Kaj naredi zgoščevanje datotek podjetja QuickBooks?

Postopek zgoščevanja datoteke QuickBooks naredi dve stvari. Ukaz QuickBooks Condense ustvari trajno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. (Ta kopija se imenuje arhivska kopija datoteke.) Postopek zgoščevanja datoteke prav tako zmanjša podatkovno datoteko s povzetkom številnih starih zaprtih, podrobnih transakcij, ki uporabljajo pošastne vnose v dnevnik.

Arhivsko kopijo datoteke družbe znaša posnetek datoteke družbe, kot je obstajala v določenem trenutku. Če ima kdo pozneje vprašanje - morda vaš računovodja, zvezni ali državni revizor -, lahko uporabite arhivsko kopijo podatkovne datoteke, da pokažete, kako je bila datoteka podjetja videti v določenem trenutku.

Tukaj je tisto, kar QuickBooks običajno počne med postopkom:

• Shrani arhivsko kopijo datotek vašega podjetja: Ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo te datoteke.
• Odstrani zaprte transakcije: Kot del postopka kondenzacije vam QuickBooks daje priložnost, da odstranite stare, zaprte transakcije iz trenutne, delujoče različice datoteke podjetja QuickBooks. Ne pozabite, da arhiviranje ustvari arhivsko kopijo datoteke podjetja QuickBooks. Še vedno imate delujočo različico datoteke podjetja QuickBooks, in prav ta trenutna, delujoča različica datoteke podjetja QuickBooks se počisti ali zgosti z odstranitvijo starih, zaprtih transakcij.

Zaprte transakcije so transakcije, ki jim QuickBooks ni več treba podrobno slediti. Star račun stranke – potem ko je bil plačan – je zaključena transakcija. Stari ček, ki je bil napisan nekemu prodajalcu - potem, ko je bil očiščen v banki - je zaprta transakcija.

• Povzema zaključene transakcije: ker so stare zaprte transakcije odstranjene iz podatkovne datoteke QuickBooks, zgoščevanje običajno ustvari povzetek mesečnih vnosov v dnevnik za stare zaprte transakcije in te povzetke transakcij postavi v trenutno delujočo različico podatkovne datoteke QuickBooks. Ti povzetki mesečnih vpisov v dnevnik vam omogočajo nadaljevanje priprave mesečnih računovodskih izkazov. Čeprav arhiviranje odstrani vse stare, zaključene transakcije iz, na primer, januarja 2020, lahko še vedno izdelate računovodske izkaze za januar 2020 v letu 2021. Za izdelavo mesečnih računovodskih izkazov za januar 2020 QuickBooks uporablja povzetek mesečnih vnosov v dnevnik.
• Počisti revizijsko sled: QuickBooks vzdržuje revizijsko sled, ki prikazuje, kdo je vnesel katere transakcije. Eden skoraj skritih učinkov čiščenja podatkovnih datotek QuickBooks se nanaša na revizijsko sled. Če počistite datoteko podjetja in označite, da je treba datoteko podjetja zgostiti, QuickBooks počisti revizijsko sled pred datumom »odstranjene zaprte transakcije na ali pred«. Z drugimi besedami, za obdobje, v katerem QuickBooks odstrani stare, zaključene transakcije, odstrani tudi revizijsko sled teh transakcij.

Postopek zgoščene datoteke običajno pomeni ustvarjanje kopije podatkovne datoteke QuickBooks, ki jo nekje pospravite, in nato ustvarjanje pomanjšane različice delovne datoteke podjetja. Ukaz, ki ga uporabljate za zgoščevanje datoteke podjetja QuickBooks, pa vam omogoča tudi ustvarjanje skoraj praznih datotek podjetja. Večini ljudi te možnosti nikoli ni treba uporabiti. Pomislim samo na eno kategorijo uporabnikov QuickBooks, ki bi morda želeli ustvariti skoraj prazne datoteke podjetja: CPA in svetovalci (ki želijo ponovno uporabiti datoteko podjetja za drugo poslovno enoto ali stranko) bodo morda želeli uporabiti ta ukaz za ustvarjanje podatkovnih datotek podjetja ki imajo že pripravljene številne sezname. Ne spuščam se v nadaljnje podrobnosti o ustvarjanju skoraj prazne datoteke podjetja z ukazom za arhiviranje, vendar morate vedeti, da je tam.

Osnove čiščenja

Ko razumete, kaj je arhiviranje, je postopek precej preprost. Če želite zgostiti datoteko podjetja QuickBooks, sledite tem korakom:

1. Izberite File→Utilities→Condense Data.

QuickBooks prikaže prvo prikazano pogovorno okno Condense Data.

Pogovorno okno Zmanjšaj datoteko podjetja

2. Izberite izbirni gumb z naslovom Odstrani transakcije, ki jih izberete iz datoteke vašega podjetja, in kliknite Naprej.

