Kako nastaviti zaloge v QuickBooks 2019

Preden lahko sledite svojemu inventarju, morate narediti dve stvari. Najprej morate QuickBooks povedati, da želite slediti zalogi. Če želite to narediti, izberite Uredi → Nastavitve. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kliknite ikono Predmeti in inventar na seznamu na levi. Vaš zaslon bi moral videti izjemno podoben prikazanemu. (Morda boste morali najprej klikniti zavihek Nastavitve podjetja.) Prepričajte se, da je izbrano potrditveno polje Zaloge in naročila za nakup in da je izbran eden od gumbov možnosti Opozori, če ni dovolj zalog za prodajo.

Pogovorno okno Nastavitve za Predmeti in inventar.

Tukaj je druga stvar, ki jo morate storiti: Ustvarite seznam predmetov. Ta seznam je opis vseh artiklov, ki bi jih lahko dali na račun. Z drugimi besedami, vsi artikli, ki jih naročite in prodate, spadajo na seznam artiklov.

Svoj začetni seznam elementov bi morali nastaviti med nastavitvijo QuickBooks. Če želite na svoj seznam dodati element, izberite Seznami→ Seznam predmetov. Nato kliknite gumb Element, v spustnem meniju izberite Novo in izpolnite okno Nov element.

Ko vklopite inventar in nastavite (ali posodobite) svoj seznam predmetov, lahko sledite svojemu inventarju.

Ko raztovarjate predmete iz tovornjaka, jih prejemate po pošti ali kupujete od uličnega krošnjarja, morate predmete zabeležiti, da lahko QuickBooks spremlja vaš inventar. Kako boste posneli predmete in jih plačali, je odvisno od tega, ali plačate z gotovino na glavo, prejmete račun skupaj s predmeti ali prejmete predmete brez računa (v tem primeru artikle plačate pozneje).

Morda ste izpolnili naročilnico (PO) za izdelke, ki jih prejmete. Če je temu tako, bo prejemanje predmetov nekoliko lažje. Zelo priporočam, da izpolnite naročilnico, ko naročite izdelke, ki jih boste prejeli in plačali pozneje.

Zabeležite predmete, ki jih plačate vnaprej

Prav, pravkar ste kupili tri porcelanaste piščance na bazarju v Marakešu, zdaj pa jih želite dodati v svoj inventar in zabeležiti nakup. Kako evidentirate zaloge, ki ste jih plačali na blagajni? Seveda z uporabo okna Write Checks – na enak način kot beležite vse druge račune, ki jih plačate vnaprej.

Posnemite predmete, ki niso priloženi računu

Kaj se zgodi, če so predmeti pred računom? Imate srečo - imate stvari in vam jih še ni treba plačati. Vendar morate zabeležiti inventar, ki ste ga pravkar prejeli, da boste vedeli, da ga imate pri roki. Tega ne morete storiti v oknu Write Checks, ker ne boste pisali čeka za plačilo stvari — vsaj ne nekaj časa. Kako zabeležite predmete, ki jih prejmete, preden jih plačate? Beri naprej:

1. Izberite Prodajalci → Prejmite predmete ali kliknite ikono Prejmi inventar na začetnem zaslonu in izberite možnost Prejemanje zalog brez računa.

Vidite okno Ustvari potrdila o artiklih, kot je prikazano. To okno je podobno oknu Vnos računov, vendar se glasi Prejem artikla. (Ko prejmete račun za artikle, se znova prikaže okno Vnos računov.)

Okno Ustvari prejemke artiklov.

2. Izpolnite zgornji del okna.

Če želite zabeležiti artikle od prodajalca, ki je že na seznamu dobaviteljev, kliknite puščico navzdol in nato izberite prodajalca. Če je prodajalec nov prodajalec, v spustnem meniju izberite Dodaj novega in nato v pogovornem oknu Nov prodajalec, ki se prikaže, podrobno opišite prodajalca. Ko končate s pogovornim oknom Nov prodajalec, kliknite V redu.

