Kako delujejo naročila v QuickBooks 2019

Če morate naročiti stvari za svoje podjetje, razmislite o uporabi naročil naročil. Ustvarite naročilnice QuickBooks, tudi če blago naročate po telefonu, telegrafu ali celo prek svetovnega spleta – torej kadar koli blaga ne zahtevate pisno. Izpolnjevanje naročil za naročilo vam omogoča, da določite, katere artikle imate naročeno in kdaj bodo artikli prispeli. Vse, kar boste morali storiti, je, da vprašate QuickBooks »Kaj je naročeno in kdaj sploh pride?« Nikoli več vam ne bo treba obremenjevati možganov, da se spomnite, ali ste naročili tiste stvari amajigs in doohickey.

In ko pride račun, ga boste že imeli na seznamu naročilnice. Ugani kaj? Ko ste vpisali vse postavke na naročilnico, vam ni treba izpolniti zavihka Predmeti na čeku, ko plačate račun. Če pa račune plačujete z metodo plačljivih računov, vam ni treba izpolniti zavihka Predmeti v oknu Vnos računov. Ko predmeti prispejo, morate samo obvestiti QuickBooks; predmeti so takoj dodani na vaš seznam inventarja.

Uporabite naročilnice za izdelke, ki jih naročite – torej za predmete, ki jih boste prejeli in plačali v prihodnosti. Če kupujete izdelke na blagajni ali prejmete izdelke, ki jih niste naročili, očitno ne potrebujete naročilnice. Kar morate storiti, je plačati račun in popisati predmete, ki ste jih pravkar kupili.

Kako prilagoditi obrazec za naročilnico v QuickBooks 2019

QuickBooks vam omogoča, da prilagodite svoj obrazec naročilnice, tako da delate iz nič pri ustvarjanju novega obrazca naročilnice ali delate iz obstoječe predloge naročilnice.

Če želite ustvariti obrazec naročilnice "iz nič", izberite Prodajalci → Ustvari naročilnice in kliknite gumb Prilagodi zasnovo na zavihku Oblikovanje v nastalem pogovornem oknu. QuickBooks prikaže spletno stran Intuit, ki vas vodi skozi korake za ustvarjanje lastnega zelo prilagojenega obrazca.

Če želite prilagoditi obstoječi obrazec naročilnice, izberite Prodajalci → Ustvari naročilnice in nato kliknite gumb Prilagodi postavitev podatkov na zavihku Oblikovanje v nastalem pogovornem oknu. QuickBooks vas v tem primeru pozove, da naredite kopijo obrazca naročilnice, nato pa prikaže pogovorno okno Dodatna prilagoditev (ni prikazano), v katerem so gumbi in polja, ki jih lahko uporabite za spreminjanje standardnega obrazca naročilnice QuickBooks, tako da se podatki se prikaže in je označeno, kot želite.

Pogovorno okno Dodatna prilagoditev ponuja območje za predogled, s katerim si lahko ogledate, kako izgledajo vaše spremembe, in gumb Prekliči, ki ga lahko kliknete, če vam stvari močno uidejo iz rok. Poleg tega pogovorno okno Dodatna prilagoditev ponuja gumb Oblikovalnik postavitve, ki ga lahko kliknete, da odprete okno Oblikovalnik postavitve. Okno načrtovalnika postavitve vam omogoča, da postanete pravi umetnik postavitve in naredite vse vrste sprememb v naročilu, preprosto s premikanjem polj po strani z miško.

Gumb Upravljanje predlog, ki je na voljo tudi na zavihku Oblikovanje, vam omogoča, da izberete obrazec naročilnice, ki ga želite prilagoditi, ko ste predhodno ustvarili več obrazcev.

