Kako nastaviti dodatne uporabnike QuickBooks

Če bo QuickBooks uporabljalo več oseb, želite nastaviti dodatne uporabnike. Niste omejeni na uporabo enega gesla za nadzor dostopa do podatkovne datoteke QuickBooks. Za podatkovno datoteko QuickBooks lahko nastavite več gesel. Kar je res lepo pri tej praksi, je, da lahko QuickBooks naročite, naj nekaterim uporabnikom in geslom dovolijo samo določene stvari.

To se sliši zapleteno, a v resnici ni. Lastnik podjetja ima lahko na primer geslo, ki ji omogoča, da naredi kar koli. Toda novi računovodski referent ima lahko na primer geslo, ki mu omogoča samo beleženje računov v sistemu.

Kako dodati uporabnike v rešitve QuickBooks Enterprise

Če želite dodati uporabnike v QuickBooks Enterprise Solutions, sledite tem korakom:

1. Izberite Podjetje→ Uporabniki→ Nastavi uporabnike in vloge.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Uporabnik in vloge (ni prikazano). V tem pogovornem oknu so navedeni vsi uporabniki, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks, in vloge, ki jih QuickBooks lahko izpolni pri uporabi QuickBooks. Seznam uporabnikov, ki se prikaže na zavihku Seznam uporabnikov v pogovornem oknu, prav tako določa, kdo je trenutno prijavljen v sistem.

2. Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Novo.

Ko kliknete ta gumb, QuickBooks prikaže pogovorno okno Nov uporabnik.

3. Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega nastavljate, morate dati uporabniško ime. To naredite tako, da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

4. Določite vlogo(-e) uporabnika.

V seznamskem polju Razpoložljive vloge izberite vloge (ali dolžnosti), ki jih uporabnik izpolnjuje. Nato izbrano vlogo dodajte na uporabnikov seznam dodeljenih vlog s klikom na gumb Dodaj. Če želite odstraniti vlogo uporabniku, izberite vlogo v polju s seznamom Dodeljene vloge in kliknite Odstrani.

Polje Opis na dnu pogovornega okna Nov uporabnik vam omogoča, da podrobneje opišete vlogo. Vnesete lahko na primer vrsto uporabnika QuickBooks, ki mu je običajno dodeljena izbrana vloga.

5. (Neobvezno) Po potrebi spremenite vloge.

Vloge, ki jih dodelite, lahko natančno prilagodite (s pomočjo QuickBooks). Če želite to narediti, se vrnite v pogovorno okno Uporabniki in vloge, izberite zavihek Seznam vlog, kliknite vlogo, ki jo želite spremeniti, in nato kliknite gumb Uredi. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Uredi vlogo (ni prikazano), izberite računovodsko dejavnost ali področje na seznamu Območje in dejavnosti in nato uporabite izbirne gumbe Raven dostopa do območja, da določite, kaj lahko stori uporabnik z izbrano vlogo. Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da izberete izbirni gumb Brez. Z izbiro izbirnega gumba Popoln lahko označite, da mora imeti uporabnik popoln dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete gumb Delni in nato potrdite ali počistite (kot je primerno) potrditvena polja Pogled, Ustvari, Spremeni, Izbriši, Natisni in Ogled stanja.

Ogledate si lahko, kakšen dostop ima katera koli vloga na začetku, tako da izberete enega od vnosov na seznamu Območje in dejavnosti. QuickBooks uporablja gumbe in polja Raven dostopa do območja za prikaz trenutnih nastavitev za vlogo.

Splošno pravilo je, da ko gre za računovodske kontrole, želite zagotoviti minimalno količino dostopa. Če nekdo ne potrebuje dostopa do podatkovne datoteke QuickBooks za vsakodnevne naloge, izberite gumb Brez. Če nekdo potrebuje malo dostopa – morda za pripravo predračunov delovnih mest ali računov – mu omogočite samo ta dostop in nič več. Na koncu tega poglavja v razdelku »Vzdrževanje dobrega računovodskega nadzora« govorim o tem, zakaj je zmanjšanje uporabniških pravic in dostopa tako pomembno. Toda bistvo je naslednje: večjo možnost, da zaposlenim ali podizvajalcem ali računovodjem omogočite brskanje po vašem računovodskem sistemu za mala podjetja, večje je tveganje, da bo nekdo nehote ali namerno vnesel napake v sistem. Prav tako, večje ko dajete pravice in dostop,

6. (Izbirno) Preglejte svoja uporabniška dovoljenja.

