Kako iskati spletne sezname QuickBooks za ljudi

Strani s strankami, prodajalci in zaposlenimi v QuickBooks Online (QBO) lahko uporabljate na različne načine. Stran Izvajalci je bolj omejena od ostalih; iz njega lahko iščete izvajalce in pripravite 1099s. Na straneh Stranke, Prodajalci ali Zaposleni, ki navajajo vse osebe v teh kategorijah, lahko razvrstite osebe na seznamu, izvozite seznam v Excel in izvedete dejanja za izbrano skupino ljudi na seznamu.

Osnovno poročilo lahko natisnete tudi s klikom na gumb Natisni na kateri koli strani s seznamom; gumb Natisni se prikaže tik nad stolpcem Dejanje.

Kako delati z določeno osebo v QBO

Izberete lahko določeno stranko, prodajalca ali zaposlenega in si ogledate transakcije, povezane s to osebo, kot tudi podrobnosti o osebi, osebi pa lahko priložite datoteke. Tukaj boste delali s strankami.

Če želite poiskati določeno osebo, v iskalno polje, ki se prikaže nad seznamom oseb, vnesite nekaj znakov, ki se ujemajo z imenom osebe ali podjetja.

Če želite poiskati določeno osebo na seznamu, uporabite iskalno polje, ki se prikaže nad imeni na seznamu.

Ko s seznama izberete katero koli osebo, QBO prikaže stran, ki je posebej povezana s to osebo. Stran ima dva zavihka; na naslednji sliki vidite zavihek Seznam transakcij; drugi zavihek je Podrobnosti o stranki.

Če ste v svojem podjetju omogočili funkcijo Projekti, QBO prikaže tretji zavihek, imenovan zavihek Projekti, na katerem so navedeni vsi projekti, ki ste jih ustvarili v podjetju QBO.

Zavihek Seznam transakcij prikazuje transakcije v QBO, povezane z izbrano osebo.

Na katerem koli zavihku kliknete gumb Uredi, da uredite podatke o tej osebi, in kliknete gumb Nova transakcija, da dodate transakcijo, povezano s to osebo.

Na strani s podrobnostmi osebe lahko priložite datoteke, da spremljate pomembne finančne informacije. Priložite lahko na primer dokument 1099 prodajalca, pogodbo stranke ali potrdila zaposlenega. Niste omejeni na besedilne dokumente; lahko priložite tudi fotografije. Preprosto povlecite in spustite element v polje Priloge na spodnji levi strani ustrezne strani s podrobnostmi; če želite, lahko kliknete polje in prikaže se standardno pogovorno okno Windows Open, da se lahko pomaknete do dokumenta, ki ga želite priložiti, in izberete.

Vsaka priloga ne sme biti večja od 25 MB. Če si želite ogledati dokumente, ki ste jih že priložili osebi, kliknite povezavo Pokaži obstoječe pod poljem Priloge in QBO odpre podokno na desni strani strani, ki prikazuje povezane priloge.

Transakciji lahko dodate tudi priloge. Če si želite ogledati transakcije, ki imajo priloge, dodate stolpec Priloge v tabelo, ki se prikaže na strani s seznamom transakcij osebe. Prikažite stran s seznamom transakcij osebe in nato kliknite gumb Gear tabele nad stolpcem Dejanje. Na seznamu, ki se prikaže, kliknite Prikaži več. Pokaži več sprememb za Pokaži manj in prikaže se potrditveno polje za priloge; kliknite in stolpec Priloge se prikaže kot del mreže tabele. S sponko za papir ga lahko prepoznate kot naslov stolpca. Če prikažete stolpec Priloge za eno osebo, ga prikažete v tabeli Seznam transakcij za vse osebe te vrste. Če za določeno transakcijo obstajajo priloge, boste v stolpcu videli število prilog. S klikom na številko se prikažejo priloge transakcije;

Priloge dodajate različnim transakcijam, ko jih ustvarjate; samo priloge, povezane s transakcijami, se prikažejo na različnih straneh s seznamom transakcij, priloge, povezane z osebo, pa se prikažejo na strani povezane osebe.

Dodajanje stolpca Priloge v tabelo na seznamu transakcij.

Ko končate delo z eno osebo, lahko preprosto preklopite na drugo na tem seznamu z uporabo podokna seznama Split View.

Lahko kliknete ikono Split View (prikazano na prejšnji sliki), da prikažete podokno s seznamom ljudi, shranjenih na seznamu (glejte naslednjo sliko).

Prikaz razdeljenega pogleda seznama.