Kako izpolniti naročilnico v QuickBooks 2019

Morda vam primanjkuje pripomočkov, doohickeyjev ali kakšnega drugega elementa na vašem seznamu predmetov in ste pripravljeni preurediti te stvari – kar koli že so. Sledite tem korakom, da izpolnite naročilnico:

1. Izberite Prodajalci → Ustvari naročilnice.

Prav tako lahko kliknete ikono Naročila na začetnem zaslonu ali kliknete območje Nove transakcije v centru za dobavitelje in nato izberete Naročila. Videli boste okno Ustvari naročilnice, ki je podobno prikazani sliki. Upoštevajte, da so natančne podrobnosti tega okna odvisne od tega, kako prilagodite svoj obrazec naročilnice.

Okno Ustvari naročilnice.

2. V spustnem meniju Prodajalec izberite prodajalca.

Kliknite puščico navzdol, da si ogledate seznam svojih prodajalcev. Kliknite prodajalca, da vidite njegovo ime in naslov v polju Prodajalec. Če v meniju ne najdete imena prodajalca, v meniju izberite Dodaj novo in nato v pogovornem oknu Nov prodajalec vnesite podatke o prodajalcu. Ko končate s pogovornim oknom, kliknite V redu.

3. Če sledite svojemu inventarju po razredih, izberite razred v spustnem meniju Razred.

Okno Ustvari naročilnice morda nima spustnega menija Razred. Če ni in želite, da ga ima, morate nastaviti QuickBooks za spremljanje stroškov po razredih. Če želite to narediti, odprite datoteko QuickBooks v načinu za enega uporabnika kot skrbnik. Nato izberite Uredi→ Nastavitve in kliknite ikono Računovodstvo na seznamu na levi. (Morda boste morali klikniti tudi zavihek Nastavitve podjetja.) Na koncu potrdite polje Uporabi sledenje razreda in kliknite V redu.

4. (Neobvezno) Izberite zastopnika, pričakovani datum in FOB, če jih uporabljate v naročilu.

Morda boste morali izpolniti druga polja, preden pridete do opisov posameznih elementov na dnu. Ponovno se ta polja morda ne bodo prikazala, če v obrazcu niste navedli, da jih želite.

5. Pomaknite se na stolpec Artikel in začnite vnašati artikle, ki jih naročate.

Vnos artiklov je najpomembnejši del izdelave naročilnice. Ko se premaknete v stolpec Element, se spremeni v spustni meni. Kliknite puščico navzdol, da si ogledate seznam elementov. Morda se boste morali pomakniti do elementa, ki ga želite vnesti. Hiter način za pomikanje do predmeta je, da vnesete prvih nekaj črk imena predmeta. Če vnesete ime predmeta, ki ni na seznamu elementov, QuickBooks vpraša, ali želite nastaviti ta element. Če je tako, kliknite Nastavi in ​​nato izpolnite pogovorno okno Nov element.

V stolpec Element vnesite toliko elementov, kot jih želite. QuickBooks namesto vas izpolni opis predmeta, po potrebi pa lahko uredite, kar je vneseno v stolpec Opis. V stolpcu Količina navedite, koliko vsakega predmeta potrebujete.

6. Če želite, izpolnite polje Sporočilo prodajalca — vsekakor pa izpolnite polje Memo.

Polje Sporočilo prodajalca je mesto, kjer pošljete sporočilo stranki, ki prejme vaše naročilo. Lahko bi napisali. Prinesite mi to stvar takoj!

Ne glede na to, kaj počnete, ne pozabite izpolniti polja Memo. Kar vnesete v to polje, se prikaže v pogovornem oknu Odpri naročilnice in te informacije so najzanesljivejši način, da ugotovite, čemu je ta naročilnica namenjena. Vnesite nekaj pomembnega, kar boste razumeli čez dva tedna, tri tedne ali mesec, ko boste plačevali artikle, ki jih naročate.

Na vrhu okna Ustvari naročilnice je potrditveno polje Natisni pozneje, ki vam pove, ali želite natisniti to naročilo. Če želite natisniti naročilnico, se prepričajte, da je to potrditveno polje izbrano. Ko natisnete naročilnico, kljukica iz polja izgine.