Ko nastavite uporabnika, morate (da bodite previdni) pregledati dovoljenja, ki ste jih dali uporabniku. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam uporabnikov v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite uporabnika in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno z dovoljenji za ogled (ni prikazano), izberite uporabnika in nato kliknite gumb Prikaži, da vidite okno z dovoljenji za ogled (ni prikazano), ki prikazuje zelo podroben seznam tega, kaj uporabnik lahko in česa ne.

7. (Izbirno) Preglejte spremembe vlog.

Če spremenite dovoljenja vloge, boste verjetno želeli tudi pregledati te spremembe. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam vlog v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite vlogo in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico okna z dovoljenji za ogled, v katerem so navedene vloge, ki ste jih nastavili vi in ​​QuickBooks. Izberite vlogo, ki jo želite pregledati, in kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico okna z dovoljenji za ogled s podrobnim seznamom, kaj lahko nekdo z vlogo lahko in ne.

8. Ko končate s pregledovanjem dovoljenj uporabnikov in vlog, kliknite Zapri, da zaprete vsa odprta okna, nato pa kliknite gumb Prekliči ali Zapri, da zaprete vsa odprta pogovorna okna.

Od te točke naprej lahko novi uporabnik uporablja QuickBooks; njegove ali njene pravice so omejene na tisto, kar ste navedli.

Morda bo pomembno, da ta razdelek revidirate vsakih nekaj mesecev ali let, odvisno od vaše fluktuacije zaposlitve in knjigovodskih praks. Očitno je, da prejšnji zaposleni ali knjigovodje ne bi smeli več imeti vlog, ki jim dovoljujejo spreminjanje vaše datoteke. Hudiča, verjetno sploh ne bi smeli imeti vlog! Okno z dovoljenji za ogled QuickBooks je eleganten način za ogled teh podatkov na spletu in če želite natisniti kopijo informacij o dovoljenjih, morate samo v oknu klikniti gumb Natisni.

Kako dodati uporabnike v QuickBooks Pro in Premier

Če želite nastaviti dodatne uporabnike v QuickBooks Pro in QuickBooks Premier, sledite tem korakom:

1. Izberite Podjetje→ Nastavi uporabnike in gesla→ Nastavi uporabnike.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov, ki identificira vse uporabnike, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks in so trenutno prijavljeni v sistem.

Pogovorno okno Uporabniki

2. Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Dodaj uporabnika.

QuickBooks prikaže prvo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, kot je prikazano.

Pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa

3. Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.

Vsakemu uporabniku, za katerega nastavljate geslo, dajte uporabniško ime, tako da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

4. Kliknite Naprej za nadaljevanje in nato označite, ali želite omejiti dostop za novega uporabnika.

Ko QuickBooks prikaže drugo pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, označite, ali želite omejiti dostop in pravice za uporabnika, kot je prikazano. Če želite omejiti dostop in pravice (pravice so preprosto stvari, ki jih lahko naredi uporabnik), izberite izbirni gumb Izbrana področja QuickBooks. Če želite, da uporabnik lahko naredi kar koli, izberite izbirni gumb Vsa področja QuickBooks. Če navedete, da bi moral imeti novi uporabnik dostop do vseh področij QuickBooks, ste končali z nastavitvijo uporabniškega gesla in lahko preskočite preostale korake.

