Kako delati v podjetju QuickBooks Online Client

V strankinem podjetju QuickBooks Online (QBO) delate na približno enak način kot vaša stranka. V tem članku se osredotočamo na načine, kako lahko preprosto krmarite po strankinem podjetju, iščete in pregledujete transakcije ter komunicirate s strankami.

Enostavna navigacija v podjetju naročnika

Večinoma je krmarjenje z miško očitno s klikom tukaj in klikom tam. Lahko pa uporabite nekaj ne tako očitnih trikov za enostavno krmarjenje, vključno z nekaterimi bližnjicami na tipkovnici. Nekatere običajne navigacijske tehnike so specifične za Chrome.

Uporaba bližnjic na tipkovnici

V podjetjih QBO so skrite bližnjice na tipkovnici, ki jih boste morda želeli uporabiti. Tukaj jih prikazujemo na sliki, najdete pa jih tudi na tej goljufski listi .

Če si želite ogledati te bližnjice znotraj QBO, skupaj s trenutnim ID-jem podjetja QBO odjemalca, pritisnite in držite Ctrl+Alt in nato pritisnite poševnico naprej (/). Uporabniki Maca, tukaj in v naslednjem odstavku uporabite Ctrl+Option. Če pritisnete Ctrl+Alt+/, ne da bi odprli odjemalsko podjetje QBO, je ID podjetja, ki ga vidite, vaš.

Bližnjice na tipkovnici, ki jih lahko uporabljate med delom v podjetju QBO odjemalca

Če želite uporabiti katero koli od teh bližnjic, pritisnite in držite Ctrl+Alt in nato pritisnite ustrezno tipko, da izvedete povezano dejanje. Če želite na primer odpreti okno Račun, pritisnite Ctrl+Alt+I.

Odpiranje več oken

Računovodje velikokrat želijo delati z več okni in to lahko storite v QBO. V istem podjetju QBO lahko podvojite zavihek brskalnika z ukazom Novo okno v meniju Orodja za računovodstvo v orodni vrstici QuickBooks Online Accountant (QBOA) (glejte naslednjo sliko).

Med delom v podjetju QBO uporabite ukaz Novo okno, da podvojite okno, ki si ga ogledujete.

Če uporabljate Chrome, lahko tudi podvojite zavihek brskalnika tako, da z desno miškino tipko kliknete zavihek in izberete Podvoji ali, če ste uporabnik tipkovnice, pritisnete Alt+D, ki ji sledi Alt+Enter (to bi bilo enako kot držite pritisnite tipko Alt in pritisnite D, nato pritisnite Enter). V Firefoxu lahko podvojite zavihek brskalnika tako, da kliknete naslovno vrstico in pritisnete Alt+Enter.

Ko kliknete ukaz Novo okno, QBO odpre nov zavihek brskalnika in prikaže iste informacije, ki so prikazane na prvotnem zavihku brskalnika. Toda od tega trenutka lahko na vsakem zavihku brskalnika prikažete različne informacije za isto podjetje. Če v Chromu delate na več monitorjih, lahko zavihke razdelite na različne monitorje. Povlecite zavihek, ki ga želite postaviti na drug monitor, v smeri navzdol, in se odcepi od brskalnika. Lahko ga takoj povlečete na drug monitor ali pa spustite gumb miške, v tem primeru se prikaže drugi primerek Chroma. Nato lahko kateri koli primerek povlečete na drug monitor.

Ista tehnika deluje v Firefoxu; povlecite zavihek Firefoxa navzdol in spustite gumb miške. Zavihek se odcepi in se prikaže v drugem primerku Firefoxa. Nato lahko kateri koli primerek povlečete na drug monitor.

Če ste ljubitelj »deljenega zaslona«, lahko uporabite bližnjico v sistemu Windows, da prikažete dva zavihka drug ob drugem. Sledite tem korakom v Chromu ali Firefoxu:

Ni kratkega, enostavnega načina za prikaz dveh oken navpično eno na drugem. Ročno boste morali spremeniti velikost oken in jih postaviti na želeno mesto.

Podvojite zavihek brskalnika s katero koli že opisano tehniko.

Povlecite trenutni zavihek navzdol. Brskalnik prikaže zavihek, ki ste ga potegnili v svojem oknu brskalnika.

Pritisnite in držite tipko Windows (tisto, ki se pojavi med levo tipko Ctrl in levo tipko Alt na tipkovnici) in pritisnite puščično tipko:

• Pritisnite levo puščično tipko, da pripnete aktivno okno na levo stran monitorja.
• Pritisnite desno puščično tipko, da pripnete aktivno okno na desno stran monitorja.