Na seznamu v podoknu Razdeljen pogled se lahko pomaknete navzdol, da poiščete osebo, ali pa vnesete nekaj črk imena osebe ali imena podjetja v iskalno polje na vrhu seznama, da poiščete to osebo na seznamu. Lahko pa seznam razvrstite po imenu ali po odprtem stanju. Kliknite osebo, da preklopite na stran te osebe.

Če želite na seznam dodati novo osebo, kliknite simbol plus (+) na vrhu seznama v podoknu Split View. Če želite prikazati stran Kupci, kliknite Kupci na vrhu seznama Razdeljen pogled ali kliknite Prodaja v navigacijski vrstici in nato še Kupci.

Če želite zapreti Split View, kliknite gumb Zapri Split View.

Razvrščanje seznama v QuickBooks Online

Poleg razvrščanja v Split View lahko sezname na strani Kupci in prodajalci razvrstite po imenu ali odprtem stanju. QBO privzeto razvrsti vnose na teh straneh po abecedi po imenu v naraščajočem vrstnem redu.

Zaposlene lahko razvrstite po abecednem in obratnem abecednem vrstnem redu, po načinu plačila ali po statusu (aktiven ali neaktiven). Ne morete razvrstiti izvajalcev; QBO jih privzeto razvrsti po abecednem vrstnem redu.

Če želite spremeniti vrstni red za sezname strank ali prodajalcev, kliknite Prodaja ali stroški v navigacijski vrstici in nato kliknite Kupci ali prodajalci, da prikažete ustrezno stran; za ta primer uporabljam stran Stranke.

Nato kliknite naslov stolpca, po katerem želite razvrstiti. Če kliknete naslov stolpca Stranka/Podjetje, QBO prikaže stranke v padajočem abecednem vrstnem redu. Če kliknete naslov stolpca Open Balance, QBO razvrsti seznam v vrstnem redu odprtega ravnovesja, od najnižjega do najvišjega.

Kako izvoziti seznam QBO v Excel

Seznam svojih strank ali prodajalcev lahko izvozite v Excel.

Če v računalniku nimate kopije Excela, lahko prenesete in uporabite brezplačno mobilno različico Excela.

Kliknite ustrezno povezavo v vrstici za krmarjenje (Prodaja ali Stroški), da se nato prikaže stran s strankami ali stran s prodajalci; v tem primeru je uporabljena stran Prodajalci. Na desnem robu strani, tik nad stolpcem Dejanje, se prikažejo trije gumbi. Kliknite srednji gumb in QBO izvozi seznam v datoteko Excel; gumb za datoteko se prikaže na dnu zaslona v Chromu.

Izvoz seznama dobaviteljev v Excel.

Kliknite gumb na dnu zaslona in Excel odpre datoteko. Datoteko lahko uredite, če kliknete gumb Omogoči urejanje v rumeni vrstici na vrhu okna. Za tiste, ki uporabljate Excel mobile, se morate prijaviti z Microsoftovim računom za urejanje datoteke.

Kako delati s skupino ljudi v QBO

Ko delate s strankami ali prodajalci, lahko hkrati izvajate določena dejanja za skupino ljudi. Na primer, lahko izberete določene ponudnike tako, da kliknete potrditveno polje poleg vsakega imena in nato pošljete isto e-pošto tem prodajalcem, plačate račune na spletu za izbrane prodajalce, če uporabljate dodatek Bill.com s QBO Essentials, Plus, ali Napredno ali pa izbrane prodajalce neaktivne.

Dodatek Bill.com lahko uporabite za spletno plačevanje računov iz QBO; obstaja aplikacija Bill.com s polno storitvijo, toda tukaj govorim o dodatku za QBO. Aplikacijo Bill.com boste našli v centru za aplikacije Intuit. Trgovino lahko obiščete tako, da v podoknu za krmarjenje izberete Aplikacije. Za Bill.com ni mesečne naročnine, vendar obstaja provizija na transakcijo za vsako plačilo, ki ga obdelate.

Za stranke lahko poleg pošiljanja e-pošte ustvarite in jim pošljete izpiske, izbrane stranke dodelite vrsti stranke (vrsto stranke uporabite za združevanje strank) in izbrane stranke onemogočite.

Če želite uporabiti eno od teh dejanj za skupino ljudi, kliknite ustrezno povezavo v navigacijski vrstici – Prodaja ali Stroški – ki ji sledi ustrezna stran s seznamom, da prikažete povezano stran. Za ta primer sem uporabil stran Stranke.

Nato kliknite potrditveno polje poleg imen, ki jih želite vključiti v svoje dejanje, in nato kliknite gumb Paketna dejanja. Izberite dejanje, ki ga želite izvesti, in sledite navodilom na zaslonu, da dokončate dejanje.

Izvajanje akcije za več strank.