Nastavitev dostopa za uporabnika

5. Kliknite Naprej za nadaljevanje in nato opišite dostop do informacij o prodaji in terjatvah ter nalog.

Ko dokončate 4. korak, QuickBooks prikaže tretje pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa – prvo v nizu pogovornih oken, ki vas vodi skozi intervju in postavlja podrobna vprašanja o tem, kakšen dostop mora imeti vsak uporabnik do določenega območja. . V zvezi s prodajno dejavnostjo, na primer, QuickBooks sprašuje o dostopu do transakcij (kot so računi, dobropisi in informacije o terjatvah). Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da izberete izbirni gumb Brez dostopa (glejte naslednjo sliko). Z izbiro izbirnega gumba Poln dostop lahko označite, da mora imeti uporabnik popoln dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete izbirni gumb za izbirni dostop in nato izberete enega od pomožnih gumbov: Ustvari samo transakcije, Ustvari in natisni transakcije,

Pogovorno okno Spremeni uporabniško geslo in dostop

6. Kliknite Naprej in nato opišite nakupe in pravice do obveznosti.

Ko dokončate 5. korak s klikom Naprej, QuickBooks prikaže četrto pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa (ni prikazano), ki vam omogoča, da določite, kakšen dostop ima ta novi uporabnik na področjih nakupov in obveznosti do računov. Izberete lahko izbirni gumb Brez dostopa. Izberete lahko izbirni gumb Poln dostop. Lahko pa izberete vmesno pot, tako da izberete izbirni gumb Selektivni dostop in enega od pomožnih gumbov. Ista pravila za določanje pravic in dostopa, ki veljajo za področje nakupov in obveznosti do kupcev, veljajo za področje prodaje in terjatev.

7. Kliknite Naprej in nato opišite preostale uporabniške pravice in dostop.

Ko kliknete gumb Naprej na dnu vsake različice pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, QuickBooks prikaže več drugih različic pogovornega okna, ki jih uporablja za poizvedovanje o uporabniških pravicah in dostopu. Ko na primer opišete, katere pravice so primerne za uporabnika na področju nakupov in obveznosti do računov, QuickBooks vpraša za področje preverjanja in kreditne kartice. Nato vpraša o območju inventarja. Nato sprašuje o plačilni listi, sledijo pa vprašanja o splošnih, občutljivih računovodskih dejavnostih. Nazadnje QuickBooks sprašuje o dostopu do zmogljivosti finančnega poročanja.

Pravice na vsakem od teh drugih področij omejite na enak način, kot to storite za prodajo in terjatve ter za področja nakupov in obveznosti. Zato ne bom opisoval, kako vedno znova izberete gumb za možnost brez dostopa, gumb za možnost polnega dostopa ali gumb za selektivni dostop. Bodite premišljeni, ko se premikate po zaslonih in omejujete pravice uporabnika. Želite, da imajo uporabniki pravice, potrebne za opravljanje svojega dela, vendar jim ne želite dati več pravic, kot jih potrebujejo.

8. Določite, ali lahko uporabnik spreminja ali briše transakcije.

Ko ste prešli skozi približno pol ducata različic pogovornih oken Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki sprašujejo o določenih področjih računovodstva malih podjetij, QuickBooks prikaže stran Spreminjanje ali brisanje transakcij v pogovornem oknu Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa. (ni prikazano). Stran Spreminjanje ali brisanje transakcij vam omogoča, da navedete, ali lahko uporabnik spremeni transakcije, zabeležene pred datumom zapiranja. Na splošno želite omejiti uporabnikovo zmožnost spreminjanja ali brisanja transakcij.

9. Kliknite Naprej in nato preglejte odločitve o pravicah.

Ko kliknete Naprej, QuickBooks prikaže končno različico pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa (ni prikazano), v katerem so navedene uporabniške pravice, ki ste jih dodelili ali dovolili. To pogovorno okno lahko uporabite za pregled pravic, ki jih ima nekdo. Če ugotovite, da ste napačno dodelili pravice, kliknite gumb Nazaj, da se pomaknete nazaj skozi pogovorna okna do tistega, kjer ste naredili napako. Spremenite dodelitev pravic in kliknite gumb Naprej, da se vrnete v zadnje okno pogovornega okna Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa.

