Kako narediti kopijo podatkovne datoteke QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 računovodjem olajša delo z datotekami s podatki o strankah. Razmislite o tem scenariju: imate stranko, ki potrebuje pomoč pri zaključku obračunskega obdobja za leto.

Imate dve možnosti. Najprej se lahko zapeljete v njegovo trgovino in se na poti verjetno zataknete v prometu in se sprašujete, ali lahko stranki zaračunate 150 $ za vaš čas potovanja. Drugič, lahko odjemalec naroči, da uporabi funkcijo Računovodjevo kopiranje QuickBooks, da vam pošlje kopijo podatkovne datoteke QuickBooks.

Lahko pregledate kopijo podatkovne datoteke tega računovodje, naredite vse ustrezne popravke ali spremembe in nato pošljete spremembe, ki jih je treba narediti nazaj, stranki. Stranka lahko te spremembe zlahka uvozi v svojo obstoječo datoteko QuickBooks in odide na svojo veselo pot. Precej lepo, kajne?

Vaša stranka ustvari računovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks z uporabo svoje različice QuickBooks in prave podatkovne datoteke, nato pa bodisi ustvari datoteko, ki vam jo pošlje (na primer po pošti ali e-pošti) ali ki vam jih pošlje Intuit, proizvajalec QuickBooks. Na srečo je postopek tako ali tako zelo enostaven.

Tukaj je tisto, kar mora vaša stranka storiti, če bo stranka poskrbela za pošiljanje datoteke:

Izberite ukaz Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti stranke→ Shrani datoteko.

QuickBooks prikaže sporočilo, v katerem odjemalca vpraša, ali želi

• Računovodjeva kopija datoteke

• Prenosna ali varnostna kopija datoteke

Računovodjevo kopijo lahko ustvarite tudi tako, da izberete Datoteka→ Ustvari kopijo in nato kliknete gumb Računovodjeva kopija.

Prenosna datoteka je prava kopija podatkovne datoteke QuickBooks v živo, ki je bila nekoliko pokrčena, tako da se je lažje premikati (na primer tako, da datoteko pošljete po e-pošti kot prilogo). Datoteka z varnostno kopijo je druga kopija datoteke QuickBooks, ki jo ustvarite (običajno), tako da boste imeli kopijo datoteke, če se kaj slabega zgodi z izvirno podatkovno datoteko QuickBooks.

Izberite Kopija računovodje in nato kliknite Naprej za nadaljevanje.

Določite datum ločitve.

Ko stranka klikne gumb Naprej, da nadaljuje z ustvarjanjem kopije računovodje, ga QuickBooks vpraša za datum delitve. Transakcije, ki padejo pred tem datumom, je mogoče urejati samo v računovodski kopiji. Transakcije, ki padejo po tem datumu, je mogoče urejati tako v izvodu računovodje kot v kopiji stranke.

Kliknite Naprej za nadaljevanje.

Prikaže se drugo sporočilo, ki stranki pove, da mora QuickBooks zapreti vsa okna, da ustvari kopijo računovodje. QuickBooks lahko odjemalcu tudi pove, naj vstavi disk.

Kliknite V redu in vstavite disk (če je potrebno).

QuickBooks prikaže posodobljeno pogovorno okno Save Accountant's Copy.

Poimenujte knjigovodjevo kopijo.

Uporabite polje Ime datoteke v pogovornem oknu Shrani knjigovodjevo kopijo, da poimenujete knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Po potrebi lahko stranka uporabi tudi spustni seznam Shrani v, da določi, kam naj se shrani računovodjeva kopija podatkovne datoteke QuickBooks.

Stranka si mora zapomniti, kje je shranjena računovodska kopija datoteke. To datoteko dobi računovodja — po e-pošti ali po pošti ali na disku — da jo lahko uporablja.

Ustvarite datoteko.

Ko naročnik poimenuje knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke in po potrebi navede, kam naj se shrani računovodska kopija, stranka klikne Shrani. QuickBooks shrani knjigovodjevo kopijo podatkovne datoteke QuickBooks.

Nato naročnik to podatkovno datoteko posreduje računovodji. Z drugimi besedami, odjemalec mora datoteko poslati po pošti ali po e-pošti.

Vaš ponudnik e-pošte lahko omeji velikost prilog (vključno z datotekami QuickBooks), ki jih lahko pošljete po e-pošti. Če vas moti velikost, lahko datoteko QuickBooks naložite na spletno mesto Intuit, tako da izberete Datoteka→ Računovodjeva kopija→ Dejavnosti strank→ Pošlji računovodji. Intuit pošlje računovodji sporočilo s povezavo, ki jo je mogoče klikniti, da lahko uporabi datoteko.

Računovodske kopije uporabljajo tri vrste datotek. Datoteka za prenos računovodstva (s pripono datoteke .qbx) je tisto, kar stranka ustvari in da računovodji. Dejanski izvod računovodje (s pripono datoteke .qba) je tisto, s čimer računovodja dela, potem ko odpre datoteko za prenos računovodstva. Nazadnje je tu še izvozna datoteka računovodje (s pripono datoteke .qby), ki hrani spremembe, ki se vrnejo v odjemalca.

Očitno te korake morda dejansko ni vaša stranka; morda boste morali opraviti umazano delo. V obeh primerih pa postopek poteka tako. Upoštevajte pa, da prihranek v realnem času za računovodjo in prihranek stroškov za stranko nastane, ko lahko stranko pridobite, da izbere ukaz in dela s pogovornim oknom.

Nato lahko zaračunate plačljivi čas za dejansko delo s podatki QuickBooks in ne za poigravanje z datoteko.