račun dodate stroške na enak način, kot dodate stroške za čas. Lahko celo dodate pribitek za svoje žepne stroške. Mimogrede, če se želite vrniti v pogovorno okno Izbira obračunskega časa in stroškov in si ogledujete okno Ustvari račune, kliknite gumb Dodaj čas/stroške, ki se prikaže na vrhu okna Ustvari račune.