Kako evidentirati transakcije s plačilnimi računi

V programu QuickBooks 2012 imate možnost delati z računom plačljivih računov ali brez njega. Če želite, lahko zabeležite stroške, ko pišete čeke. To pomeni, da morate imeti evidentirane čeke, s katerimi plačate vse vaše stroške, če želite imeti popoln seznam vseh vaših stroškov. Ta pristop dobro deluje.

QuickBooks podpira tudi natančnejši pristop k beleženju stroškov. Če odgovorite na nekaj vprašanj med postopkom nastavitve QuickBooks, lahko nastavite račun obveznosti do računov, ki je le račun, ki spremlja zneske, ki jih dolgujete svojim prodajalcem in drugim dobaviteljem.

Kako zabeležiti račun

Ko uporabljate račun obveznosti do računov, vnesete račune, ki jih dobite od prodajalcev, ko jih prejmete.

Naslednja tabela prikazuje način beleženja te transakcije. Vnos v dnevnik 5 samodejno bremeni stroške pisarniškega materiala za 1.000 $ in kreditira obveznosti za 1.000 $. To je vnos v dnevnik, ki bi ga zabeležil QuickBooks, če bi kupili 1000 $ pisarniškega materiala in nato ta račun vnesli v sistem QuickBooks.

Dnevnik 5: evidentiranje nakupa kredita

Kako plačati račun

Ko pozneje plačate ta račun, QuickBooks zabeleži vnos v dnevnik 6. Pri vnosu v dnevnik 6 QuickBooks bremeni obveznosti za 1000 $ in kreditira gotovino za 1000 $. Neto učinek na obveznosti do kupcev, ki združuje nakup in plačilo, je nič.

To je smiselno, kajne? Pristop, prikazan v vnosih v dnevnik 5 in 6, šteje znesek, ki ga dolgujete nekemu prodajalcu ali dobavitelju, kot obveznost, obveznosti, le medtem ko dolgujete denar.

Dnevnik 6: Zapis plačila prodajalcu

Ko v QuickBooks zabeležite vnos dnevnika 6, morate navesti ime računa, ki se bremeni. QuickBooks očitno ve, kateri račun kreditirati - račun obveznosti do računov. Vendar pa mora QuickBooks poznati tudi račun stroškov ali sredstev za bremenitev.

QuickBooks mora vedeti, kateri denarni račun knjižiti, ko plačate znesek obveznosti. To ugotovite, ko napišete ček za plačilo računa.

Nekaj ​​drugih kazalnikov obveznosti do računov

Tukaj je nekaj dodatnih točk o vnosih v dnevnik 5 in 6:

• Metoda obveznosti do računov je natančnejša. Metoda obveznosti do računov, ki jo prikazujeta vnosa v dnevnik 5 in 6, je najboljši način za beleženje računov. Metoda obračunskih obveznosti pomeni, da stroške evidentirate, ko stroški dejansko nastanejo.

  Kot ste morda že ugotovili, je metoda obračuna terjatev v resnici zrcalna podoba pristopa k obračunu terjatev. Velika prednost metode plačljivih obveznosti, kot morda slutite, je, da spremlja zneske, ki jih dolgujete prodajalcem in dobaviteljem, ter priznava stroške, ko nastanejo, in ne takrat, ko jih plačate (kar je morda nekaj časa pozneje).

• Vsaka bremenitev ni strošek. Vnos v dnevniku 5 prikazuje breme, ki gre na račun stroškov pisarniškega materiala. Številne obveznosti, ki jih evidentirate, so zneski, dolgovani za stroške.

  Vendar pa vsaka transakcija z obveznostmi ne izhaja iz nekaterih stroškov. Morda boste morali zabeležiti tudi nakup sredstva – kot je kos opreme. V tem primeru breme ne gre na račun odhodkov, temveč na račun sredstev. Razen te manjše spremembe pa transakcija deluje na enak način.

Ali lahko uganete, kako se evidentirajo odhodki ali nakup osnovnih sredstev, če ne uporabljate obračunskega računa? V primeru, ko ste plačali 1.000 $ za pisarniški material, QuickBooks bremeni stroške pisarniškega materiala za 1.000 $ in kreditira gotovino za 1.000 $, ko napišete ček za 1.000 $. Kot del pisanja čeka določite, kateri račun stroškov bremeniti.

Če kupujete kos opreme za 1000 $, je vnos v dnevnik videti in deluje na približno enak način. Ko zabeležite nakup, QuickBooks bremeni račun sredstev za 1000 $ in pripiše gotovino za 1000 $. Ta transakcija se spet zabeleži, ko napišete ček za plačilo sredstva.