Kaj se zgodi, ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks

Postopek zgoščevanja datoteke QuickBooks naredi dve stvari: ukaz QuickBooks Condense ustvari trajno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks (imenovano arhivska kopija datoteke); proces zgoščevanja datotek zmanjša podatkovno datoteko s povzetkom številnih starih zaprtih, podrobnih transakcij, ki uporabljajo velike vnose v dnevnik pošasti.

Ker sta to zgoščevanje in arhiviranje lahko nekoliko zmedeno, je tukaj kratek povzetek točno tega, kaj se zgodi, ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks. Tukaj je tisto, kar QuickBooks običajno počne med postopkom:

• Shrani arhivsko kopijo datotek vašega podjetja: Ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo te datoteke.

• Odstrani stare zaprte transakcije: kot del postopka zgoščevanja vam QuickBooks daje priložnost, da odstranite stare zaprte transakcije iz trenutne, delujoče različice datoteke podjetja QuickBooks. Ne pozabite, da arhiviranje ustvari arhivsko kopijo datoteke podjetja QuickBooks.

  Še vedno imate delujočo različico datoteke podjetja QuickBooks, in prav ta trenutna, delujoča različica datoteke podjetja QuickBooks se počisti ali zgosti z odstranitvijo starih, zaprtih transakcij.

  Zaprte transakcije so transakcije, ki jim QuickBooks ni več treba podrobno slediti. Na primer, stari račun stranke – potem ko je bil plačan – je zaključena transakcija. Stari ček, ki je bil napisan nekemu prodajalcu - potem ko je banki očiščen - je zaprta transakcija.

• Povzema stare zaprte transakcije: ker so stare zaprte transakcije odstranjene iz podatkovne datoteke QuickBooks, zgoščevanje običajno ustvari povzetek mesečnih vnosov v dnevnik za stare zaprte transakcije in te povzetke transakcij postavi v trenutno delujočo različico podatkovne datoteke QuickBooks.

  S temi povzetki mesečnih vpisov v dnevnik lahko nadaljujete s pripravo mesečnih računovodskih izkazov. Na primer, čeprav arhiviranje odstrani vse stare, zaključene transakcije iz, na primer, januarja 2011, lahko še vedno izdelate računovodske izkaze za januar 2011 v letu 2014. Za izdelavo mesečnih računovodskih izkazov za januar 2011 QuickBooks uporablja povzetek mesečnih vnosov v dnevnik.

• Počisti revizijsko sled: QuickBooks vzdržuje revizijsko sled, ki prikazuje, kdo je vnesel katere transakcije. Eden skoraj skritih učinkov čiščenja podatkovnih datotek QuickBooks se nanaša na revizijsko sled. Če počistite datoteko podjetja in navedete, da je treba datoteko podjetja zgostiti, QuickBooks počisti revizijsko sled pred datumom »odstranjene zaprte transakcije na ali pred«.

  Z drugimi besedami, za obdobje, v katerem QuickBooks odstrani stare, zaključene transakcije, odstrani tudi revizijsko sled teh transakcij.

Postopek zgoščene datoteke običajno pomeni ustvarjanje kopije podatkovne datoteke QuickBooks, ki jo shranite in nekje pospravite, nato pa ustvarite pomanjšano različico delovne datoteke podjetja. Ukaz, ki ga uporabljate za zgoščevanje datoteke podjetja QuickBooks, pa vam omogoča tudi ustvarjanje skoraj praznih datotek podjetja.

Večini ljudi te možnosti nikoli ni treba uporabiti. Samo ena kategorija uporabnikov QuickBooks, ki bi morda želeli ustvariti skoraj prazne datoteke podjetja: CPA in svetovalci (ki želijo ponovno uporabiti datoteko podjetja za drugo poslovno enoto ali stranko) bo morda želela uporabiti ta ukaz za ustvarjanje podatkovnih datotek podjetja, ki imajo veliko seznami že pripravljeni.