Kako deliti datoteke QuickBooks 2020

V redu, tukaj je odlična ponudba: V QuickBooks lahko nastavite uporabniška dovoljenja, ki vam omogočajo, da določite, kdo ima dostop do katerih področij vaših datotek QuickBooks. Pravzaprav lahko s svojo datoteko QuickBooks delate tudi v omrežju in v okolju z več uporabniki z uporabo zmogljive funkcije, imenovane zaklepanje zapisov.

Če delate v omrežju in morate uporabljati ali samo želite izvedeti o omrežnih funkcijah QuickBooks, preberite ta članek. Če edini uporabljate QuickBooks, lahko ta članek preskočite.

Skupna raba datoteke QuickBooks v omrežju

Dve pomembni funkciji omogočata večuporabniško omrežno zmogljivost QuickBooks: uporabniška dovoljenja in zaklepanje zapisov. Funkcija uporabniških dovoljenj omogoča več uporabnikom datoteke QuickBooks edinstvene nastavitve dovoljenj za dostop do različnih področij QuickBooks. Zaklepanje zapisa, druga funkcija, omogoča več osebam, da se hkrati prijavijo in delajo z datoteko QuickBooks.

Uporabniška dovoljenja

QuickBooks vam omogoča, da nastavite uporabniška dovoljenja, tako da lahko različnim uporabnikom QuickBooks dodelite različne privilegije. Jane Owner morda lahko počne, kar hoče, ker je, metaforično rečeno, Da Man. Joe Clerk pa bo morda lahko vnesel samo račune. Joe, nizek uradnik z morda dvomljivo presojo in diskrecijo, morda nima možnosti ogleda izkaza dobička in izgube podjetja, tiskanja čekov ali beleženja plačil strank. Ta ideja je smiselna na praktični ravni, kajne? V situaciji, ko veliko ljudi dostopa do datoteke QuickBooks, želite zagotoviti, da zaupne informacije ostanejo zaupne.

Prav tako želite zagotoviti, da ljudje ne morejo namerno ali nenamerno pokvariti vaših finančnih evidenc. Ne želite, da nekdo vnese napačne podatke (morda zato, ker naleti na neko področje programa QuickBooks, kjer nima posla). In ne želite, da nekdo z goljufijo beleži transakcije – na primer ponarejene čeke –, da lahko dobi gotovino.

Mislim, da če razmislite o teh stvareh z uporabniškimi dovoljenji, boste ugotovili, da "Hej, ja, to je smiselno!" Tako da o tem ne bom več govoril. Naj zaključim z nekaj splošnimi ugotovitvami o tem, kako se odločite, katera uporabniška dovoljenja so primerna:

• Zaupnost podatkov: to vprašanje je verjetno najbolj povezano z vašo filozofijo upravljanja. Bolj ko ste odprti glede stvari, manj boste verjetno morali skrbeti, da bodo ljudje vohali za stvarmi. Želim pa poudariti, da je obračun plač vedno občutljiva tema. Če vsi vedo, koliko so vsi drugi plačani, se zgodi nekaj zanimivih razprav - a to ste že vedeli.
• Poškodba podatkov: kar zadeva poškodovanje podatkov, morate vedeti, da ljudje običajno uporabljajo dve splošni pravili:
  • Ljudem ne dovolite dostopa do orodij, ki jih ne znajo uporabljati. To zahteva samo težave.
  • Prepričajte se, da se nihče ne more brez nadzora vrteti na nekem področju računovodskega sistema – še posebej, če ta oseba evidentira ali upravlja z gotovino.

Če je le mogoče, uporabite sistem prijateljev, po katerem ljudje delajo stvari skupaj, tako da ljudje vedno znova preverijo delo drugih ljudi – čeprav le posredno. Mogoče Joe zabeleži račun, a Jane vedno odreže ček, da plača račun. Morda Raul beleži račune strank, vendar jih Chang pošlje. Morda Saul beleži gotovinske prejemke, a Beth jih položi. Vidiš vzorec, kajne? Če se dve osebi ukvarjata z določenim gospodarskim dogodkom – spet, še posebej tistim, ki vključuje gotovino –, je res dobra ideja, da Joe in Jane, Raul in Chang ter Saul in Beth pogledata drug drugemu čez ramena.

