Kako izstaviti račun stranki v QuickBooks 2012

Če želite zaračunati stranki v QuickBooks 2012, uporabite okno Ustvari račune, da identificirate stranko in določite znesek, ki ga stranka dolguje. Uporabite lahko več kot eno vrsto obrazca za račun ali enega, ki ste ga prilagodili.

1 Če želite prikazati okno Ustvari račune, izberite ukaz Stranke→ Ustvari račune.

QuickBooks prikaže okno Ustvari račune.

2 Identificirajte stranko in, če je primerno, delo.

Če želite to narediti, izberite stranko ali kombinacijo stranke in opravila na spustnem seznamu Customer:Job. Ne skrbite za ta posel, če ga niste seznanjeni.

Vendar morate razumeti, kako stranke delujejo. Identificirati morate posebno stranko, ki ji izdajate račun. To storite tako, da izberete stranko s seznama Stranka:Poslovno mesto. Če je stranka nova stranka, ki je še niste zaračunali ali opisali na seznamu strank, vnesite kratko ime za stranko – na primer okrajšavo imena podjetja – na seznamu Customer:Job.

QuickBooks nato pokaže, da stranka še ne obstaja na seznamu strank, in vpraša, ali želite stranko dodati; označite, da to storite. Ko ste pozvani, navedite podatke o stranki, ki jih zahteva QuickBooks.

3 Potrdite ali vnesite nove informacije v glavi računa.

Ko identificirate stranko, QuickBooks izpolni polja Datum, Račun, Račun za in morda tudi polja Dostava. Verjetno vam ni treba spreminjati nobenih teh podatkov. Pregledajte informacije, prikazane v teh poljih, da se prepričate, ali so pravilne.

Na primer, običajno ne bi izdali računov nekomu, razen če ste že poslali izdelek ali je bila storitev že zagotovljena. Zato bi verjetno morali potrditi, da datum računa sledi datumu odpreme izdelka ali datumu storitve. Morda boste želeli tudi potrditi, na primer, da je naslov za pošiljanje pravilen.

4 Navedite ali potrdite podatke v polju Račun.

Računi vključujejo informacije o polju, ki beležijo postavke, kot so številke naročilnice, plačilni pogoji, datum pošiljanja in način pošiljanja. Prepričati se morate, da je vse, kar je QuickBooks prikazano v teh poljih, pravilno. Če vam je stranka na primer posredovala številko naročilnice, vnesite številko naročilnice v polje Številka naročilnice.

Potrdite, da so plačilni pogoji, prikazani v polju Pogoji, pravilni. Preverite, ali je datum, prikazan v polju Pošlji, pravilen. Ni treba izpolniti vseh teh polj za vsak račun, vendar želite navesti vse informacije, ki stranki olajšajo plačilo računa, povežete račun z njegovimi evidencami o nakupih in ugotovite, kako in kdaj je izdelek se pošiljajo.

5 Opišite prodane predmete.

Kako izgleda območje stolpcev na vašem računu, je v resnici odvisno od tega, ali prodajate izdelke ali storitve. Območje stolpcev za storitev je videti enostavnejše, ker pri opisovanju postavk storitve ne navedete veliko informacij. V območju stolpcev želite opisati vsako postavko — vsak izdelek ali storitev — za katero se obračunava račun.

Če želite to narediti, uporabite eno vrstico za vsak element. Prvi element, za katerega želite zaračunati, gre nato v 1. vrstico območja stolpcev. Za vsak artikel vnesete naročeno količino, kodo za artikel in ceno ali ceno.

QuickBooks pridobi opis predmeta s seznama elementov in te podatke postavi v stolpec Opis. QuickBooks tudi izračuna znesek, zaračunan za izdelek, tako da količino pomnoži s ceno ali stopnjo. Lahko pa uredite polji Opis in Znesek. Če uredite polje Količina, QuickBooks ponovno izračuna polje Cena Vsaka tako, da znesek deli s količino.

6 Uporabite polje Sporočilo stranke na dnu okna Ustvari račune, da pošljete sporočilo stranki, ki se prikaže na dnu računa.

Če ste ustvarili predlogo obrazca za račun po meri, ki vključuje druge informacije o nogi, se ta polja z nogo prikažejo tudi na dnu okna Ustvari račune. Z njimi lahko zbirate in prenašate dodatne informacije o nogi.

7 Kliknite gumb Shrani in zapri ali gumb Shrani in novo, da shranite svoj račun.

Kliknite gumb Shrani in zapri, če želite shraniti račun in zapreti okno Ustvari račune. Gumb Shrani & Novo uporabite, če želite shraniti račun in nato v prazno različico okna Ustvari račune vnesti drug račun.