Kako nastaviti glavne sezname datotek v QuickBooks 2019

Ko nastavite QuickBooks 2019, praktično ne ustvarite samo datoteke podjetja, ki jo boste uporabljali za shranjevanje finančnih informacij o vašem podjetju, temveč tudi nastavite glavne sezname datotek, kot sta seznam elementov QuickBooks in seznam razredov QuickBooks . Ti glavni seznami datotek hranijo informacije, ki jih lahko uporabite in ponovno uporabite. Eden od seznamov glavnih datotek opisuje vsako od vaših strank; ta glavna datoteka s podatki o stranki vključuje ime in naslov stranke, kontaktne podatke, številke računov itd.

Seznam predmetov Quickbooks

Če izberete ukaz Seznami → Seznam predmetov, QuickBooks prikaže okno Seznam predmetov, kot je prikazano. V oknu Seznam elementov so navedeni vsi elementi, ki ste jih nastavili kot del izvajanja QuickBooks Setup, in elementi, ki ste jih dodali ročno, odkar ste zagnali čarovnika za namestitev.

Okno Seznam predmetov.

Cenik QuickBooks 2019

Seznam ravni cen vam omogoča ustvarjanje prilagoditev cen, ki jih lahko uporabite sproti, ko izdajate račune strankam, izdajate dobropise in tako naprej.

Šifre prometnega davka v QuickBooks 2019

Seznam kod za prometni davek vsebuje seznam oznak ali okrajšav, ki jih lahko uporabite za opis predmetov kot obdavčljivih ali neobdavčljivih. Če izberete ta ukaz, QuickBooks prikaže okno, ki navaja obstoječe prometne davčne kode. (Običajno vidite dve obstoječi kodi: davčna in ne.)

Seznam kod za prometni davek se ne prikaže, razen če QuickBooks naročite, naj spremlja prometni davek med nastavitvijo ali pozneje. Če želite dodati kode prometnega davka, naredite naslednje:

Izberite Uredi → Nastavitve.

Kliknite postavko Prometni davek na seznamu preferenc.

Kliknite zavihek Nastavitve podjetja.

Odgovorite na vprašanje Ali zaračunavate prometni davek, tako da kliknete polje Da.

Če želite dodati novo kodo prometnega davka, kliknite Dodaj postavko prometnega davka in opišite nov prometni davek, ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Nova postavka (ni prikazano), tako da poimenujte postavko prometnega davka, jo na kratko opišete in nato zagotovite prometni davek stopnja in davčna agencija.

Kako nastaviti seznam postavk plače v QuickBooks 2019

Seznam postavk plače določa postavke, ki se pojavljajo na okencih za preverjanje plač zaposlenih. Če za obdelavo plačilne liste uporabljate zunanji urad za izplačane plače – in to ni slaba ideja – vam ni treba skrbeti za seznam postavk plače. Če uporabljate storitev QuickBooks Enhanced Payroll Service, ne skrbite za seznam postavk plače. (V obeh primerih ljudje QuickBooks nastavijo postavke plačilne liste, ki jih uporabljate za beleženje plačilne liste.) In v primeru Intuitove popolne storitve za obračun plač »mi naredimo vse«, vam sploh ni treba slediti plačilni listi znotraj QuickBooks, ker ljudje QuickBooks to počnejo v svoji pisarni na svojih računalnikih.

Če morate dodati postavke plače, sledite tem korakom:

1. Izberite ukaz Seznami → Seznam postavk plače.

QuickBooks prikaže okno seznama postavk plače.

2. Če želite dodati novo postavko plačilne liste, kliknite gumb Postavka plačilne liste in nato izberite Postavka plače → Novo.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Dodaj novo postavko plače (ni prikazano). Izberete lahko, da nastavite novo postavko plače z uporabo metode EZ Set Up ali metode nastavitve po meri:

• EZ Set Up: Če želite, da vam QuickBooks pomaga in nastavljate skupno postavko plačilne liste, kliknite gumb EZ Set Up, kliknite Naprej in preprosto sledite navodilom na zaslonu.
• Nastavitev po meri: Če želite izvesti nastavitev po meri postavke plačilne liste, kliknite gumb Nastavitev po meri in nato kliknite Naprej. QuickBooks vas vodi skozi intervju na več zaslonih, ki vas sprašuje o postavki plače, ki ga želite nastaviti. Prvo pogovorno okno, ki ga prikaže QuickBooks, na primer, vas prosi, da določite vrsto postavke plače, ki jo želite ustvariti. Na to vprašanje odgovorite tako, da izberete enega od izbirnih gumbov in nato kliknete Naprej.