Zaklepanje zapisa

Zaklepanje zapisa najlažje razumete tako, da ga primerjate z drugo vrsto zaklepanja: zaklepanjem datotek. Večina drugih programov uporablja zaklepanje datotek. Zaklepanje datotekepomeni, da če ima ena oseba v omrežju odprt dokument za obdelavo besedil, nihče drug v omrežju ne more odpreti in nato urediti tega dokumenta. Drugi bodo morda lahko odpreli kopijo dokumenta, ki jo lahko shranijo v svoje računalnike, ne morejo pa urejati izvirnega dokumenta. Operacijski sistem zaklene izvirni dokument (datoteko), tako da se lahko z datoteko naenkrat norčuje le ena oseba. To zaklepanje zagotavlja celovitost podatkov in sprememb, ki jih ljudje naredijo v podatkih. (Če se ta posel z zagotavljanjem integritete zdi čuden, pomislite, kako je težko zagotoviti, da se spremembe obeh ljudi končajo v dokumentu za obdelavo besedil, ki ga obe osebi urejata hkrati.)

Zaklepanje zapisa deluje drugače. Z zaklepanjem zapisov lahko več kot ena oseba v omrežju hkrati odpre in ureja isto datoteko, vendar lahko samo ena oseba dela z določenim zapisom.

Zapis je del datoteke. V datoteki računov, ki jo dolgujete prodajalcem, na primer, je datoteka celotna zbirka računov. Posamezni računi so zapisi znotraj datoteke in več kot ena oseba lahko odpre datoteko računov. Posamezni računi pa so – posamezni zapisi, ki sestavljajo datoteko – zaklenjeni, ko oseba zgrabi zapis.

Te informacije se morda slišijo kot prevelika zmeda, toda razlikovanje med datotekami in zapisi v datoteki je tisto, kar omogoča skupno rabo datotek. V QuickBooks, na primer, če Jane vnese en račun za podjetje Alpha v datoteko, lahko Joe uredi račun za podjetje Beta Corporation, ker sta računa različna zapisa. Zaradi zaklepanja zapisa pa se Jane ne more norčevati z računom Beta Corporation, ki ga ureja Joe. In Joe – spet zaradi zaklepanja zapisa – se ne more poigravati z računom podjetja Alpha, ki ga vlaga Jane.

Na splošno velja, da nobena oseba ne more hkrati urejati istega zapisa v datoteki. Zaklepanje zapisov zaposlenim omogoča uporabo datoteke v večuporabniškem okolju, saj omogoča delo več kot eni osebi z datoteko.

Namestitev QuickBooks za omrežno uporabo

Če želite namestiti QuickBooks za omrežno uporabo, morate najprej namestiti QuickBooks na vse računalnike v omrežju, ki potrebujejo dostop in delo z datoteko QuickBooks. Ta naloga ni zapletena. Za skupno rabo datotek QuickBooks vam ni treba namestiti QuickBooks na noben domiseln način.

Za vsak računalnik, ki bo izvajal program, morate kupiti kopijo QuickBooks. Če imate tri računalnike, na katerih želite uporabljati QuickBooks, morate kupiti tri izvode QuickBooks. Lahko pa kupite posebno licenčno različico QuickBooks za več sedežev. Če poskusite namestiti eno kopijo QuickBooks (z eno ključno kodo) v več računalnikih, QuickBooks ne bo dovolil, da bi dva računalnika, ki uporabljata isto ključno kodo, delila datoteko v večuporabniškem načinu.

Ko ustvarite datoteko, ki jo želite dati v skupno rabo, se morate prepričati, da jo shranite na mesto, kjer lahko drugi uporabniki QuickBooks dostopajo do nje. To pomeni, da boste morda morali datoteko shraniti na strežnik. Datoteko lahko shranite tudi v odjemalski računalnik, če določite dovoljenja za skupno rabo za mapo ali pogon, na katerega shranite datoteko QuickBooks.

Še ena pomembna stvar: kdor ustvari datoteko QuickBooks, samodejno postane skrbnik datoteke. Administrator datoteka ima dostop do vseh območij v datoteko in nastavi druge uporabnike datotek, tako da ne želite, kdorkoli ustanovitev datoteke QuickBooks. Za to delo je primeren bodisi lastnik podjetja bodisi vodja računovodstva. V vsakem primeru bi morala biti oseba, ki nastavi datoteko, zaupanja vreden stalnica v pisarni, ki je zlahka dosegljiva za vsa vprašanja ali težave, ki se pojavijo. Prav tako bi morala ta oseba verjetno imeti močno ozadje v računovodstvu. Za več podrobnosti glejte naslednji razdelek.