7. Kliknite Natisni, da natisnete naročilnico.

Če je ta naročilnica ena izmed mnogih, ki ste jih izpolnjevali in želite natisniti več hkrati, kliknite puščico pod gumbom Natisni in v spustnem meniju izberite Paket. Preden natisnete naročilnico, boste morda želeli klikniti puščico navzdol pod gumbom Natisni in izbrati Predogled, da vidite, kako bo videti naročilo, ko ga natisnete. QuickBooks vam prikaže zaslonsko repliko naročilnice. Upam, da je videti v redu.

Gumb Zgodovina uporabite, ko prejmete predmete, ki ste jih tako skrbno navedli na naročilnici. Ko prejmete predmete in zabeležite njihov prejem, s klikom tega gumba QuickBooks sporoči, da vam posreduje celotno zgodovino artikla – kdaj ste ga naročili in kdaj ste ga prejeli.

Kar se tiče ostalih gumbov na vrhu, mislim, da veste, kaj so.

8. Kliknite Shrani & novo ali Shrani in zapri, da posnamete naročilnico.

QuickBooks shrani naročilnico in prikaže novo, prazno okno naročilnice, v katero lahko vnesete drugo naročilo.

Kako preveriti naročila v QuickBooks

Zapišete naročilnice. Mine nekaj tednov in vprašaš se: "Ali sem naročil te doohickey pri Acmeju?" Izberite Poročila → Nakupi → Odpri naročilnice, da si ogledate poročilo, ki navaja neporavnane naročilnice. Ali pa kliknite Središče za poročila, v levem stolpcu izberite Nakupi, v zgornjem desnem kotu kliknite gumb Pogled seznama, da dobite dejanski seznam poročil o nakupih, in nato kliknite Odpri poročilo o naročilih. Lahko pa uporabite vrtiljak središča za poročila za listanje po poročilih v kategoriji. Če želite uporabiti vrtiljak, v levem stolpcu izberite Nakupi, kliknite gumb Pogled vrtiljaka (zraven gumba Pogled seznama) in nato kliknite sliko sklopa poročil, ki se prikaže levo ali desno od slike izbranega poročilo.

Kako prejeti artikle naročilnice v QuickBooks

Ko so vaši doohickey in gizmos prispeli s kameljim vlakom, morate zabeležiti prejem predmetov in jih dodati na svoj seznam predmetov.

Prvi dve stvari, ki jih morate storiti, sta zabeležiti, ali so stvari priložene računu, in se nato odločiti, kako jih želite plačati. Te odločitve so enake tistim, ki jih morate sprejeti, če prejmete blago, ne da bi prej izpolnili naročilnico.

Predmete na naročilu, ki jih prejmete, beležite na enak način kot druge predmete, ki jih prejmete:

• Če artikle na naročilu plačujete s čekom, uporabite okno Write Checks.
• Če prejmete artikle na naročilu brez računa, uporabite okno Ustvari potrdila o artiklih.
• Če prejmete naročilnice z računom, uporabite okno Vnos računov.

Ne glede na okno, ki ga uporabljate, ko izberete prodajalca, ki vam je prodal artikle naročilnice, vas QuickBooks opozori, da obstajajo odprte naročilnice za prodajalca, in vas vpraša, ali želite prejeti proti naročilu. Seveda. ( Prejmi proti pomeni preprosto primerjati naročilo s tem, kar ste prejeli.) Ko kliknete Da, QuickBooks prikaže pogovorno okno Odpri naročilnice, kot je prikazano tukaj. Izberite naročilnice, ki jih prejemate, in kliknite V redu. QuickBooks izpolni zavihek Predmeti in prikaže vse stvari, ki ste jih naročili. Če to, kar prikaže QuickBooks, ni tisto, kar ste prejeli, boste morda morali narediti prilagoditve.

Pogovorno okno Odpri naročilnice.