Kako izstaviti račun stranki v QuickBooks 2019

Če želite stranki izdati račun iz QuickBooks 2019, uporabite okno Ustvari račune, da identificirate stranko in določite znesek, ki ga stranka dolguje. Za prikaz okna Ustvari račune izberite ukaz Stranke → Ustvari račune. Ko to storite, QuickBooks prikaže okno za ustvarjanje računov, kot je prikazano. Uporabite lahko več kot eno vrsto predloge računa QuickBooks.

Upoštevajte pa, da okno Ustvari račune, ki ga vidite, morda ne bo videti tako kot prikazano. Izberete lahko tudi prilagoditev obrazca za račun tako, da bo popolnoma ustrezal vašim poslovnim zahtevam. Posebni koraki, ki jih naredite, se lahko zelo malo razlikujejo, če delate z drugo predlogo obrazca za račun QuickBooks.

1 Če želite prikazati okno Ustvari račune, izberite ukaz Stranke→ Ustvari račune.

Ko to storite, QuickBooks prikaže okno Ustvari račune. Upoštevajte pa, da okno Ustvari račune, ki ga vidite, morda ne bo videti tako kot prikazano. Uporabite lahko več kot eno vrsto obrazca za račun. Izberete lahko tudi prilagoditev obrazca za račun tako, da bo popolnoma ustrezal vašim poslovnim zahtevam.

2 Identificirajte stranko in, če je primerno, delo.

Če želite to narediti, izberite stranko ali kombinacijo stranke in opravila na spustnem seznamu Customer:Job. Ne skrbite za ta posel, če ga niste seznanjeni.

Konkretno stranko, ki ji izdajate račun, morate identificirati tako, da to stranko izberete s seznama Stranka:Poslovno. Če je stranka nova stranka, ki je še niste zaračunali ali opisali na seznamu strank, vnesite kratko ime za stranko – na primer okrajšavo imena podjetja – na seznamu Customer:Job.

QuickBooks nato pokaže, da stranka še ne obstaja na seznamu strank, in vpraša, ali želite stranko dodati; označite, da to storite. Ko ste pozvani, navedite podatke o stranki, ki jih zahteva QuickBooks.

Račun lahko tudi razvrstite, kot da ustreza določeni kategoriji, s spustnim seznamom Razred. Na tej točki ne skrbite glede uporabe sledenja razreda.

3 Potrdite ali vnesite nove informacije v glavi računa.

Ko identificirate stranko, QuickBooks izpolni polja Datum, Račun, Račun za in morda Pošlji. Verjetno vam ni treba spreminjati nobenih teh podatkov. Preglejte informacije, prikazane v teh poljih, da se prepričate, ali so pravilne.

Na primer, običajno ne bi izdali računov nekomu, razen če ste že poslali izdelek ali opravili storitev. Zato bi verjetno morali potrditi, da datum računa sledi datumu odpreme izdelka ali datumu opravljanja storitve. Morda boste želeli tudi potrditi, na primer, da je naslov za pošiljanje pravilen.

4 Navedite ali potrdite podatke o polju za račun.

Računi vključujejo informacije o polju, ki beležijo postavke, kot so številke naročilnice, plačilni pogoji, datum pošiljanja in način pošiljanja. Prepričati se morate, da je vse, kar je QuickBooks prikazano v teh besedilnih poljih, pravilno.

Če vam je stranka na primer posredovala številko naročilnice, vnesite to številko naročilnice v polje Številka naročilnice. Potrdite, da so plačilni pogoji, prikazani v polju Pogoji, pravilni. Preverite, ali je datum, prikazan v polju Pošlji, pravilen.

Ni treba izpolniti vseh teh polj za vsak račun, vendar želite navesti vse informacije, ki stranki olajšajo plačilo računa, povežete račun z njegovimi evidencami o nakupih in ugotovite, kako in kdaj je izdelek se pošiljajo.

5 Opišite prodane predmete.

Kako izgleda območje stolpcev na vašem računu, je v resnici odvisno od tega, ali prodajate izdelke ali storitve. Slika prikazuje območje stolpcev za izdelke. Območje stolpcev za storitev je videti enostavnejše, ker pri opisovanju postavk storitve ne navedete veliko informacij.

V območju stolpcev želite opisati vsak artikel – vsak izdelek ali storitev – za katerega se obračunava račun. Če želite to narediti, uporabite eno vrstico za vsak element. Prvi element, za katerega želite zaračunati, je nato v 1. vrstici območja stolpcev.

Za vsak artikel vnesete naročeno količino, kodo za artikel in ceno ali ceno. QuickBooks pridobi opis predmeta s seznama elementov in te podatke postavi v stolpec Opis. QuickBooks tudi izračuna znesek, zaračunan za izdelek, tako da količino pomnoži s ceno ali stopnjo.

Lahko pa uredite polji Opis in Znesek. Če uredite polje Količina, QuickBooks ponovno izračuna polje Cena Vsaka tako, da znesek deli s količino.

Za vnos dodatnih postavk v račun vnesite dodatne vrstice. Vsak element, za katerega želite zaračunati – vsak element, ki bi moral biti prikazan kot ločena bremenitev na računu – se prikaže kot vrstica v območju stolpcev. Če želite stranki fakturirati neki izdelek, se za ta izdelek uporabi ena vrstica v območju stolpcev računa.

