Kako nastaviti računovodske nastavitve v QuickBooks 2010

Določite lahko, kako QuickBooks 2010 deluje za vas, tako da nastavite nastavitve. Te nastavitve imajo velik vpliv na delovanje QuickBooks in na to, kako določen uporabnik deluje s QuickBooks. Računovodske nastavitve lahko ročno spremenite tako, da izberete Uredi→ Nastavitve. QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, iz katerega lahko dostopate do vseh nastavitev preferenc.

Zavihek Nastavitve podjetja ponuja naslednje splošne računovodske možnosti in nastavitve datuma zaključka:

• Uporabi številke računov: omogoča vnos številke računa za transakcijo. Povezano potrditveno polje Pokaži samo najnižji podračun pove QuickBooks, naj prikaže samo ime in številko računa podračuna (če ga uporabljate) in ne celotne dediščine računa.

  Če uporabljate veliko ravni podračunov, lahko ta možnost resnično počisti poglede in tako lažje ugotovite, kateri račun gledate.

• Zahtevaj račune: QuickBooks pove, da morate za transakcijo določiti račun. Verjetno nikoli ni smiselno počistiti potrditvenega polja Zahtevaj račune.

• Uporabite sledenje razreda: omogoča vam, da QuickBooks poveste, da ne želite uporabljati samo računov za spremljanje svojih finančnih podatkov, temveč tudi razrede. Razredi vam preprosto omogočajo, da informacije na ravni računa razdelite na drug način.

• Samodejno dodeli številko splošnega vnosa dnevnika : pove QuickBooks, naj dodeli številke splošnim vnosom v dnevnik, ki jih vnesete z ukazom Naredi vnos v dnevnik.

• Opozori pri knjiženju transakcije v zadržani dobiček: QuickBooks pove, naj prikaže opozorilno sporočilo, kadar koli poskušate vi ali kdo drug neposredno obremeniti ali pripisati zadržani dobiček.

  Običajno ne želite neposredno bremeniti ali pripisati računa zadržanega dobička. In samo usposobljeni računovodje bi v vsakem primeru vnesli transakcije neposredno v zadržani dobiček.

• Opozorila glede datuma: Povejte QuickBooks, naj vas opozori, ko vi ali kdo drug vnese transakcijo z datumom, ki je predaleč v preteklosti ali predaleč v prihodnosti. Če označite katero od polj Datum opozorila, želite tudi določiti, koliko dni je predaleč v preteklost ali predaleč v prihodnost.

• Datum zaključka: Omogoča vam, da določite datum, pred katerim vaše podatkovne datoteke QuickBooks ni mogoče spremeniti. Z drugimi besedami, če nastavite datum zaključka na 31. december 2009, QuickBooks sporočate, da ne želite, da bi se podatkovna datoteka QuickBooks spremenila pred tem datumom. Prav tako lahko kliknete gumb Nastavi geslo, da prikažete pogovorno okno, v katerem lahko ustvarite geslo, ki je potrebno, če želi nekdo dodati staro transakcijo ali spremeniti staro transakcijo.

Prejšnje različice QuickBooks vam omogočajo vklop in izklop funkcije revizijske sledi z uporabo zavihka Nastavitve podjetja v računovodskih nastavitvah. Vendar pa QuickBooks od leta 2007 zagotavlja stalno revizijsko sled, tako da potrditvenega polja Revizijska sled ne vidite več. Revizijska sled, mimogrede, samo vodi seznam, ki omogoča, katere spremembe na transakcije.