Kako implementirati preprost sistem ABC v QuickBooks

Vse, kar naredite za implementacijo preprostega sistema obračunavanja stroškov na podlagi dejavnosti (ABC) v QuickBooks, je to, kar počnete trenutno. Z drugimi besedami, samo še naprej spremljajte svoje operativne stroške z uporabo dobrega, dostojnega kontnega načrta. To je 90 odstotkov bitke.

Poskrbeti morate tudi za samo enega ali dva manjša dodatna elementa. Najprej vklopite funkcijo QuickBooks Class Tracking. Sledenje razredom vam omogoča, da transakcije dohodkov in odhodkov kategorizirate tako, da ne spadajo samo v račune prihodkov in odhodkov, temveč tudi v določene razrede.

Drugič, ko zabeležite odhodek, identificirate tudi razred, v katerega odhodki sodijo. Uporaba razredov, ki ustrezajo vašim dejavnostim — no, vidite, da je to vse, kar je potrebno, kajne?

ABC lahko naredite zelo zapleteno. Poleg tega, če greste ven in najamete zunanjega svetovalca – nekoga, ki vam želi zaračunati na tisoče ali celo desetine tisoč dolarjev za vzpostavitev enega od teh sistemov – lahko na koncu dobite nekaj, kar je zelo, zelo zmogljivo in zelo, zelo zapleteno.

Kljub temu ni nujno, da so sistemi ABC tako zapleteni, še posebej, če želite le boljšo razporeditev svojih režijskih stroškov in ne sistema, ki bi preučil stroške ali dejavnosti, ki sestavljajo vaše režijske stroške. ABC je lahko precej preprost. To še posebej velja za mala ali srednje velika podjetja. Pravzaprav lahko verjetno implementirate dober, prvovrsten sistem ABC, tako da naredite naslednje štiri korake:

Poglejte svoje režijske stroške.

Preverite, ali imate dovolj stroškov za skrb. Če ste v podjetju z velikimi maržami in zelo nizkimi režijskimi stroški, vam ABC morda ne bo smiseln. Inkrementalna vrednost, ki jo dosežete s natančnejšo razporeditvijo režijskih stroškov, je lahko preprosto manifestacija obsesivno-kompulzivne osebnostne motnje in ne dobrega računovodstva.

Ugotovite velike režijske stroške.

To morate storiti, če se odločite, da želite dodeliti nekaj ali kup svojih režijskih stroškov prek pristopa ABC. Ne zapravljajte časa za to, da bi natančno dodelili nekaj zneskov predante (razen če so enostavni za dodelitev, ki jih je mogoče opraviti hkrati z večjim projektom).

Pojdite na največji udarec, ki ga lahko dobite za svoj denar. Ustvarite sistem ABC, ki z minimalno količino truda dodeli velik del vaših režijskih stroškov. Ne bodite preveč pedantni.

Določite glavne dejavnosti, ki porabljajo režijske stroške.

V preprostem primeru namišljenega posla s stojnicami za hrenovke imate samo eno dejavnost: služenje stranki. Zagotovo boste imeli več dejavnosti kot to. Vendar vam ni treba ustvariti seznama z 80 dejavnostmi.

Prepoznajte velike dejavnosti, ki vam omogočajo, da razporedite svoje režijske stroške. Manj dejavnosti, ki jih lahko uporabite za to, lažje bo vaše računovodstvo. Poiščite nekaj dejavnosti, ki vam omogočajo pošteno in natančno razporeditev režijskih stroškov linijam izdelkov. To je velika slika.

Sledite dejavnostim do izdelkov z uporabo ustreznih ukrepov.

Ko prepoznate peščico dejavnosti, ki vam omogočajo, da režijske stroške povežete z izdelki, se prepričajte, da uporabite ustrezen ukrep – znan tudi kot nosilec stroškov –, da povežete režijske stroške z linijami izdelkov ali storitev.

V primeru poslovanja s stojnicami s hot dogi en režijski strošek – najemnina – niti ni potreboval stroškovnega nosilca. Stroški zalog tudi niso potrebovali nosilca stroškov, ker ste te stroške lahko razporedili s preprostim opazovanjem.

Stroški plač so zahtevali bolj sofisticiran učbeniški pristop k razporeditvi. Za dodelitev stroškov plač ste ustvarili dejavnost, imenovano služenje stranki, in nato dodelili stroške te dejavnosti glede na število korakov, ki jih zahteva vsaka linija izdelkov.

Sistem ABC je orodje, s katerim lahko upravljate svoje režijske stroške in donosnost izdelkov ali storitev, ki jih prodajate. Praktično se želite osredotočiti na velike režijske stroške in na koncu je vse, kar resnično želite, sistem ABC, ki proizvaja uporabne številke – številke, ki vam pomagajo razmišljati o svojem podjetju bolj jasno in ustvarjalno.