Kliknite drugo razpoložljivo okno, da postane aktivno okno, in ponovite 3. korak.

Na naslednji sliki smo prikazali bilanco stanja (na levi) in nato ustvarili drugo okno brskalnika, kjer smo se poglobili, da prikažemo transakcije na tekočem računu. Nato smo obe okni pripeli eno ob drugo na zaslon.

Dve okni, pripeti drug ob drugem

Kliknete lahko gumb menija v enem ali obeh oknih, da skrijete navigacijsko vrstico (da podatkom zagotovite več prostora na zaslonu, kot smo storili na sliki).

Ko končate z delom v dveh oknih, preprosto zaprite eno in povečajte drugo.

Delo v dveh podjetjih hkrati

Recimo, da ste končali z delom z eno stranko in želite odpreti drugega odjemalca. V orodni vrstici QBOA lahko kliknete gumb Pojdi na QuickBooks in izberete novega odjemalca. Lahko pa kliknete gumb Računovodja v zgornjem levem kotu vmesnika QBOA, da znova prikažete stran s strankami, in nato kliknete ikono QuickBooks na levi strani imena podjetja, ki ga želite odpreti. Kakorkoli že, QBOA prikaže informacije za novo izbranega odjemalca.

To odpira vprašanje: "Kako delam v dveh različnih podjetjih hkrati?" No, lahko odprete drug brskalnik, se prijavite v QBOA in odprete drugo odjemalsko podjetje QBO. Če na primer delate v Chromu, lahko odprete Windows Edge, Firefox, Safari ali drug brskalnik z istimi podatki za prijavo QBOA. Nato lahko odprete dve različni podjetji, kot smo storili s Chromom in Microsoft Edge na tej sliki.

Za delo v dveh podjetjih hkrati lahko uporabite dva brskalnika.

Če delate v Chromu, lahko tudi izkoristite prednosti uporabnikov Chroma in odprete Chrome kot drug uporabnik. V bistvu bi imeli dva primerka Chroma, ki se izvajata hkrati.

Razpoložljive vrste transakcij

Razpoložljive transakcije si lahko ogledate tako, da odprete odjemalsko podjetje QBO in nato kliknete meni Novo. Ta slika prikazuje odprt meni Nov.

Transakcije, ki jih lahko ustvarite med delom v podjetju QBO

Razpoložljive transakcije so v meniju organizirane glede na vrsto ljudi, na katere se nanašajo. In meni Ustvari vsebuje kategorijo »Drugo« za transakcije, ki se ne nanašajo na določene vrste ljudi – na primer bančne depozite.

Če si želite ogledati le nekaj pogosto uporabljenih transakcij, kliknite povezavo Prikaži manj na dnu menija Novo. Povezava se spremeni v povezavo Pokaži več, tako da lahko znova prikažete vse vrste transakcij.

Kako iskati transakcije

Pogosteje kot ne boste iskali transakcije v podjetju QBO stranke, namesto da bi jih ustvarjali. Transakcije lahko iščete z iskalnim poljem v orodni vrstici QBOA na vrhu okna podjetja QBO odjemalca (glejte naslednjo sliko). Ko kliknete polje za iskanje, QBO prikaže seznam nedavnih transakcij in morda seznam opravil, stikov, poročil in računov Skoči na.

Iskalno polje vam omogoča iskanje po QBO od zgoraj navzdol, kar pomeni, da vam lahko iskalni izraz omogoči ustvarjanje transakcij, dostop do zapisov stikov, ogled poročil in dostop do računov.

Vnesite poljubno frazo, ki jo želite uporabiti kot iskalni filter, ali kliknite Napredno iskanje na dnu seznama iskanja.

Če vidite, kaj želite, kliknite, da odprete ustrezno okno. Če ne vidite želenega, kliknite Napredno iskanje v spodnjem desnem kotu menija in QBO prikaže stran Iskanje.

Nastavite merila za natančneje opredeljeno iskanje.

Iskanje lahko omejite na določeno vrsto transakcije, izberete iskanje katere koli od več vrst podatkov in določite, ali naj iskanje vsebuje, ne vsebuje, je enako ali ne enako iskalnim kriterijem.

V katerem koli oknu transakcij si lahko ogledate nedavne transakcije te vrste s klikom na gumb, ki se prikaže v naslovni vrstici transakcije, takoj levo od imena vrste transakcije. Slika gumba je nekoliko podobna uri.