3. Poimenujte postavko plačilne liste.

Ko določite vrsto postavke plačilne liste, jo poimenujete. QuickBooks ponuja drugo različico pogovornega okna Dodaj novo postavko plače, ki vključuje polje, ki ga izpolnite, da novemu elementu date ime.

4. Če želite dokončati nastavitev postavke plače, kliknite gumb Naprej, da se pomikate po preostalih vprašanjih o nastavitvi postavke plače.

Identificirate ime državnega organa, kateremu se plača obveznost, identifikacijsko številko davčnega zavezanca, ki vas enolično identificira davčni agenciji, račun obveznosti, ki ga uporabljate za sledenje artiklom, vrstico davčnega obrazca, ki jo uporabljate za poročanje elementa, pravila, ki bi jih moral QuickBooks uporabiti za izračun predmeta (na primer, ali je predmet davkov), in nekaj drugih različnih podatkov. Ko vnesete vse te podatke in kliknete gumb Dokončaj (ki se prikaže v zadnjem oknu Dodaj novo postavko plače), QuickBooks doda novo postavko plače na seznam postavk plače.

Meni Postavka plače vsebuje ukaze, ki so uporabni za delo s seznamom postavk plače. Poleg ukazov, ki jih uporabite za dodajanje postavke na seznam, meni vsebuje ukaze za brisanje postavk plačilne liste, preimenovanje postavk plačilne liste, aktiviranje postavk plačilne liste in tiskanje seznama postavk plače.

Kako nastaviti seznam razredov QuickBooks 2019

QuickBooks vam omogoča uporabo razredov za ločevanje ali sledenje finančnih podatkov na načine, ki niso mogoči, če uporabljate druge dele računovodskih informacij, kot so številka računa, stranka, prodajni predstavnik, artikel itd. Podjetje lahko na primer uporablja razrede za ločevanje finančnih informacij po trgovinah, poslovnih enotah ali geografskih območjih.

Če želite nastaviti razrede, sledite tem korakom:

1. Izberite ukaz Seznami → Seznam razredov.
QuickBooks prikaže okno Seznam razredov, kot je prikazano.

Okno Seznam razredov.

Če ne vidite ukaza Seznam razredov, izberite Uredi → Nastavitve, kliknite ikono Računovodstvo, kliknite zavihek Nastavitve podjetja in izberite potrditveno polje Uporabi sledenje razreda za transakcije.

2. Če želite ustvariti nov razred, izberite Razred → Novo na dnu okna.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Nov razred, kot je prikazano.

Pogovorno okno Nov razred.

3. Če želite poimenovati nov razred, vnesite ime ali okrajšavo v polje Ime razreda.

Upoštevajte, da vnesete ime razreda vsakič, ko posnamete transakcijo, ki spada v razred. Zaradi tega ne želite ustvarjati dolgih imen razredov ali imen razredov, ki jih je enostavno napačno vnesti. Naj bodo stvari kratke, preproste in enostavne.

4. Če je razred, ki ga nastavljate, dejansko podrazred nadrejenega razreda, izberite potrditveno polje Podrazred Of in nato s spustnega seznama Podrazred Of izberite nadrejeni razred.

5. Kliknite V redu, da shranite razred.

Lahko pa kliknete Prekliči, da ne shranite razreda, ali kliknite gumb Naprej, da shranite razred in znova prikažete pogovorno okno Nov razred.

Če ne želite, da se razred uporablja več, lahko potrdite polje Razred je neaktiven.

