Kako dodati uporabnike v rešitve QuickBooks 2018 Enterprise

Če bo QuickBooks uporabljalo več oseb, želite nastaviti dodatne uporabnike. Če želite dodati uporabnike v QuickBooks Enterprise Solutions, sledite tem korakom:

Izberite ukaz Podjetje → Uporabniki → Nastavi uporabnike in vloge.
QuickBooks prikaže pogovorno okno Uporabnik in vloge. V tem pogovornem oknu so navedeni vsi uporabniki, za katere je bil nastavljen dostop do QuickBooks, in vloge, ki jih QuickBooks lahko izpolni pri uporabi QuickBooks. Seznam uporabnikov, ki se prikaže na zavihku Seznam uporabnikov v pogovornem oknu, prav tako določa, kdo je trenutno prijavljen v sistem.

Pogovorno okno Uporabniki in vloge.

Povejte QuickBooks, da želite dodati uporabnika, tako da kliknete gumb Novo.
Ko kliknete ta gumb, QuickBooks prikaže pogovorno okno Nov uporabnik, kot je prikazano.

Pogovorno okno Nov uporabnik.

Identificirajte uporabnika in vnesite geslo.
Vsakemu uporabniku, za katerega nastavljate, morate dati uporabniško ime. To naredite tako, da v polje Uporabniško ime vnesete kratko ime – morda ime uporabnika. Ko identificirate uporabnika, vnesete uporabniško geslo v besedilno polje Geslo in Potrdi geslo.

Določite vlogo(-e) uporabnika.
V seznamskem polju Razpoložljive vloge izberite vloge (ali dolžnosti), ki jih uporabnik izpolnjuje. Nato izbrano vlogo dodajte na uporabnikov seznam dodeljenih vlog s klikom na gumb Dodaj. Če želite odstraniti vlogo uporabniku, izberite vlogo v polju s seznamom Dodeljene vloge in kliknite Odstrani.

Polje Opis na dnu pogovornega okna Nov uporabnik podrobneje opisuje vlogo, vključno z vrsto uporabnika QuickBooks, ki mu je običajno dodeljena izbrana vloga.

(Neobvezno) Po potrebi spremenite vloge.
Lahko natančno prilagodite vloge, ki jih (s pomočjo QuickBooks) dodelite. Če želite to narediti, izberite zavihek Seznam vlog v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, kliknite vlogo, ki jo želite spremeniti, in nato kliknite gumb Uredi. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno Urejanje vloge (glejte sliko), izberite računovodsko dejavnost ali področje na seznamu Območje in dejavnosti in nato z izbirnimi gumbi Raven dostopa do območja določite, kaj lahko stori uporabnik z izbrano vlogo. Lahko označite, da uporabnik ne bi smel imeti dostopa, tako da izberete izbirni gumb Brez. Z izbiro izbirnega gumba Popoln lahko označite, da mora imeti uporabnik popoln dostop. Če bi uporabnik moral imeti delni dostop, izberete gumb Delni in nato potrdite ali počistite (kot je primerno) potrditvena polja Ustvari, Spremeni, Izbriši, Natisni in Ogled stanja.

Pogovorno okno Uredi vlogo.

Ogledate si lahko, kakšen dostop ima katera koli vloga na začetku, tako da izberete enega od vnosov na seznamu Območje in dejavnosti. QuickBooks uporablja gumbe in polja Raven dostopa do območja za prikaz trenutnih nastavitev za vlogo.

Splošno pravilo je, da ko gre za računovodske kontrole, želite zagotoviti minimalno količino dostopa. Če nekdo ne potrebuje dostopa do podatkovne datoteke QuickBooks za vsakodnevne naloge, izberite gumb Brez. Če nekdo potrebuje malo dostopa – morda za pripravo predračunov delovnih mest ali računov – mu omogočite samo ta dostop in nič več. Malo kasneje v tem poglavju, v razdelku »Vzdrževanje dobrega računovodskega nadzora«, bom govoril o tem, zakaj je zmanjšanje uporabniških pravic in dostopa tako pomembno. Toda bistvo je naslednje: večjo možnost, da zaposlenim ali podizvajalcem ali računovodjem omogočite brskanje po vašem računovodskem sistemu, večje je tveganje, da bo nekdo nehote ali namerno vnesel napake v sistem. Prav tako, večje kot so pravice in dostop, ki jih dajete, lažje vam bo nekdo ukradel.

(Izbirno) Preglejte svoja uporabniška dovoljenja.
Ko nastavite uporabnika, morate (samo previdni) pregledati dovoljenja, ki ste jih dali uporabniku. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam uporabnikov v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite uporabnika in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj. Ko QuickBooks prikaže pogovorno okno z dovoljenji za ogled (ni prikazano), izberite uporabnika in nato kliknite gumb Prikaži, da vidite okno z dovoljenji za ogled, ki prikazuje zelo podroben seznam tega, kaj uporabnik lahko in česa ne.

Okno z dovoljenji za ogled.

(Izbirno) Preglejte spremembe vlog.
Če spremenite dovoljenja vloge, boste verjetno želeli tudi pregledati te spremembe. Če želite to narediti, kliknite zavihek Seznam vlog v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, izberite vlogo in nato kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico pogovornega okna Dovoljenja za ogled, v katerem so navedene vloge, ki ste jih nastavili vi in ​​QuickBooks. Izberite vlogo, ki jo želite pregledati, in kliknite gumb Ogled dovoljenj. QuickBooks prikaže drugo različico okna z dovoljenji za ogled s podrobnim seznamom, kaj lahko nekdo z vlogo lahko in ne.

Ko končate s pregledovanjem dovoljenj uporabnikov in vlog, kliknite Zapri, da zaprete vsa odprta okna, nato pa kliknite gumb Prekliči ali Zapri, da zaprete vsa odprta pogovorna okna.
Od te točke naprej lahko novi uporabnik uporablja QuickBooks; njegove ali njene pravice so omejene na tisto, kar ste navedli.

Računovodje pogosto želijo videti pravice, ki jih imajo določeni uporabniki, še posebej, če vas revidirajo kot del letnih zaključkov. (Morda ste revidirani, če banka želi na primer revidirane finančne izkaze.) Okno z dovoljenji za ogled QuickBooks je gladek način za ogled teh podatkov na spletu, in če želite natisniti kopijo informacij o dovoljenjih, morate samo kliknite gumb Natisni v oknu.