3. Kliknite zavihek Predmeti.

Zavihek Predmeti morate klikniti samo, če še ni prikazan. Verjetno je. Toda kodeks časti piscev računalniških knjig in kompulzivna osebnost zahtevata, da vam povem, da obstaja še en zavihek – zavihek Stroški – in bi ga lahko namesto tega prikazali.

4. Premaknite se na stolpec Element in vnesite ime za element.

Bodite pozorni na puščico navzdol v stolpcu Element. Kliknite ga, da si ogledate seznam predmetov. Ali je predmet, ki ga plačujete, prikazan na tem seznamu? Če je tako, kliknite. Če ne, vnesite novo ime predmeta. Videli boste sporočilo, da element ni najden. Kliknite Da, izpolnite pogovorno okno Nov element in nato kliknite V redu.

Prav tako se lahko spustite po embalaži in vnesete predmete na zavihku Predmeti. Prepričajte se, da zavihek Predmeti natančno prikazuje, kaj je na embalaži. V polje Zabeležka vnesite kratek opis artiklov, ker se lahko ta opis izkaže za uporabnega pozneje, ko boste želeli svoj račun uskladiti z računom. Ko končate, bi moralo okno Ustvari račune elementov izgledati podobno kot prejšnja slika.

5. Navedite količino in stroške, kot sledi:

• Stolpec Količina: opišite količino, ki ste jo prejeli.
• Stolpec stroškov: opišite strošek na enoto postavke. Če cena na enoto artikla, ki jo vnesete, predstavlja spremembo, QuickBooks vpraša, ali želite posodobiti njegovo standardno ceno artikla (kot je shranjeno na seznamu artiklov) in ali želite posodobiti svojo standardno ceno za izdelek.

6. Kliknite gumb Shrani & novo ali gumb Shrani in zapri, da posnamete elemente, ki ste jih pravkar prejeli.

Predmeti so uradno del vašega inventarja. Prejem artikla je vpisan v register obveznosti. Ne samo to, ampak tudi, da ste pripravljeni, ko pride račun.

Plačajte artikle, ko prejmete račun

Predmeti prispejo, vi pa izpolnite potrdilo o prejemu artikla. Minijo trije tedni. Kaj je to v tvojem nabiralniku? Zakaj, seveda je račun! Zdaj morate vnesti račun za artikle, ki ste jih prejeli pred tremi tedni. To delo je enostavno:

1. Izberite Prodajalci→ Vnesi račun za prejete artikle.

Ali pa na začetnem zaslonu kliknite ikono Vnesi račune glede na inventar. Če ste v centru za dobavitelje, kliknite Nove transakcije in nato Vnesite račun za prejete artikle. Prikaže se pogovorno okno Select Item Receipt, kot je prikazano.

Pogovorno okno Izbira potrdila o artiklu.

2. Kliknite spustni meni Prodajalec in izberite ime prodajalca, ki vam je poslal račun.

V polju vidite enega ali več potrdil o artiklih z datumom, ki ste ga vnesli na račun, njegovo referenčno številko in opombo, ki ste jo zapisali na potrdilu.

3. Izberite prejem artikla, za katerega želite vnesti račun, in kliknite V redu.

Prikaže se okno Vnos računov, kot je prikazano . Ali se ti podatki zdijo znani? Moralo bi — to so isti podatki, ki ste jih vnesli v okno Ustvari potrdila o artiklih, le da zdaj delate z računom, ne s potrdilom.

Okno Vnos računov.

4. Primerjajte zavihek Predmeti v oknu z računom.

Ali plačujete za tisto, kar ste prejeli prej? Na vaš račun so morda dodani stroški pošiljanja in prometni davek. Morda boste morali prilagoditi tudi ceno, ker ste morda ugibali, ko ste beležili prejem artiklov. Če je tako, dodajte in prilagodite izvirne podatke o prejemu z uporabo zavihka Predmeti. (Če želite dodati nove elemente, lahko kliknete gumb Preračunaj.)