Meni Razred, ki se prikaže, ko kliknete gumb Razred, vsebuje tudi ukaze za urejanje informacij o izbranem razredu, za brisanje izbranega razreda, za neaktivnost izbranega razreda in za tiskanje seznama razredov ter več drugi uporabni ukazi. Vsi ti ukazi so precej enostavni za uporabo. Eksperimentirajte z njimi, da ugotovite, kako delujejo.

Kako nastaviti seznam strank QuickBooks 2019

Seznam strank spremlja vse vaše stranke in podatke o strankah, kot so naslovi za izstavitev računa in pošiljanje.

Sledite tem korakom, da dodate stranko na seznam strank:

1. Izberite ukaz Stranke → Center za stranke.

QuickBooks prikaže okno z informacijami o stranki.

Okno z informacijami o stranki.

2. Če želite dodati novo stranko, kliknite spustni seznam Nova stranka in delo in nato izberite ukaz Nova stranka.

QuickBooks prikaže okno Nova stranka.

Okno Nova stranka.

3. Uporabite polje Ime stranke, da stranki vnesete kratko ime.

V polje Ime stranke vam ni treba vnesti polnega imena stranke. Te informacije so lahko v polju Ime podjetja, ki je prikazano na zavihku Informacije o naslovu. Želite samo skrajšano različico imena stranke, ki jo lahko uporabite za sklicevanje na stranko v računovodskem sistemu QuickBooks.

4. (Neobvezno) Če stranki zaračunavate v valuti, ki se razlikuje od vaše običajne domače valute, izberite to valuto na spustnem seznamu Valuta.

Če ste QuickBooks povedali, da delate v več valutah – to bi storili med postopkom nastavitve EasyStep Interview – QuickBooks želi, da ugotovite, kdaj stranki izdajate račun in prejemate plačila v valuti, ki se razlikuje od vaše domače valute.

5. (Običajno pravilo) Ignorirajte začetno stanje in polja As Of.

Običajno ne želite nastaviti začetnega stanja stranke z uporabo polj Začetno stanje in Od. To ni pravi način za nastavitev stanja terjatev na računih vaših novih strank. Če to storite, v bistvu nastavljate obremenitveni del vnosa brez ustreznega kreditnega dela. Kasneje boste morali vnesti nore, čudne vnose v dnevnik, da popravite svoje nepopolno knjigovodstvo. Vendar obstaja izjema od običajnega pravila, kot je razloženo v namigu, ki sledi.

6. Uporabite polja na kartici Podatki o naslovu, da navedete ime podjetja in kontaktne podatke, vključno z imenom stika, telefonskimi številkami, številkami faksa, e-poštnimi naslovi, naslovi za izstavitev računa in pošiljanje itd.

Ne bom vam rekel, da morate v polja s polnim imenom vnesti ime in priimek nekoga ali da so telefonske številke vaše stranke v polji z oznako Glavni telefon in službeni telefon.

7. Kliknite zavihek Nastavitve plačil, da prikažete nabor prikazanih polj.

Zapišete lahko številko računa stranke, njen kreditni limit, plačilne pogoje, prednostne načine plačila in dostave ter celo podatke o kreditni kartici. Upoštevajte, da potrditvena polja Spletna plačila omogočajo, da navedete, da vam lahko stranka plača s kreditno kartico ali bančnim nakazilom – vendar morate te storitve že nastaviti. Če storitev niste nastavili, vas QuickBooks pozove, da jih nastavite, ko potrdite eno od teh polj.

Zavihek Nastavitve plačila.

8. (Izbirno) Če sledite prometnim davkom, kliknite zavihek Nastavitve davka na promet, da prikažete polja, ki jih boste uporabili za identifikacijo stopnje prometnega davka te stranke.

Zavihek Nastavitve davka na promet, na primer, vključuje spustni seznam davčne številke, ki ga uporabite, da označite, katera prometna davčna številka velja za to stranko. Določite lahko tudi dejansko postavko prometnega davka in, če je potrebno, številko nadaljnje prodaje.