Odpre se pogovorno okno Condense Data.

3. Izberite izbirni gumb Transakcije pred določenim datumom.

Ta možnost (prikazana tukaj) pove QuickBooks, da želite narediti dve stvari: ustvariti arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks in zmanjšati delujočo datoteko podjetja, da ne bo tako velika. QuickBooks zmanjša velikost delovne različice podatkovne datoteke podjetja tako, da odstrani stare, zaprte transakcije, če v 2. koraku izberete odstranitev transakcij.

Pogovorno okno za zgoščevanje podatkov

4. Določite datum Odstrani transakcije pred.

Če želite določiti datum, pred katerim je treba odstraniti zaključene transakcije, vnesite datum v polje za datum. Če želite na primer strniti datoteko tako, da odstranite transakcije 31. decembra 2020 ali pred njim, vnesite 1/1/2021 v datumsko polje. Vendar vam ni treba biti kompulzivni pri odstranjevanju množice zaprtih transakcij. Zaprte transakcije odstranite samo, če je datoteka vašega podjetja QuickBooks prevelika. Z lahkoto lahko delate z datoteko podjetja QuickBooks, ki ima 25 MB, 50 MB ali celo 100 MB (megabajtov).

Čeprav običajno zgostite datoteko QuickBooks tako, da odstranite stare, zaprte transakcije, ukaz Condense ustvari tudi datoteke brez transakcij in datoteke samo z določenim obsegom podatkov transakcij. Če želite ustvariti datoteko, ki vsebuje sezname in nastavitve, vendar brez transakcij, izberite izbirni gumb Vse transakcije. Mimogrede, lahko uporabite možnost Vse transakcije, da ustvarite skoraj prazno datoteko, ki bi jo lahko ponovno uporabili (na primer za usposabljanje). Če želite ustvariti datoteko QuickBooks, ki vsebuje določen obseg transakcij, izberite izbirni gumb Transakcije zunaj časovnega obdobja in nato v polji Pred in Po vnesite datume, ki označujejo obseg transakcij.

5. Ko končate z določanjem, katere transakcije naj QuickBooks odstrani, kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže prikazano pogovorno okno Condense Data.

Tretje pogovorno okno Condense Data

6. Določite, kako naj bodo transakcije povzete.

Če želite povzeti pretekle transakcije, QuickBooks uporabi tretje pogovorno okno zgoščenih podatkov, da vpraša, kako naj povzame pretekle podatke: z enim samim povzetkom v dnevniku, z mesečnimi povzetki v dnevniku ali brez povzetka. Izberite izbirni gumb, ki ustreza želenemu pristopu povzemanja. (Običajno izberete drugo možnost – da QuickBooks ustvari mesečne povzetke vnosov v dnevnik – tako da lahko še vedno ustvarite smiselna primerjalna mesečna poročila.)

7. Ko končate z določanjem, kako naj QuickBooks povzema transakcije, kliknite Naprej.

QuickBooks prikaže četrto pogovorno okno Condense Data, kot je prikazano.

Četrto pogovorno okno Condense Data

8. Določite, kako naj bodo transakcije zalog strnjene, in kliknite Naprej.

Če vaša datoteka QuickBooks vključuje transakcije zalog, QuickBooks priporoča, da odstranite stare transakcije zalog. Ko QuickBooks prikaže četrto pogovorno okno zgoščenih podatkov, lahko QuickBooks naročite, naj naredi prav to, tako da izberete izbirni gumb Povzemi transakcije zalog (priporočeno). (Če ne želite odstraniti starih transakcij, izberite izbirni gumb Ohrani podrobnosti transakcije inventarja.)

Ko kliknete Naprej, nadaljujete na peto pogovorno okno zgoščenih podatkov (ni prikazano), ki vpraša, katere transakcije naj se štejejo za zaključene.

9. Določite, katere transakcije je treba odstraniti, in kliknite Naprej.

QuickBooks zahteva nekaj več informacij o tem, kaj natančno predstavlja zaprto ali staro transakcijo, ki jo je treba odstraniti. Potrdite polja, da označite, ali je treba transakcije pred datumom odstranitve odstraniti, tudi če so nepočiščene, označene za tiskanje, označene kot za pošiljanje itd.

Ko kliknete Naprej, se premaknete na šesto pogovorno okno Condense Data.

Šesto pogovorno okno Condense Data

10. Določite morebitno čiščenje seznama, ki naj se zgodi, in kliknite Naprej.

Uporabite šesto pogovorno okno Condense Data, da QuickBooks poveste, da mora poleg odstranitve starih zaprtih transakcij očistiti nekatere sezname. Označite lahko potrditvena polja, ki QuickBooks sporočajo, da odstrani neuporabljene račune, neizkoriščene stranke, neuporabljene prodajalce itd. S čiščenjem seznama z odstranitvijo neuporabljenih elementov seznama ne samo zmanjšate velikost datoteke podjetja, temveč ljudem olajšate delo s seznamom.