Nastavitev uporabniških dovoljenj

QuickBooks lahko poveste, kdo bo še uporabljal datoteko, in nastavite dovoljenja za te druge osebe med nastavitvijo QuickBooks ali pozneje.

Uporabniška dovoljenja v Enterprise Solutions

Če želite nastaviti dovoljenja v Enterprise Solutions, sledite tem korakom:

1. Povejte QuickBooks, da želite nastaviti uporabniška dovoljenja.

Izberite ukaz Podjetje→ Uporabniki→ Nastavi uporabnike in vloge. QuickBooks prikaže pogovorno okno Uporabniki in vloge (ni prikazano).

2. Označite, da želite nastaviti novega uporabnika.

Kliknite gumb Novo, da QuickBooks prikaže pogovorno okno Nov uporabnik (ni prikazano), v katerem so navedene različne računovodske vloge, ki jih lahko izpolni uporabnik QuickBooks. Te vloge dajejo uporabniku možnost izvajanja ustreznih računovodskih nalog s programom QuickBooks. Polje Opis na dnu pogovornega okna povzema naloge, ki bi jih lahko izvedel nekdo v določeni vlogi.

3. Izberite vlogo, ki najbolje ustreza uporabniku, ki ga opisujete, in kliknite Dodaj.

Mimogrede, lastniki bi morali imeti vlogo polnega dostopa, da lahko počnejo, kar hočejo. Upoštevajte, da lahko uporabniku dodelite več vlog.

Če želite spremeniti dovoljenja obstoječega uporabnika, izberite uporabnika na zavihku Seznam uporabnikov in nato kliknite gumb Uredi. QuickBooks prikaže pogovorno okno Uredi uporabnika (ni na sliki), ki je podobno pogovornemu oknu Nov uporabnik in vam omogoča spreminjanje vloge ali vlog uporabnika.

4. Kliknite V redu, da se vrnete v pogovorno okno Uporabniki in vloge.

Pregledate lahko dovoljenja (v bistvu seznam zmožnosti, ki jih QuickBooks omogoča) za določeno osebo ali vnaprej določeno vlogo. Če si želite ogledati dovoljenja, ki jih ima uporabnik, izberite zavihek Seznam uporabnikov v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, kliknite gumb Ogled dovoljenj, izberite uporabnika v polju s seznamom in nato kliknite gumb Prikaži. QuickBooks prikaže veliko pogovorno okno, ki natančno določa, kaj lahko stori uporabnik. Če si želite ogledati dovoljenja, ki jih ima določena vloga, izberite zavihek Seznam vlog v pogovornem oknu Uporabniki in vloge, kliknite gumb Ogled dovoljenj, izberite vlogo in nato kliknite gumb Prikaži.

Uporabniška dovoljenja v QuickBooks Pro in Premier

Če želite nastaviti dovoljenja v QuickBooks Pro ali QuickBooks Premier, sledite tem korakom:

1. Izberite ukaz Podjetje→Nastavi uporabnike in gesla→Nastavi uporabnike.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov (glejte sliko).

Pogovorno okno Seznam uporabnikov

2. Kliknite gumb Dodaj uporabnika.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa, ki ga uporabljate za dodajanje novih uporabnikov in določanje gesel.

Pogovorno okno Nastavitev uporabniškega gesla in dostopa

3. Vnesite uporabniško ime in geslo dodatne osebe, za katero želite, da lahko uporablja datoteko QuickBooks; nato znova vnesite geslo v besedilno polje Potrdi geslo.

Ponovni vnos gesla potrjuje, da ste ga prvič vnesli pravilno.

Od tega trenutka, ko nekdo odpre datoteko QuickBooks, QuickBooks zahteva uporabniško ime in geslo. Torej, da druga oseba dostopa do datoteke QuickBooks, mora vnesti uporabniško ime in geslo, ki ju nastavite.

4. Določite dostop uporabnika.

QuickBooks prikaže pogovorno okno z vprašanjem, ali želite, da ima oseba dostop do vseh področij datoteke QuickBooks ali samo do nekaterih področij.

