Kako delati s transakcijami v spletnem registru QuickBooks

Register odprete na strani kontnega načrta v QuickBooks Online (QBO). Če želite odpreti stran Kontni načrt, kliknite ikono zobnika poleg imena vašega podjetja in v meniju, ki se prikaže, kliknite Kontni načrt v stolpcu Nastavitve.

Na strani kontnega načrta lahko dvokliknete kateri koli račun, ki prikazuje znesek v dolarju (vključno z 0) v stolpcu Stanje QuickBooks; vsi ti računi so računi bilance stanja in imajo registre.

Lahko kliknete račun, da ga izberete. Če je gumb Registracija nad seznamom računov na voljo, potem veste, da ste izbrali račun bilance stanja. S klikom na gumb Registracija odprete register računa.

Vnos transakcije

Ko kliknete gumb Registriraj ali dvokliknete račun bilance stanja, lahko vnesete transakcijo v register; sledite tem korakom:

Kliknite kjer koli na prazno vrstico.

QBO izpolni današnji datum in prikaže majhno seznamsko polje nad datumom.

Kliknite seznamsko polje in na seznamu, ki se prikaže, izberite vrsto transakcije, ki jo želite vnesti.

Preden odprete seznamsko polje, se prikaže naslov vrste transakcije. Ko odprete seznamsko polje, QBO prikaže seznam razpoložljivih vrst transakcij in med tem pokrije datum transakcije; zato tukaj ne vidite datuma transakcije za transakcijo.

Ko odprete seznam vrst transakcij, QBO prikaže samo tiste vrste transakcij, ki so na voljo v registru računov, ki ste ga odprli. Plačilo stranke lahko na primer zabeležite v register bančnih računov, ne morete pa vnesti računa stranke. Podobno lahko zabeležite ček ali plačilo računa v register bančnih računov, vendar ne morete vnesti računa prodajalca.

Pritisnite Tab in po potrebi spremenite datum transakcije.

Pritisnite Tab in po potrebi vnesite referenčno številko za transakcijo.

Če na primer beležite ček, navedite številko čeka.

Pritisnite Tab in vnesite ime.

Če na primer beležite plačilo, ki ste ga prejeli od stranke, izberite ime stranke. Če pišete ček, navedite ime prejemnika plačila.

V ustreznem stolpcu navedite znesek transakcije.

V registru bančnega računa zabeležite plačilo, ki ga izvajate, v prvi stolpec zneska v dolarju in znesek, ki ga nakažete v drugi stolpec zneska v dolarju.

Pritisnite Tab.

Postavitev točke vstavljanja QBO je odvisna od vrste transakcije, ki jo vnašate. Če na primer vnesete prejeto plačilo, plačilo računa ali transakcijo vračila, QBO postavi točko vstavljanja v stolpec Zabeležka, kamor lahko vnesete beležko za transakcijo.

Če pa vnesete ček, polog, potrdilo o prodaji, nakup z gotovino, odhodek, prenos ali transakcijo vnosa v dnevnik, QBO postavi točko vstavljanja v stolpec Račun. Izberite drugi račun (poleg računa, katerega register ste odprli), na katerega vpliva transakcija. Če na primer vnašate ček, izberite račun odhodkov. Če vnesete račun in pritisnete Tab, lahko vnesete beležko za transakcijo.

Pritisnite Tab in nato kliknite gumb Shrani, ki se prikaže tik pod transakcijo.

Urejanje transakcije

Transakcijo iz registra lahko uredite tako, da kliknete transakcijo in nato kliknete gumb Uredi, ki se prikaže pod transakcijo. Vendar transakcije v registru ne urejate. Namesto tega QBO samodejno odpre transakcijsko okno za vrsto transakcije, ki ste jo izbrali. Če se na primer odločite za urejanje transakcije odhodkov v registru računov, QBO prikaže transakcijo na strani Transakcije odhodkov.

Iskanje transakcij

Čez nekaj časa se lahko število transakcij v registru zelo poveča, zlasti v registru bančnih računov. Torej lahko iskanje transakcije s brskanjem po registru – ali z očmi – postane neproduktiven način iskanja transakcije. Namesto tega lahko uporabite nekaj bližnjic, ki vam bodo pomagale najti določeno transakcijo.

Najprej lahko prilagodite videz transakcij v registru; kliknite gumb Prilagodi, ki se prikaže pod imenom registra. QBO prikaže okno, ki vam omogoča

• Transakcije razvrstite po datumu, referenčni številki, znesku (naraščajoče ali padajoče), stanju usklajevanja ali datumu nastanka.

• Filtrirajte prikazane transakcije glede na stanje uskladitve.

• Prikaži vsako transakcijo samo v eni vrstici registra in ne v dveh vrsticah.

Ta slika se osredotoča na desno stran registrske strani. Upoštevajte polje Pojdi na datum; lahko vnesete datum transakcije in kliknete gumb Pojdi desno od polja Pojdi na datum, da si hitro ogledate transakcije, ki se začnejo s tem datumom.

Poleg tega lahko kliknete gumb Najdi v registraciji, ki se prikaže v zgornjem desnem kotu strani registra. Ko kliknete Najdi v registru, QBO prikaže pogovorno okno Najdi register.

V tem pogovornem oknu lahko iščete po prejemniku plačila, računu, znesku, referenčni številki, datumu, beležki ali vrsti transakcije. Ko izberete eno od teh možnosti v polju s seznamom Iskanje, izberite ali vnesite, kar želite najti, v polje Najdi.

Nato uporabite seznamsko polje Match If, da določite, ali se morajo transakcije, ki jih najde QBO, natančno ujemati, vsebovati, biti večje ali manjše od informacij, ki ste jih navedli v polju Najdi. Na koncu kliknite gumb Najdi in QBO prikaže seznam transakcij, ki ustrezajo vašim iskalnim kriterijem.

V ozadju, za oknom Find Register, QBO odpre prvo transakcijo na seznamu v transakcijskem oknu, v katerem je bila ustvarjena. Če je na primer prva transakcija na seznamu plačilo računa, potem QBO odpre okno Transakcija plačila računa in prikaže podrobnosti te prve transakcije, najdene kot rezultat vašega iskanja.