Ko kliknete Naprej, QuickBooks prikaže sedmo pogovorno okno Condense Data, kot je prikazano tukaj. Pogovorno okno vam pove, da se postopek arhiviranja začne tako, da QuickBooks naredi kopijo podatkovne datoteke in da lahko postopek kondenzacije traja nekaj minut ali celo nekaj ur.

Sedmo in zadnje pogovorno okno za zgoščevanje podatkov

11. Kliknite Začni zgostitev.

QuickBooks začne postopek zgoščevanja podatkovne datoteke.

12. Ko ste pozvani, varnostno kopirajte podatkovno datoteko.

Na začetku postopka kondenzacije vas QuickBooks pozove, da varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks. Varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kot del operacije zgoščevanja deluje enako kot varnostno kopiranje datoteke podjetja QuickBooks kadar koli drugje. Če imate vprašanja o tem, kako varnostno kopirati datoteko podjetja QuickBooks, glejte »Osnove varnostnega kopiranja« prej v tem poglavju.

Ko varnostno kopirate datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo datoteke podjetja in nato po vaših navodilih počisti delovno različico datoteke podjetja. Ponovno, kot je bilo omenjeno v prejšnjih korakih, lahko postopek čiščenja traja le nekaj minut ali pa lahko traja nekaj ur, če je vaša datoteka zelo velika.

Nekaj ​​strategij čiščenja in arhiviranja

Odločitev, kdaj in kako želite počistiti ali arhivirati datoteko podjetja QuickBooks, je večinoma stvar zdravega razuma. Vaš prvi premislek bi moral biti, ali morate datoteko podjetja sploh strniti. Če QuickBooks še vedno deluje z razumno hitrostjo, če se vam ne zdi, da bi znoreli zaradi številnih neuporabljenih elementov na seznamih ali če podatkovna datoteka ni postala pošastno velika (večja od 100 MB ali več), vam morda ne bo treba kondenzirati. V mnogih primerih s čiščenjem ne dosežete nobene koristi. In če ne pospravite, imate še vedno popolne, podrobne finančne evidence na dosegu roke.

Moj tehnični urednik želi, da tukaj nekaj poudarim: ugotavlja, da izvajanje operacije čiščenja ne zmanjša nujno velikosti podatkovne datoteke QuickBooks, kolikor je mogoče. Zato pravi, da če res morate imeti manjšo podatkovno datoteko, morate najprej zagnati operacijo čiščenja in nato shraniti in obnoviti prenosno podatkovno datoteko QuickBooks.

Tukaj je še ena zdravorazumska ideja o čiščenju in arhiviranju datotek podjetja QuickBooks: Ustvariti morate arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. Pravzaprav priporočam, da ustvarite arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks ob koncu leta, potem ko vi ali vaš CPA izvedete končne prilagoditve za leto. Odlična ideja je ustvariti arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks, ki se uporablja za pripravo vaše davčne napovedi in morebitnih računovodskih izkazov, saj lahko vedno pozneje razložite neko številko v davčni napovedi ali finančnem izkazu, tako da pogledate arhivsko kopijo podatkov. mapa.

Ena od težav pri uporabi QuickBooks je, da lahko ljudje namerno ali nehote spremenijo stare transakcije. To na žalost pomeni, da lahko nekdo v preteklem letu spremeni transakcije v podatkovni datoteki QuickBooks. Ko pride do te spremembe, nekdo, ki pozneje pogleda podatkovno datoteko QuickBooks, morda ne bo mogel razložiti številke v davčni napovedi ali finančnem izkazu. Če se nekdo vrne in spremeni transakcijo v prejšnjem letu in se ta transakcija uporablja za izračun skupnega prihodka za leto, podatkov QuickBooks ne morete več uporabljati za razlago številk v davčni napovedi in vaših finančnih izkazih za skupni prihodek. To je smiselno, kajne?

Na srečo lahko z arhivsko kopijo podatkovne datoteke QuickBooks – podatkovne datoteke QuickBooks, ki je posredovala številke v vaši davčni napovedi in finančnih izkazih – vedno vidite, katere transakcije QuickBooks podpirajo določeno številko davčne napovedi ali številko finančnega izkaza. Če ste glede te točke še vedno zmedeni – in je nekoliko zapleteno – se o težavi posvetujte s svojim davčnim svetovalcem ali CPA. On ali ona vam lahko razloži nevarnost spremembe podatkov QuickBooks, ki so bili uporabljeni za pripravo napovedi ali finančnega izkaza po tem, ko je bil ta napoved pripravljen ali potem ko so bili ti računovodski izkazi objavljeni in distribuirani.