Kako nastaviti računovodske nastavitve QuickBooks 2021

Zavihek Moje nastavitve v pogovornem oknu Računovodske nastavitve ponuja eno samo možnost: QuickBooks 2021 lahko poveste, da želite, da samodejno izpolni podatke, ko beleži splošni vnos v dnevnik.

Vendar ne bodite razdraženi zaradi pomanjkanja personalizacije. To skoraj popolno pomanjkanje individualno prilagojenih preferenc je smiselno, če pomislite. Računovodstvo za podjetje mora delovati na enak način za Jane kot za Joeja in Susan.

Vendar pa imate možnost, da nastavite več preferenc podjetja za računovodstvo. Še enkrat, to je smiselno, če dobro premislite. Različna podjetja vodijo svoje računovodske sisteme na različne načine.

Ta slika prikazuje zavihek Nastavitve podjetja v pogovornem oknu Računovodske nastavitve.

Zavihek Nastavitve podjetja v pogovornem oknu Računovodske nastavitve

Uporaba številk računov v QuickBooks

QuickBooks vam privzeto omogoča uporabo imen za prepoznavanje računov na seznamu kontnih načrtov ali na seznamu računov. Račun, ki ga uporabljate za sledenje odhodkov za plače, je lahko na primer znan kot »plače«, vendar lahko potrdite polje Uporabi številke računov, da QuickBooks sporočite, da želite za identifikacijo računov uporabiti številke računov in ne imena računov. Večja podjetja in podjetja z zelo dolgimi seznami računov pogosto uporabljajo številke računov. Ko uporabljate številke, lahko lažje nadzirate tako razvrščanje kontov na računovodskem izkazu kot vstavljanje novih kontov v seznam kontnih načrtov.

Potrditveno polje Pokaži samo najnižji podračun (glejte prejšnjo sliko) vam omogoča, da QuickBooks poveste, da naj v računovodskih izkazih prikaže najnižji podračun in ne višji nadrejeni račun. QuickBooks vam omogoča ustvarjanje podračunov, ki so računi znotraj računov. Ustvarite lahko tudi podračune, ki so računi znotraj podračunov. Podračune uporabljate za natančnejše sledenje sredstev, obveznosti, zneskov lastniškega kapitala, prihodkov in odhodkov.

Nastavitev splošnih računovodskih možnosti v QuickBooks

Zavihek Nastavitve podjetja (ni prikazan) ponuja naslednjih pet splošnih potrditvenih polj za računovodstvo ter datumska opozorila in nastavitve datuma zaključka. Potrditvena polja so verjetno samoumevna za vsakogar, ki je opravil malo računovodstva s QuickBooks, toda za nove uporabnike QuickBooks je tukaj kratek opis, kaj počne vsak od njih:

