Izboljšajte svoj denarni pritok s QuickBooks 2019

Vedeti morate, kako spremljati, kaj vam dolgujejo stranke, in kako oceniti finančne stroške. Ne skrbi. Kaj dolguje stranka, lahko spremljate na nekaj načinov. Verjetno najpreprostejši način je, da prikažete center za stranke tako, da izberete Customer → Customer Center.

Nato izberite stranko s seznama Stranke in delovna mesta (ki se prikaže ob levem robu okna). QuickBooks odpre stran, ki navaja transakcije za stranko. Prikazuje tudi kontaktne podatke stranke. Ta slika prikazuje informacije centra za stranke za stranko.

Okno centra za stranke

Prav tako se morate zavedati, da QuickBooks ponuja več odličnih poročil o terjatvah (A/R). Do teh poročil pridete tako, da kliknete ikono Poročila in izberete Stranke in terjatve. Lahko pa izberete Poročila → Stranke in terjatve. QuickBooks nato prikaže podmeni približno pol ducata poročil, ki opisujejo, koliko denarja vam dolgujejo stranke. Nekatera poročila, na primer, organizirajo odprte račune v različne skupine glede na starost računov. (Ta poročila se imenujejo staranja. ) Nekatera poročila povzemajo samo račune ali plačila. Nekatera poročila kažejo odprto ali neplačano stanje vsake stranke.

Izpisek, ki ga želite poslati stranki, lahko natisnete tako, da izberete Stranke→ Ustvari izpiske. V pogovornem oknu Ustvari izpiske opišite, za katere stranke želite natisniti izpiske, in časovna obdobja, za katera želite, da se izpiski prikažejo; nato kliknite Natisni ali Pošlji po e-pošti, da izpiske natisnete ali pošljete po e-pošti. Izpisi so priročen način, da pozabljive stranke ali stranke opozorite na zapadle zneske. Mimogrede, ni vam treba pošiljati izpiskov vsem za vsak mesec. V svoji praksi CPA nekajkrat letno pošljem izpiske strankam z zapadlimi računi. Ta prijazen opomnik vedno povzroči peščico hitrih plačil in nerodnih opravičil.

Kako oceniti finančne stroške v QuickBooks 2019

QuickBooks oceni finančne stroške na neplačanih odprtih računih, ne da bi upošteval morebitna neuporabljena plačila. V skladu s tem se morate prepričati, da ste uporabili vsa plačila in dobropise za odprte račune, preden ocenite finančne stroške.

Če želite oceniti finančne stroške, sledite tem korakom:

1. Izberite Uredi → Nastavitve, kliknite ikono Finančni stroški na seznamu na levi in ​​nato kliknite zavihek Nastavitve podjetja.

Če želite oceniti finančne stroške, jih morate najprej nastaviti.

Samo skrbnik QuickBooks lahko spremeni nastavitve zaračunavanja finančnih sredstev podjetja in to lahko stori samo v načinu za enega uporabnika.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Nastavitve, kot je prikazano. (Če ste že prej ocenjevali finančne stroške, QuickBooks prikaže okno Oceni finančne stroške. Odprete lahko pogovorno okno Nastavitve in preverite ali uredite svoje nastavitve finančnih stroškov s klikom na gumb Nastavitve v oknu Oceni finančne stroške.)

Pogovorno okno Nastavitve za finančne stroške

2. Vnesite letno obrestno mero, ki jo želite uporabiti za izračun finančnih stroškov.

Premaknite kazalec na besedilno polje Letna obrestna mera (%) in vnesite letno obrestno mero.

3. (Neobvezno) Vnesite najnižjo finančno provizijo, če obstaja.

Premaknite kazalec na besedilno polje Minimalna finančna bremenitev in vnesite najnižjo bremenitev. Če na zapadli račun vedno zaračunate vsaj 25 USD, na primer vnesite 25.

4. Vnesite število dni milosti, ki jih dajete.

Dnevi milosti. To zveni kot umetniški film ali resen roman, kajne? V bistvu je ta številka, koliko dni mirovanja ste pripravljeni zmanjšati ljudi. Če vnesete 30 v besedilno polje Čas mirovanja (dnevi), QuickBooks ne začne ocenjevati finančnih stroškov šele 30 dni po zapadlosti računa.

5. Določite, kateri račun želite uporabiti za spremljanje finančnih stroškov.

Aktivirajte spustni meni Finančne bremenitve in izberite račun vrste dohodek ali drugi dohodek.

6. Označite, ali želite zaračunavati finančne stroške na finančne stroške.

Ali je ta izjava smiselna? Če nekomu zaračunate finančni strošek in on ali ona ne plača finančnega stroška, ​​sčasoma tudi ta bremenitev zapade v plačilo. Torej, kaj boste storili naslednjič, ko boste ocenili finančne stroške? Ali izračunate finančni strošek na finančni strošek? Če želite to storiti – in če vam državni in lokalni zakoni to dovoljujejo – izberite potrditveno polje Oceni finančne stroške za zapadle finančne stroške.