10. Ko končate s pregledom uporabniških pravic in dostopa, kliknite Dokončaj.

Od te točke naprej bo novi uporabnik lahko uporabljal QuickBooks; njegove ali njene pravice so omejene na tisto, kar ste navedli.

Kako spremeniti uporabniške pravice v Enterprise Solutions

Pravice, ki jih dodelite uporabniku, lahko spremenite. Če želite to narediti v QuickBooks Enterprise Solutions, izberite Podjetje→Uporabniki→Nastavi uporabnike in vloge, da prikažete pogovorno okno Uporabniki in vloge (ni prikazano).

Če želite spremeniti pravice uporabnika po pregledu, izberite uporabnika in kliknite gumb Uredi. QuickBooks prikaže pogovorno okno Uredi uporabnika (ni prikazano), ki je zelo podobno pogovornemu oknu Nov uporabnik, ki ga uporabljate za nastavitev uporabnika in opis njegovih pravic. Za spreminjanje uporabniških podatkov uporabite besedilna polja Uporabniško ime, Geslo in Potrdi geslo. Uporabite lahko seznam razpoložljivih vlog, seznam dodeljenih vlog in gumbe Dodaj in odstrani, da spremenite, kaj lahko uporabnik stori v QuickBooks; nato kliknite Zapri, ko končate.

Če želite podvojiti uporabnika (morda boste želeli dodati drugega uporabnika z dovoljenji, ki odražajo dovoljenja nekaterih drugih uporabnikov), v pogovornem oknu Uporabniki in vloga izberite uporabnika, ki ga želite klonirati, in kliknite Podvoji. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Duplicate User (ni prikazano), dokončajte opis novega uporabnika in kliknite V redu.

Če želite odstraniti uporabnika, uporabite tudi pogovorno okno Uporabnik in vloge. Preprosto izberite uporabnika in kliknite gumb Izbriši. QuickBooks vas prosi, da potrdite izbris. Ko za potrditev kliknete gumb Da, QuickBooks odstrani uporabnika.

Kako spremeniti uporabniške pravice v QuickBooks Pro in Premier

V QuickBooks Pro ali Premier lahko spremenite pravice, ki jih dodelite uporabniku. To storite tako, da izberete Podjetje→ Nastavi uporabnike in gesla→ Nastavi uporabnike, da prikažete pogovorno okno Seznam uporabnikov (glejte sliko).

Pogovorno okno Seznam uporabnikov

Če si želite ogledati pravice, ki jih ima določen uporabnik, izberite uporabnika na seznamu in kliknite gumb Ogled uporabnika. Ko to storite, QuickBooks prikaže pogovorno okno Pogled uporabniškega dostopa (glejte naslednjo sliko). To pogovorno okno prikazuje enake informacije kot končna različica pogovornega okna Nastavitev uporabniškega dostopa in gesla, ki je pogovorno okno, ki ga na začetku uporabite za določitev pravic, ki jih mora imeti uporabnik. Kliknite gumb Zapusti, da zaprete pogovorno okno Pogled uporabniškega dostopa.

Pogovorno okno Pogled uporabniškega dostopa

Če želite spremeniti pravice uporabnika, potem ko jih pregledate, izberite uporabnika in kliknite gumb Uredi uporabnika. QuickBooks prehaja skozi isti niz pogovornih oken, ki jih uporabljate za nastavitev uporabnika in opis njegovih pravic. Z gumboma Naprej in Nazaj lahko naredite stvari, kot so spreminjanje uporabniškega imena ali gesla, določanje, ali mora biti uporabniku omejen dostop in — če je potrebno —, da omejite dostop uporabnika do določene dejavnosti v QuickBooks.

Če želite odstraniti uporabnika, uporabite tudi pogovorno okno Seznam uporabnikov. Preprosto izberite uporabnika in kliknite gumb Izbriši uporabnika. QuickBooks vas prosi, da potrdite izbris (glejte naslednjo sliko). Ko za potrditev kliknete gumb Da, QuickBooks odstrani uporabnika.

Pogovorno okno Izbriši uporabnika