Kako nastaviti splošne računovodske možnosti v QuickBooks 2013

Zavihek Nastavitve podjetja QuickBooks 2013 ponuja naslednjih pet splošnih potrditvenih polj za računovodstvo ter datumska opozorila in nastavitve datuma zaključka. (Potrditvena polja so verjetno samoumevna za vsakogar, ki je malo obračunal s QuickBooks, toda za nove uporabnike QuickBooks je tukaj kratek opis, kaj počne vsak.)

• Uporabi številke računov: potrditveno polje Uporabi številke računov, če je izbrano, vam omogoča, da vnesete številko računa za transakcijo. Povezano potrditveno polje Pokaži samo najnižji podračun pove QuickBooks, naj prikaže samo ime in številko računa podračuna (če ga uporabljate) namesto celotne dediščine računa.

  Če uporabljate veliko ravni podračunov, lahko ta možnost resnično počisti poglede in tako lažje ugotovite, kateri račun gledate.

• Zahtevaj račune: potrditveno polje Zahtevaj račune, če je izbrano, pove QuickBooks, da morate določiti račun za transakcijo. To je smiselno. Če ne uporabljate računov za sledenje zneskov, ki pritekajo v podjetje in iz njega, v resnici ne vodite računovodstva. Nikoli ne bi bilo smiselno počistiti potrditvenega polja Zahtevaj račune.

• Uporabi sledenje razreda za transakcije: potrditveno polje Uporabi sledenje razreda vam omogoča, da QuickBooks poveste, da ne želite uporabljati samo računov za sledenje svojih finančnih informacij, ampak tudi razrede. Razredi vam omogočajo, da informacije na ravni računa razdelite na drug način. To se sliši zapleteno, vendar je v resnici precej preprosto.

  Seznam računov vam na primer omogoča sledenje prihodkov in odhodkov po kategorijah prihodkov in odhodkov. Stroške lahko spremljate z uporabo kategorij, kot so plače, najemnina in zaloge. Razredi vam torej nudijo način za sledenje tem informacijam v drugi dimenziji.

  Stroške plač lahko na primer razdelite na tiste plače, porabljene za dve različni lokaciji vašega podjetja. Restavrator z dvema restavracijama bo morda želel to narediti. Upoštevajte, da QuickBooks ponuja tudi polje, ki ga lahko označite, da vas QuickBooks pozove, da dodelite razrede.

• Samodejno dodeli številko splošnega vnosa dnevnika : to potrditveno polje pove QuickBooks, da dodeli številke splošnim vnosom v dnevnik, ki jih vnesete z ukazom Ustvari vnos v dnevnik. To potrditveno polje želite pustiti izbrano. Mimogrede, splošne vnose v dnevnik običajno vnese vaš CPA ali vaš poklicni računovodja.

• Opozori pri knjiženju transakcije v zadržani dobiček: to potrditveno polje pove QuickBooks, da prikaže opozorilno sporočilo, kadar koli vi ali kdo drug poskuša neposredno obremeniti ali pripisati njegov račun zadržanega dobička. (Običajno ne želite neposredno bremeniti ali pripisati računa zadržanega dobička in samo usposobljeni računovodje bi v vsakem primeru vnesli transakcije neposredno v zadržani dobiček.)

• Opozorila o datumu: polja z datumskimi opozorili sporočajo QuickBooks, da vas opozori, ko vi ali kdo drug vnese transakcijo z datumom, ki je predaleč v preteklosti ali predaleč v prihodnosti. Če označite katero od polj Datum opozorila, želite tudi določiti, koliko dni je predaleč v preteklost ali predaleč v prihodnost.

• Nastavitve datuma zaključka: polje Datum zaključka vam omogoča, da določite datum, pred katerim vaše podatkovne datoteke QuickBooks ni mogoče spremeniti. Z drugimi besedami, če nastavite datum zaključka na 31. december 2011, QuickBooks sporočate, da ne želite, da bi se podatkovna datoteka QuickBooks spremenila pred tem datumom.

  To pomeni, da nekdo ne more spremeniti transakcije, ki je z datumom pred vašim zaključnim datumom, ne da bi prejel strašljivo opozorilno sporočilo. To tudi pomeni, da nekdo ne more vnesti transakcije z uporabo datuma pred tem zaključnim datumom.

  Lahko kliknete gumb Nastavi datum/geslo, da prikažete pogovorno okno, v katerem lahko določite zaključni datum in ustvarite geslo, ki je potrebno, ko želi nekdo dodati staro transakcijo ali spremeniti staro transakcijo.

Prejšnje različice QuickBooks so vam omogočale tudi vklop in izklop funkcije revizijske sledi z uporabo zavihka Nastavitve podjetja v računovodskih nastavitvah. Vendar pa vse najnovejše različice QuickBooks zagotavljajo vedno vklopljeno revizijsko sled, tako da ne vidite več računovodskih nastavitev potrditvenega polja Revizijska sled.

Mimogrede, revizijska sled preprosto vodi seznam, kdo izvaja katere spremembe v transakcijah. Računovodje, predvidljivo, ljubijo revizijske sledi. Revizijske sledi omogočajo nekomu, kot je vaš CPA, da pride naknadno in ugotovi, zakaj je stanje na računu takšno, kot je.