Koliko dni morate plačati ta račun? Je zapadlo zdaj? Oglejte si vrstico Pogoji, da vidite, kakšni so plačilni pogoji tega prodajalca. Spremenite plačilne pogoje, če so napačni, tako da v spustnem meniju izberete drug vnos.

Svoje račune želite plačati ob najboljšem možnem času, vendar se morajo pogoji v oknu Vnos računov ujemati s plačilnimi pogoji prodajalca.

5. Kliknite Shrani & novo ali Shrani in zapri, da posnamete račun.

Seveda morate še vedno plačati račun prodajalca. Pošteno.

Posnemite predmete in plačajte račun naenkrat

Recimo, da prejmete račun, ko prejmete blago. Predmeti se raztovorijo s slonovega hrbta, voznik slona pa se prikloni in vam izroči račun. Sledite korakom:

1. Izberite Prodajalci → Prejemi artikle in vnesite račun.

Ali pa na začetnem zaslonu kliknite Prejmi inventar in tam izberite možnost Prejmi inventar z računom. Ali pa v centru za dobavitelje kliknite Nove transakcije in nato Vnesite račun za prejete artikle. Videli boste okno Vnos računov. To okno poznate in natančno veste, kaj je in kaj počne. Če ste na tej strani zaradi indeksa pristali na hladnem puranu, morate za namene inventarja vedeti, kako zabeležiti predmete, ki jih plačujete.

2. Izpolnite zgornji del okna.

Ta stvar je precej osnovna. V spustnem meniju izberite prodajalca in se prepričajte, da so pogoji prodajalca za plačilo tega računa pravilno prikazani. Če je ta ponudnik nov, izberite Dodaj novega. QuickBooks vas prosi, da izpolnite pogovorno okno z informacijami o prodajalcu. Naredi. Prepričajte se, da ste pravilno izpolnili vrstico Doseg računa.

3. Kliknite zavihek Predmeti in navedite vse predmete, ki jih plačujete.

Če si želite ogledati seznam elementov, premaknite kazalec na stolpec Element in kliknite puščico navzdol, ki se prikaže. Prepričajte se, da sta količina in cena artiklov pravilno navedena na zavihku Predmeti.

4. Kliknite Shrani & novo ali Shrani in zapri.

QuickBooks doda predmete, ki ste jih navedli, na seznam predmetov in jih naredi uradne dele vašega inventarja.

Ko prodajaš stvari

Morda ste opazili podobnosti med zavihkom Predmeti v oknu Vnos računov in poljem Količina/Šifra artikla/Opis/Cena/Vsak/Znesek na dnu računa. QuickBooks uporablja oboje za vodenje inventarja.

Ko prodajate stvari, QuickBooks samodejno prilagodi vaš inventar. Z drugimi besedami, če kupite 400 porcelanastih piščancev in jih prodate 350, jih imate pri roki le 50. QuickBooks posodobi zapise za to spremembo. Brez zmešnjave, brez galame. Bože, a ni to super? Nič več ležanja budnega ponoči in spraševanja, ali imate dovolj piščancev ali vombatov ali karkoli drugega. Enako se zgodi, ko prodajate z gotovino. Ko navedete predmete na potrdilu o prodaji, QuickBooks domneva, da vam zapuščajo roke, in jih odšteje od vašega inventarja.

Še ena dobra stvar, ki jo je treba omeniti pri dobrem obračunavanju zalog: v oknih QuickBooks, ki vam omogočajo vnos količine artiklov v zalogi (na primer okno, ki ga uporabljate za beleženje računa), QuickBooks postavi majhen gumb v polje Količina. Ta gumb lahko kliknete za ogled pogovornega okna, ki opisuje trenutno in prihodnjo razpoložljivost artikla.

Ena morala te zgodbe je »Vzdržujte dober, opisen seznam predmetov«. Druga moralo je »Previdno vnesite predmete na zavihku Predmeti čekov in računov ter v polje Artikel/Opis/Količino/Stopnja/Znesek prodajnih potrdil in računov.«