7. Povejte QuickBooks, ali naj izračuna finančne stroške od datuma zapadlosti ali datuma računa.

Izberite gumb za možnost Datum zapadlosti ali Račun/Datum obračuna. Kot morda ugibate, izračunate večje finančne stroške, če začnete obračunavati obresti na datum izdaje računa.

8. Povejte QuickBooks, ali naj natisne račune s finančnimi stroški.

Izberite potrditveno polje z naslovom Označi račune s finančnimi stroški »Za tiskanje«, če želite pozneje natisniti račune za finančne stroške, ki jih izračunate.

9. Kliknite V redu.

Ko uporabite pogovorno okno Nastavitve, da QuickBooks poveste, kako naj se izračunajo finančni stroški, kliknite V redu.

10. Izberite Stranke →Oceni finančne stroške ali kliknite ikono Finančni stroški na začetnem zaslonu.

Prikaže se okno Oceni finančne stroške, kot je prikazano. To okno prikazuje vse finančne stroške, ki jih je izračunal QuickBooks, razvrščene po strankah.

Okno za oceno finančnih stroškov

11. Vnesite datum ocene finančne obremenitve.

Premaknite kazalec na besedilno polje Datum ocene in vnesite datum, ko ocenjujete finančne stroške, za katerega sem pripravljen staviti, da je trenutni datum. (Ta datum je tudi datum računa, ki bo uporabljen v računih s finančnimi stroški, če jih ustvarite.)

12. Potrdite, katerim strankam želite, da se ocenijo finančni stroški.

QuickBooks sprva označuje vse finančne stroške, kar pomeni, da za vsako finančno bremenitev nastavi nov račun. (QuickBooks označuje finančne stroške z majhno kljukico.) Če želite odstraniti (ali pozneje označiti) finančno bremenitev, jo kliknite. Če želite odstraniti vse bremenitve, kliknite gumb Odznači vse. Če želite označiti vse bremenitve, kliknite gumb Označi vse.

Poročilo o zbirkah lahko izdelate za katero koli od strank ali delovnih mest, navedenih v oknu Oceni finančne stroške, tako da izberete ime stranke in nato kliknete gumb Zgodovina zbiranja.

13. Kliknite gumb Oceni stroške.

Ko okno Oceni finančne stroške pravilno opisuje finančne stroške, ki jih želite oceniti, kliknite Oceni stroške. Končali ste z izračuni in ocenami finančnih stroškov.

Kako ravnati z depoziti v QuickBooks

Medtem ko sem pri temi o izboljšanju vašega denarnega toka, naj na kratko omenim še eno močno tehniko denarnega toka – in razpravljam o knjigovodstvu, ki je potrebno za to tehniko.

Eden od preprostih načinov za izboljšanje vašega denarnega toka je, da sprejmete ali zahtevate vnaprejšnje depozite ali zadržanje od strank ali strank, preden opravite dejansko delo. Z drugimi besedami, preden začnete z delom ali naročite inventar ali naredite karkoli, kar je prvi korak v vašem podjetju za dokončanje prodaje, zberete hladno, trdno gotovino.

Na žalost ti depoziti strank, kot se imenujejo, povzročajo malo knjigovodskih težav. V bistvu se postavlja vprašanje, kako zabeležiti ček ali gotovinski depozit za stvari, ki jih še niste naredili ali prodali? Imate dve osnovni možnosti:

• Enostaven način: Za storitev ali izdelek lahko posnamete potrdilo o prodaji. Na ta način štejete denar, ki prihaja v vaše podjetje, in prepoznate prihodke. Upoštevajte tudi, da če je polog nepovraten – in za namene denarnega toka, depozit ne bi smel biti vračljiv –, morate šteti prihodke, ko prejmete polog, če ste davčni zavezanec na podlagi gotovine. (Verjetno ste davkoplačevalec na podlagi gotovine, vendar če niste prepričani, vprašajte svojega davčnega svetovalca.)
• Natančen način: depozit lahko prepoznate kot novo obveznost. To naredite tako, da ustvarite temeljnico, ki beleži povečanje vašega denarnega računa in ki beleži povečanje vašega računa tekočih obveznosti za vloge strank. Če je polog vračljiv in ste davčni zavezanec na podlagi gotovine ali če ste davčni zavezanec na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, bi verjetno morali uporabiti to metodo. Ko je vaša prodaja zaključena in zaračunana pozneje, uporabite postavko Depozit stranke kot minus znesek na prodajnem računu, da premaknete znesek z računa obveznosti in ga uporabite za dolgovano stanje na računu.