Kako nastaviti seznam ponudnikov QuickBooks 2014

Tako kot uporabljate seznam strank v QuickBooks za vodenje evidenc o vseh svojih strankah, uporabite seznam dobaviteljev za vodenje evidenc o svojih prodajalcih. Tako kot seznam strank vam tudi seznam dobaviteljev omogoča zbiranje in beleženje informacij, kot so naslov prodajalca, kontaktna oseba itd.

Če želite ponudnika dodati na seznam dobaviteljev, sledite tem korakom:

1Izberite ukaz Vendors→Vendor Center.

Ko to storite, QuickBooks prikaže okno Vendor Center.

2 Če želite dodati novega prodajalca, kliknite gumb Nov prodajalec in nato na spustnem seznamu izberite Nov prodajalec.

QuickBooks prikaže okno New Vendor.

3 V polju Vendor Name vnesite ime prodajalca.

Kot v primeru seznama Customer:Job, uporabite to ime za sklicevanje na prodajalca v QuickBooks. Zaradi tega je okrajšava v redu. Želite le nekaj, kar je enostavno vnesti in si lahko zapomnite.

4 (Neobvezno) Če prodajalcu plačujete v valuti, ki se razlikuje od vaše običajne domače valute, izberite to valuto na spustnem seznamu Valuta.

Če ste QuickBooks povedali, da delate v več valutah – to bi storili med postopkom nastavitve EasyStep Interview – QuickBooks želi, da ugotovite, kdaj prejmete račune od prodajalca ali plačate od prodajalca v valuti, ki se razlikuje od vaše domače valute. (Opomba: slika ne prikazuje spustnega seznama Valuta, ker funkcija sledenja več valutam ni vklopljena.)

5 (Običajno pravilo) Ignorirajte polji Začetno stanje in Kot Of.

Ne delajte ničesar s poljema Začetno stanje in As Of. Ljudje, ki ne vedo bolje, uporabljajo ta polja za vnos začetnega stanja, ki ga dolguje prodajalcu, in datuma dolga zneska. Toda to povzroča težave šele kasneje. V nekem trenutku v prihodnosti bo moral računovodja te uboge duše najti in popraviti to napako.

Kot pri dodajanju novih strank, pa obstaja izjema od običajnega pravila.

Čeprav je običajno pravilo, da ne želite določiti začetnega stanja za prodajalca, ima to pravilo pomembno izjemo. Svoje obveznosti na računih zabeležite na datum konverzije tako, da nastavite začetno stanje za vsakega prodajalca na datum konverzije. Vsota teh začetnih stanj je tisto, kar QuickBooks uporablja za določitev vaših skupnih obveznosti na računih na datum konverzije.

6 Navedite podatke o naslovu prodajalca.

Zavihek Podatki o naslovu ponuja kup enostavno razumljivih polj, ki jih uporabljate za zbiranje podatkov o imenu in naslovu prodajalca. Predvidljivo vnesete polno ime prodajalca v polje Ime podjetja.

Lahko kliknete gumbe Uredi na zavihku Podatki o naslovu, da prikažete drugo pogovorno okno, imenovano pogovorno okno Urejanje informacij o naslovu, ki vam omogoča, da vnesete naslov v tipični obliki naslova ulice, mesta, države in poštne številke. Gumbi za urejanje se prikažejo na desni strani naslovnih blokov Zaračunano od in Odposlano.

7 Navedite vse potrebne dodatne informacije.

Zavihek Nastavitve plačil zbira najpomembnejše informacije o prodajalcu, vključno s številko računa, kreditnim limitom in plačilnimi pogoji, vendar če kliknete zavihek Davčne nastavitve, zavihek Nastavitve računa ali zavihek Dodatne informacije, QuickBooks prikaže nekaj drugih polj, ki lahko uporabite za zbiranje in shranjevanje informacij:

Zavihek Davčne nastavitve vam omogoča zbiranje davčne identifikacijske številke prodajalca, tako da lahko (kot včasih zahtevajo zvezni davčni zakoni) prodajalcu ob koncu leta pošljete obrazec 1099.

Zavihek Nastavitve računa vam omogoča, da določite, katere račune naj QuickBooks uporablja za vnaprejšnje izpolnjevanje polj računa pri vnašanju transakcije za prodajalca.

Zavihek Dodatne informacije vam omogoča, da kategorizirate prodajalca glede na vrsto in vam omogoča ustvarjanje drugih polj po meri.

Če prodajalcu plačate prvič, je dobra smernica, da dobite njegovo davčno številko. Če vam nekdo ne bo dal svoje davčne številke – s čimer ne boste mogli poročati o plačilih, ki jih opravite – je to verjetno znak, da nekaj ni v redu.

Če kliknete zavihek Nastavitve računa (četrti zavihek, ki je na voljo v oknu New Vendor), QuickBooks prikaže polja, ki jih lahko uporabite za seznam računov, ki jih želite, da QuickBooks samodejno izpolni namesto vas, ko zabeležite ček pri nekem prodajalcu ali ko zabeležite račun nekega prodajalca.

Na primer, če se s čekom najemodajalcu vedno plačajo stroški najemnine in stroški komunalnih storitev, lahko QuickBooks naročite, naj izpolni vnaprej, pri čemer uporabite ta dva računa vsakič, ko navedete, da pišete ček najemodajalcu ali snemate račun od njega.