9. Navedite nekaj dodatnih informacij o stranki.

Če kliknete zavihek Dodatne informacije, QuickBooks prikaže več drugih polj, ki jih lahko uporabite za zbiranje in shranjevanje podatkov o strankah. Uporabite lahko spustni seznam Vrsta stranke, na primer, da kategorizirate stranko, ki ustreza določeni vrsti stranke. S spustnim seznamom Zastopnik lahko določite privzetega prodajnega zastopnika stranke. Končno lahko kliknete gumb Določi polja, da določite dodatna polja, ki jih želite zbrati in poročati za stranko.

Zavihek Dodatne informacije.

10. (Izbirno) Kliknite zavihek Informacije o opravilu, da opišete opravilo stranke.

Zavihek Informacije o opravilu vam omogoča, da opišete informacije, povezane z določenim delom, ki se izvaja za stranko. Zavihek Informacije o opravilu uporabite, če ne samo nastavite stranko, ampak tudi nastavite opravilo za to stranko.

11. Ko končate z opisom stranke, kliknite gumb Shrani in zapri ali Shrani in novo, da shranite svoj opis.

Nastavite seznam prodajalcev v QuickBooks

Tako kot uporabljate seznam strank za vodenje evidence o vseh svojih strankah, uporabite seznam dobaviteljev za vodenje evidenc o svojih prodajalcih. Tako kot seznam strank vam tudi seznam dobaviteljev omogoča zbiranje in beleženje informacij, kot so naslov prodajalca, kontaktna oseba itd.

Če želite ponudnika dodati na seznam dobaviteljev, sledite tem korakom:

1. Izberite ukaz Vendors → Vendor Center.

Ko to storite, QuickBooks prikaže okno z informacijami o dobavitelju.

Okno z informacijami o prodajalcu.

2. Če želite dodati novega prodajalca, kliknite spustni seznam Nov prodajalec in nato izberite Nov prodajalec.

QuickBooks prikaže okno New Vendor.

Okno Novega prodajalca.

3. V polju Vendor Name dajte prodajalcu ime.

Kot v primeru seznama strank, to ime uporabite za sklicevanje na prodajalca v QuickBooks. Zaradi tega je okrajšava v redu. Želite le nekaj, kar je enostavno vnesti in si lahko zapomnite.

4. (Neobvezno) Če svojemu prodajalcu plačujete v valuti, ki se razlikuje od vaše običajne domače valute, izberite to valuto na spustnem seznamu Valuta.

Če ste QuickBooks povedali, da delate v več valutah – to bi storili med postopkom nastavitve EasyStep Interview – QuickBooks želi, da ugotovite, kdaj prejmete račune od prodajalca ali plačate od prodajalca v valuti, ki se razlikuje od vaše domače valute.

5. (Običajno pravilo) Ignorirajte polji Začetno stanje in Kot Of.

Ne delajte ničesar s poljema Začetno stanje in As Of. Ljudje, ki ne vedo bolje, uporabljajo ta polja za vnos začetnega stanja, ki ga dolguje prodajalcu, in datuma dolga, vendar ti vnosi povzročajo težave šele pozneje. V nekem trenutku v prihodnosti bo moral računovodja te uboge duše najti in popraviti to napako. Kot pri dodajanju novih strank, pa obstaja izjema od običajnega pravila, kot je razloženo v namigu, ki sledi.

Čeprav je običajno pravilo, da ne želite določiti začetnega stanja za prodajalca, ima to pravilo pomembno izjemo. Svoje obveznosti na računih zabeležite na datum konverzije tako, da nastavite začetno stanje za vsakega prodajalca na datum konverzije. Vsota teh začetnih stanj je tisto, kar QuickBooks uporablja za določitev vaših skupnih obveznosti na računih na datum konverzije.

6. Navedite podatke o naslovu prodajalca.

Zavihek Podatki o naslovu ponuja kup enostavno razumljivih polj, ki jih uporabljate za zbiranje podatkov o imenu in naslovu prodajalca. Predvidljivo vnesete polno ime prodajalca v polje Ime podjetja.

Lahko kliknete gumbe Uredi na zavihku Podatki o naslovu, da prikažete drugo pogovorno okno, imenovano pogovorno okno Urejanje informacij o naslovu, ki vam omogoča, da vnesete naslov v tipični obliki naslova ulice, mesta, države in poštne številke. Gumbi za urejanje se prikažejo na desni strani naslovnih blokov Zaračunano od in Odposlano.