Če določite, da želite omogočiti dostop samo do nekaterih področij – verjetno je to običajen primer – QuickBooks prikaže vrsto pogovornih oken, ki vam omogočajo, da nastavite dovoljenja za vsako področje. Izberete gumb z možnostjo Brez dostopa, če želite določeno območje (na primer bančne zadeve) izključiti za uporabnika, izberete gumb možnosti All Areas of QuickBooks, da uporabniku omogočite ustvarjanje in tiskanje transakcij in poročil na tem območju, ali izberete gumb z možnostjo Izbrana področja QuickBooks, da uporabniku omogočite delni dostop do območja. Če izberete možnost Izbrana območja, morate določiti omejen dostop tako, da se pomaknete po straneh čarovnika in natančno opišete dostop, ki ga želite, da ima uporabnik. Določite lahko tudi, ali druge aplikacije (kot je TurboTax) dobijo dostop do podatkov QuickBooks.

Določitev, do katerih območij lahko uporabnik dostopa

5. Preverite dostop uporabnika.

Ko končate s koraki skozi pogovorna okna Nastavitev uporabniškega gesla in Dostop, QuickBooks prikaže povzetek dovoljenj za uporabnika. Kliknite gumb Nazaj, če se morate vrniti in spremeniti dovoljenja za območje, ali kliknite Dokončaj, da pokažete, da ste končali z določitvijo, kaj lahko določen uporabnik naredi. QuickBooks znova prikaže pogovorno okno Seznam uporabnikov z dodanim novim uporabnikom. Kliknite Dodaj uporabnika, da dodate novega uporabnika, kliknite Uredi uporabnika, da uredite izbranega uporabnika, ali kliknite Zapri, da zaprete pogovorno okno.

Uporabnik se lahko prijavi in ​​odpre datoteko QuickBooks iz katerega koli računalnika v omrežju, če ima računalnik nameščen QuickBooks in ima omrežni dostop do datoteke QuickBooks. Če oseba poskuša odpreti omejeno območje ali izvesti nepooblaščeno dejanje, QuickBooks prikaže okno s sporočilom, ki označuje, da oseba nima dovoljenj, potrebnih za izvedbo dejanja.

Določanje in delo v večuporabniškem načinu

Če želi več oseb hkrati delati z datoteko QuickBooks, morajo uporabniki delati z datoteko QuickBooks v večuporabniškem načinu. Prva oseba, ki odpre datoteko, mora določiti večuporabniški način, da lahko drugi odprejo datoteko. Če želite določiti večuporabniški način, izberite File–>Switch to Multiuser Mode. Lahko ugotovite, da delate v večuporabniškem načinu, ker to označuje naslovna vrstica QuickBooks. Ko drugi ljudje odprejo datoteko QuickBooks, se samodejno odpre v večuporabniškem načinu. Da bi drug uporabnik deloval v enouporabniškem načinu, morajo drugi uporabniki zapreti datoteko QuickBooks, uporabnik, ki želi delati v enouporabniškem načinu, pa mora izbrati File–>Switch to Single-User Mode.

Skupna raba datoteke QuickBooks prek omrežja vključuje nekaj trikov. Najprej se morate prepričati, da nihče, ki je v načinu za enega uporabnika, ne uporablja datoteke, ki jo želite odpreti. Če nekdo uporablja datoteko in jo poskušate odpreti, QuickBooks prikaže sporočilo, ki označuje, da nekdo uporablja datoteko podjetja v načinu za enega uporabnika. Osebi povejte, naj preklopi na večuporabniški način, nato pa kliknite gumb Poskusi znova.

Takoj, ko začnete ustvarjati ali urejati transakcijo, QuickBooks transakcijo zaklene. Tako nihče drug ne more urejati transakcije, medtem ko jo delate. Ali imate transakcijo odprto v načinu urejanja, lahko ugotovite po tem, kaj QuickBooks prikaže v naslovni vrstici na vrhu obrazca: Urejanje transakcije. Drugi uporabniki lahko odprejo transakcijo, medtem ko jo urejate v načinu urejanja, vendar jo ne morejo spreminjati, dokler ne končate.

Če na primer poskušate urediti transakcijo, ki jo ima vaša sodelavka Harriet že odprta v načinu urejanja, QuickBooks prikaže sporočilo, ki se glasi (in tukaj, parafraziram) Oprostite, Bubba. Harriet sodeluje s to transakcijo. Pozneje se moraš vrniti.