Če želite stranki zaračunati prevoznino, ena vrstica območja računa opisuje to voznino. Če želite stranki zaračunati prometni davek, spet ena vrstica ali vrstica v območju stolpcev prikazuje davek na promet.

Popusti predstavljajo zahtevne postavke vrstic, ki jih je treba vključiti v račun. Predpostavimo, da želite neki stranki odobriti 10-odstotni popust. Če želite to narediti, v svoj račun vključite postavko s popustom. Čeprav QuickBooks vključuje postavko s popustom na seznamu artiklov, se odstotek popusta lahko uporabi samo za prejšnjo vrstico na računu. Iz tega razloga QuickBooks dobavi tudi vmesno postavko vrstice. Vmesno postavko vrstice uporabite za seštevanje vseh prejšnjih postavk, prikazanih na računu. Z vmesnim seštevanjem vseh artiklov izdelkov, prikazanih na računu, na primer, lahko podjetje kupcu odobri 10-odstotni popust na te izdelke.

Vključiti morate simbol za odstotek, da QuickBooks sporočite, da izračuna popust, enak odstotku vmesne vsote. Če izpustite simbol za odstotek, QuickBooks predvideva, da želite dolar in ne odstotni popust. Na sliki, na primer, če bi izpustili simbol za odstotek, bi 10-odstotni popust spremenili v 10-odstotni popust.

6 Uporabite polje Sporočilo stranke na dnu okna Ustvari račune, da pošljete sporočilo stranki, ki se prikaže na dnu računa.

Če ste ustvarili predlogo obrazca za račun po meri, ki vključuje druge informacije o nogi, se ta polja z nogo prikažejo tudi na dnu okna Ustvari račune. Z njimi lahko zbirate in prenašate dodatne informacije o nogi.

7 (Neobvezno) Preverite črkovanje.

Če kliknete gumb Črkovanje, ki se prikaže ob zgornjem robu zavihka Oblikovanje okna Ustvari račune, QuickBooks preveri črkovanje besed, ki jih uporabljate v računu. Če QuickBooks ne najde nobenih pravopisnih napak, prikaže sporočilo, da je preverjanje črkovanja končano. Če QuickBooks najde črkovalno napako – okrajšave kode izdelka pogosto povzročajo črkovalne napake v QuickBooks – prikaže pogovorno okno Preveri črkovanje na obrazcu.

Lahko uporabite polje za spremembe, da bi popravili svoje pravopisne napake - če je v resnici je napake v črkovanju. Iz seznama predlogov lahko izberete eno od predlaganih zamenjav, tako da kliknete predlog in nato kliknete gumb Zamenjaj. Vse pojavitve napačnega črkovanja lahko zamenjate s klikom na gumb Zamenjaj vse. Če je beseda, za katero QuickBooks pravi, da je napačno črkovana, dejansko pravilno črkovana, lahko kliknete gumb Prezri, da QuickBooks poveste, naj prezre to besedo, ali gumb Prezri vse, da QuickBooks sporočite, naj prezre vse pojavljanje te besede v obrazcu za račun.

Če uporabljate izraze, ki se vedno pojavljajo kot napačno črkovane besede, vsaj v QuickBooks, lahko kliknete gumb Dodaj, ki se prikaže v pogovornem oknu Preveri črkovanje na obrazcu. Če kliknete gumb Dodaj, QuickBooks pove, naj besedo doda v črkovalni slovar. Ko dodate besedo v črkovalni slovar QuickBooks, QuickBooks ne vidi, da je beseda napačno črkovana.

Upoštevajte tudi, da lahko kliknete gumb Možnosti, da prikažete pogovorno okno Možnosti črkovanja. Pogovorno okno Možnosti črkovanja vključuje potrditvena polja, ki jih lahko uporabite za vklop ali izklop določenih vrst logike preverjanja črkovanja. Označite lahko potrditveno polje, da QuickBooks sporočite, naj vedno preveri črkovanje obrazcev, na primer pred tiskanjem, shranjevanjem ali pošiljanjem obrazca. Pogovorno okno vključuje tudi potrditvena polja, ki QuickBooks sporočajo, naj prezrejo določene vrste besed, na primer tiste, ki uporabljajo številke, tiste, ki so vse velike in tiste z mešanimi malimi črkami.

8 Kliknite gumb Shrani in zapri ali gumb Shrani in novo, da shranite svoj račun.

Kliknite gumb Shrani in zapri, če želite shraniti račun in zapreti okno Ustvari račune. Kliknite gumb Shrani in novo, če želite račun shraniti, nato pa v prazno različico okna Ustvari račune vnesite drug račun.

Kliknite zavihek Pošlji/Pošlji in nato gumb FedEx ali UPS, da zaženete okno QuickBooks Shipping Manager, ki vam omogoča avtomatizacijo nekaterih korakov pri pošiljanju paketov z uporabo Federal Express ali United Parcel Service (UPS). Ko prvič zaženete Shipping Manager, boste morali opraviti nekaj namestitvenih del.

Če želite prebrati račune, ki ste jih že ustvarili, kliknite gumba Nazaj in Naprej. Ali pa kliknite gumb Najdi in v pogovornem oknu Najdi račune opišite račun, ki ga želite poiskati.