7. Navedite vse potrebne dodatne informacije.

Zavihek Nastavitve plačil zbira najpomembnejše informacije o prodajalcu, vključno s številko računa, kreditnim limitom in plačilnimi pogoji, vendar če kliknete zavihek Davčne nastavitve, zavihek Nastavitve računa ali zavihek Dodatne informacije, QuickBooks prikaže nekaj drugih polj, ki lahko uporabite za zbiranje in shranjevanje informacij:

• Zavihek Davčne nastavitve vam omogoča zbiranje davčne identifikacijske številke prodajalca, tako da lahko (kot včasih zahtevajo zvezni davčni zakoni) prodajalcu ob koncu leta pošljete obrazec 1099.
• Zavihek Nastavitve računa vam omogoča, da določite, katere račune naj QuickBooks uporablja za vnaprejšnje izpolnjevanje polj računa pri vnašanju transakcije za prodajalca.
• Zavihek Dodatne informacije vam omogoča, da kategorizirate prodajalca glede na vrsto in vam omogoča ustvarjanje drugih polj po meri.

Če prodajalcu plačate prvič, je dobra smernica, da dobite njegovo davčno številko. Če vam nekdo ne da svoje davčne številke – s čimer ne morete poročati o plačilih, ki jih opravite – je to verjetno znak, da je nekaj narobe.

Zavihek Nastavitve plačila.

8. Kliknite V redu.

Okno New Vendor se zapre in vrnete se v Center za prodajalce.

Če kliknete zavihek Nastavitve računa (četrti zavihek, ki je na voljo v oknu New Vendor), QuickBooks prikaže polja, ki jih lahko uporabite za seznam računov, ki jih želite, da vam QuickBooks samodejno izpolni, ko vpišete ček pri nekem prodajalcu ali ko zabeležite račun nekega prodajalca. Če ček telefonskemu podjetju plača telefonske stroške, na primer, lahko QuickBooks naročite, naj vnaprej izpolni to kategorijo stroškov, ko naslednjič vnesete račun ali posnamete ček za plačilo tega prodajalca. Ne bo vnesel zneska, saj se (očitno) znesek lahko spremeni, vendar vam ne bo treba iskati po vseh svojih računih, da bi našli telefonske stroške, če uporabite to možnost.

Nastavite seznam osnovnih sredstev v QuickBooks

Če izberete ukaz Seznami → Seznam osnovnih sredstev, QuickBooks prikaže okno seznama osnovnih sredstev. V tem oknu si lahko ogledate seznam osnovnih sredstev – pohištva, opreme, strojev, vozil in tako naprej –, ki ste jih kupili. To pomeni, da si lahko ta seznam ogledate, ko kliknete spustni seznam Postavka, izberete Novo in izpolnite okno Nova postavka za vsako osnovno sredstvo.

Vsako osnovno sredstvo opišete z uporabo okna Nova postavka.

Seznam osnovnih sredstev se v resnici ne integrira z glavno knjigo QuickBooks. Nakup ali odsvojitev osnovnih sredstev evidentirate z uporabo običajnih starih transakcij QuickBooks. Nakup določenega osnovnega sredstva lahko evidentirate preprosto tako, da vnesete ček na običajen način. Odtujitev osnovnega sredstva lahko zapišete tako, da vnesete temeljnico glavne knjige.

Seznam osnovnih sredstev torej deluje samo kot samostojen seznam, ki vam omogoča sledenje osnovnih sredstev, ki ste jih kupili.

Nastavite seznam cen QuickBooks

Raven cen spremeni prodajne cene navzgor ali navzdol, če vam stvari, kot so fakture. Lahko ustvarite raven cene, ki je enaka želenemu popustu stranke na določene izdelke. Ko ustvarite račun za te artikle, namesto da uporabite standardno ceno za izdelek (ki se prikaže v stolpcu Cena okna Ustvari račun), lahko izberete želeni popust za stranko na ravni cene (v stolpcu Cena), da uporabite prednostno znižano ceno. stranko.