Naredite opombe strank

Vi in člani vaše ekipe lahko uporabite funkcijo Notes v QBOA za dokumentiranje kakršnih koli informacij o kateri koli od vaših strank. QBOA za vsako beležko samodejno dodeli čas, ko je bila beležka ustvarjena, in člana ekipe, ki je opombo ustvaril. Člani ekipe, ki imajo dostop do stranke, si lahko ogledajo in urejajo opombe te stranke. Opombe lahko »pripnete«, da jih boste lažje našli. Funkcijo Notes QBOA si lahko predstavljate kot način za ustvarjanje elektronskih samolepilnih beležk.

Če želite ustvariti opombo, prikažite domačo stran QBOA (lahko kliknete simbol QB Accountant v zgornjem levem kotu vmesnika QBOA) in nato v navigacijski vrstici kliknite Odjemalci. Na seznamu strank kliknite ime stranke, za katero želite ustvariti opombo (ne simbol QB, ampak ime stranke). QBOA prikaže stran, prikazano tukaj.

Stran, kjer ustvarite opombo stranke.

Vnesite opombo in kliknite Shrani. Ko shranite zapisek, ga lahko pripnete; premaknite kazalec miške nad beležko (kazalec je prikazan kot roka) in možnosti za beležko se prikažejo v spodnjem desnem kotu:

• Kliknite gumb za pripenjanje, da pripnete opombo.
• Kliknite gumb svinčnik, da uredite opombo.
• Kliknite gumb koša za smeti, da izbrišete opombo.

Komunicirajte s stranko

Komunikacija je bistvenega pomena na vseh področjih življenja, tudi med stranko in računovodjo. Za komunikacijo s svojimi strankami, ki imajo naročnine na QBO, lahko uporabite orodja v QBO in QBOA.

Če želite, lahko preskočite uporabo QBO in QBOA za komunikacijo in uporabite samo e-pošto.

Na primer, lahko uporabite zahteve strank, da na primer zahtevate, da vam stranka pošlje bančni izpisek. Takšna sporočila, ki jih pošljete iz QBOA, se prikažejo na strani Moj računovodja naročnikovega podjetja QBO. Sledite tem korakom:

V QBOA kliknite Delo v podoknu za krmarjenje.

Kliknite Ustvari zahtevo odjemalca. QBOA prikaže ploščo z zahtevo odjemalca na desni strani zaslona.

Vnesite ime za zahtevo. Pomislite na to kot na zadevo e-poštnega sporočila.

Izberite odjemalca. Na seznamu so prikazane samo stranke z naročnino QBO.

Navedite rok za zahtevo.

Po želji izpolnite preostala polja na obrazcu zahteve, vključno z dodajanjem vseh dokumentov, ki jih želite poslati svoji stranki.

Po želji lahko izberete potrditveno polje Obvesti odjemalca, da odjemalcu pošljete e-pošto, ustvarjeno s QBOA, in jo obvestite o zahtevi.

Kliknite Objavi v strankinih QuickBooks.

Uporabite to ploščo za komunikacijo z odjemalcem QBO na splošen način.

Če ste v 7. koraku izbrali Obvesti odjemalca, QBOA prikaže predogled sporočila, ki ga boste poslali svoji stranki. Ko ga pregledate, kliknite Objavi in ​​pošlji e-pošto.

Predogled sporočila zahteve stranke

Ko vaša stranka odpre svoje podjetje QBO, lahko klikne Moj računovodja v podoknu za krmarjenje, da si ogleda sporočilo in odgovori nanj.

Zahteva stranke v podjetju QBO stranke

Za odgovor na sporočilo z uporabo QBO, stranka klikne sporočilo na strani Moj računovodja, da prikaže ploščo, kot je prikazana, kjer lahko stranka napiše sporočilo in priloži vse potrebne dokumente.

Plošča, ki jo vaša stranka uporablja za odgovor na zahtevo stranke, ki ste jo ustvarili

Dokumenti ne smejo biti večji od 30 MB.

Ko prejmete dokument od odjemalca, ga lahko pridobite v QBOA. V podoknu za krmarjenje kliknite Odjemalci in na seznamu odjemalcev kliknite ime odjemalca. QBOA odpre stran s podrobnostmi odjemalca, kjer kliknete prikazani zavihek Skupni dokumenti.

Stran Skupni dokumenti v podjetju QBO stranke, potem ko računovodja prejme dokumente stranke

Od tam lahko prenesete dokument ali kliknete povezavo v stolpcu Zahteva, da si ogledate/posodobite izvirno zahtevo. Vse spremembe, ki jih naredite, se prikažejo na zavihku Delo.