• Uporabi številke računov: potrditveno polje Uporabi številke računov, če je izbrano, vam omogoča, da vnesete številko računa za transakcijo. Povezano potrditveno polje Pokaži samo najnižji podračun pove QuickBooks, naj prikaže samo ime in številko računa podračuna (če ga uporabljate) namesto celotne dediščine računa. Če uporabljate veliko ravni podračunov, lahko ta možnost resnično počisti poglede in tako lažje ugotovite, kateri račun gledate.
• Zahtevaj račune: potrditveno polje Zahtevaj račune, če je izbrano, pove QuickBooks, da morate določiti račun za transakcijo. To je smiselno. Če ne uporabljate računov za sledenje zneskov, ki pritekajo v podjetje in iz njega, v resnici ne vodite računovodstva. Po mojem skromnem mnenju nikoli ne bi bilo smiselno počistiti potrditvenega polja Zahtevaj račune.
• Uporabite sledenje razreda za transakcije:Potrditveno polje Uporabi sledenje razreda za transakcije vam omogoča, da QuickBooks poveste, da ne želite uporabljati samo računov za sledenje svojim finančnim informacijam, ampak tudi Razredi vam omogočajo, da informacije na ravni računa razdelite na drug način. To se sliši zapleteno, vendar je v resnici precej preprosto. Seznam računov vam na primer omogoča sledenje prihodkov in odhodkov po kategorijah prihodkov in odhodkov. Stroške lahko spremljate z uporabo kategorij, kot so plače, najemnina in zaloge. Razredi vam torej nudijo način za sledenje tem informacijam v drugi dimenziji. Stroške plač lahko na primer razdelite na tiste plače, porabljene za dve lokaciji vašega podjetja. Restavrator z dvema restavracijama bo morda želel to narediti. Upoštevajte, da QuickBooks ponuja tudi polja, ki jih lahko potrdite, da označite, da vas QuickBooks pozove, da dodelite razrede in da dodelite razrede računom,
• Samodejno dodeli številko splošnega vnosa dnevnika : to potrditveno polje pove QuickBooks, da dodeli številke splošnim vnosom v dnevnik, ki jih vnesete z ukazom Ustvari splošne vpise v dnevnik. To potrditveno polje želite pustiti izbrano. Mimogrede, splošne vnose v dnevnik običajno vnese vaš CPA ali vaš poklicni računovodja.
• Opozori pri knjiženju transakcije v zadržani dobiček: to potrditveno polje pove QuickBooks, naj prikaže opozorilno sporočilo, kadar koli poskušate (ali kdo drug poskuša) neposredno bremeniti ali pripisati njegov račun zadržanega dobička. (Običajno ne želite neposredno bremeniti ali pripisati računa zadržanega dobička in samo usposobljeni računovodje bi v vsakem primeru vnesli transakcije neposredno v zadržani dobiček.)
• Skrij polja začetnega stanja v imenih in predmetih: potrdite to polje, če želite QuickBooks sporočiti, naj skrije informacije o začetnem stanju za stranke, prodajalce, druga imena in artikle.
• Opozorila o datumu: polja z datumskimi opozorili sporočajo QuickBooks, da vas opozori, ko vnesete (ali kdo drug vnese) transakcijo z datumom, ki je predaleč v preteklosti ali predaleč v prihodnosti. Če označite katero koli od polj Datum opozorila, želite tudi določiti, koliko dni je predaleč v preteklost ali predaleč v prihodnost.
• Nastavitev zaključnega datuma: polje Datum zaključka vam omogoča, da določite datum, pred katerim vaše podatkovne datoteke QuickBooks ni mogoče spremeniti. Z drugimi besedami, če nastavite datum zaključka na 31. december 2021, QuickBooks sporočate, da ne želite, da bi se podatkovna datoteka QuickBooks spremenila pred tem datumom. To pomeni, da nekdo ne more spremeniti transakcije, ki je z datumom pred vašim zaključnim datumom, ne da bi prejel strašljivo opozorilno sporočilo. To tudi pomeni, da nekdo ne more vnesti transakcije z uporabo datuma pred tem zaključnim datumom. Lahko kliknete gumb Nastavi datum/geslo, da prikažete pogovorno okno, v katerem lahko določite zaključni datum in ustvarite geslo, ki je potrebno, ko želi nekdo dodati staro transakcijo ali spremeniti staro transakcijo.

Prejšnje različice QuickBooks so vam omogočale vklop in izklop funkcije revizijske sledi z uporabo zavihka Nastavitve podjetja v pogovornem oknu Računovodske nastavitve. Vse najnovejše različice QuickBooks zagotavljajo vedno vklopljeno revizijsko sled, tako da ne vidite več računovodskih nastavitev potrditvenega polja Revizijska sled. Mimogrede, revizijska sled preprosto vodi seznam, kdo izvaja katere spremembe v transakcijah. Računovodje, predvidljivo, ljubijo revizijske sledi. Revizijske sledi omogočajo nekomu, kot je vaš CPA ali revizor davčne službe, da pride naknadno in ugotovi, zakaj je stanje na računu takšno, kot je.