Če želite ustvariti raven cene, izberite ukaz Seznami → Raven cene. Ko QuickBooks prikaže okno s seznamom Price Level (ni prikazano), kliknite spustni seznam Price Level in nato izberite New. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno New Price Level, dajte ravni cene ime v besedilnem polju Price Level Name, uporabite polje Price Level Type in seznam, da določite, za katere artikle velja raven cene, nato pa uporabite možnost Prilagodi ceno in zaokrožitev. polja za določanje cen nove ravni cen. Ko kliknete V redu, QuickBooks ponovno prikaže okno s seznamom ravni cen – tokrat z vašo novo ceno. Obstoječe ravni cen lahko urejate in brišete z drugimi ukazi, ki so na voljo, ko kliknete gumb Raven cene.

Nastavite seznam ravni zaračunavanja QuickBooks

Stopnja obračun določa znesek, ki ga zaračuna postavk storitev. Medtem ko lahko odvetniška pisarna prodaja le ure pravnega svetovanja, bi se na primer postavka "pravni nasvet" zaračunavala po različnih cenah za različne odvetnike. Odvetniku, ki je pravkar končal pravno fakulteto, se lahko čas zaračuna po eni stopnji, višji partner v podjetju pa po drugi, verjetno veliko višji stopnji.

Za nastavitev obračunske stopnje izberete ukaz Seznami → Seznam ravni obračunskih stopenj. Ko QuickBooks prikaže okno Raven obračunske stopnje (ni prikazano), kliknite spustni seznam Raven obračunske stopnje in nato izberite Novo, da prikažete pogovorno okno Nova raven obračunske stopnje. Pogovorno okno Nova stopnja obračunske stopnje uporabite za definiranje obračunske stopnje, pri čemer ravni obračunske stopnje poimenujete in nato nastavite fiksno urno postavko za raven obračunske stopnje ali različne urne postavke za različne postavke storitve.

Ko ustvarite ravni obračunske stopnje z ukazom Seznam ravni obračunskih stopenj, morate te ravni povezati z določenimi zaposlenimi, tako da se pri obračunavanju časa zaposlenega uporabi pravilna stopnja. Če želite to narediti, odprite okno Employee Center z izbiro ukaza Employees → Employee Center. Nato z desno tipko miške kliknite zaposlenega, v priročnem meniju izberite Uredi zaposlenega, kliknite zavihek Dodatne informacije, ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Urejanje zaposlenega, in izberite ustrezno obračunsko stopnjo v seznamskem polju Raven obračunske stopnje.

Nastavite sezname profilov

Če izberete ukaz Seznami → Seznam profilov strank in prodajalcev, QuickBooks prikaže podmeni ukazov, ki jih uporabite za ustvarjanje nekaterih mini seznamov, ki jih QuickBooks uporablja za olajšanje vašega knjigovodstva in računovodstva. Seznami profilov vključujejo sezname prodajnih predstavnikov, vrst strank, vrst prodajalcev, vrst delovnih mest, plačilnih pogojev, sporočil strank, načinov plačila, načinov pošiljanja in vozil. Večina seznamov profilov je zelo preprosta za uporabo. Če na primer izberete ukaz Seznam prodajnih zastopnikov, QuickBooks prikaže okno s seznamom prodajnih zastopnikov. Nato kliknete spustni seznam Prodajni zastopnik in izberete Novo. QuickBooks prikaže pogovorno okno New Sales Rep.

Pogovorno okno Nov prodajni zastopnik.

Če še vedno doživljate določeno mero računovodske tesnobe, naj poudarim, da v polje Ime prodajnega predstavnika vnesete ime prodajnega zastopnika. Nato, previdno, vnesete začetnice prodajnega zastopnika v polje Začetnice prodajnega predstavnika. Ko kliknete V redu, QuickBooks doda prodajnega zastopnika na vaš seznam prodajnih zastopnikov.

Drugi seznami profilov delujejo na enak preprost, pomanjšani način. V podmeniju izberete seznam profilov, kliknete gumb Seznam profilov in izberete Novo. Ko QuickBooks prikaže okno, uporabite eno ali dve polji za opis novega seznama profilov.