Funkcija zgoščene datoteke QuickBooks 2012

Funkcija QuickBooks 2015 Condense naredi nekaj stvari. Najprej ustvari arhivsko kopijo podatkovne datoteke in jo obdela, da je manjša. Za več podrobnosti si oglejte spodnjo razlago:

• Ukaz QuickBooks Condense ustvari trajno kopijo podatkovne datoteke QuickBooks. (To se imenuje arhivska kopija datoteke.) Arhivska kopija datoteke podjetja je posnetek datoteke podjetja, kakršna obstaja v določenem trenutku.

  Če ima kdo pozneje vprašanje - morda vaš računovodja, zvezni ali državni revizor -, lahko uporabite arhivsko kopijo podatkovne datoteke, da pokažete, kako je bila datoteka podjetja videti v določenem trenutku.

• Proces zgoščevanja datoteke zmanjša podatkovno datoteko s povzetkom številnih starih zaprtih, podrobnih transakcij z uporabo velikih vnosov v dnevnik.

Ker je to zgoščevanje in arhiviranje lahko nekoliko zmedeno, je tukaj kratek povzetek, kaj se točno zgodi, ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks. Tukaj je tisto, kar QuickBooks običajno počne med postopkom:

• Shrani arhivsko kopijo datotek vašega podjetja : Ko zgostite datoteko podjetja QuickBooks, QuickBooks shrani arhivsko kopijo te datoteke.

• Odstrani stare zaprte transakcije : kot del postopka zgoščevanja vam QuickBooks daje priložnost, da odstranite stare zaprte transakcije iz trenutne, delujoče različice datoteke podjetja QuickBooks.

  Ne pozabite, da arhiviranje ustvari arhivsko kopijo datoteke podjetja QuickBooks. Še vedno pa imate delovno različico datoteke podjetja QuickBooks. Prav ta trenutna, delujoča različica datoteke podjetja QuickBooks se očisti ali zgosti z odstranitvijo starih, zaprtih transakcij.

  Zaprte transakcije so transakcije, ki jim QuickBooks ni več treba podrobno slediti. Na primer, stari račun stranke – potem ko je bil plačan – je zaključena transakcija. Stari ček, ki je bil napisan nekemu prodajalcu - potem, ko je bil očiščen v banki - je zaprta transakcija.

• Povzema stare zaprte transakcije : ker so stare zaprte transakcije odstranjene iz podatkovne datoteke QuickBooks, zgoščevanje običajno ustvari povzetek mesečnih vnosov v dnevnik za stare zaprte transakcije in te povzetke transakcij postavi v trenutno delujočo različico podatkovne datoteke QuickBooks.

  S temi povzetki mesečnih vpisov v dnevnik lahko nadaljujete s pripravo mesečnih računovodskih izkazov. Na primer, čeprav arhiviranje odstrani vse stare, zaključene transakcije iz, na primer, januarja 2010, lahko še vedno izdelate mesečne računovodske izkaze za januar 2010 v letu 2013. Za izdelavo mesečnih računovodskih izkazov za januar 2010 QuickBooks uporablja povzetek mesečne vpise v dnevnik.

• Počisti revizijsko sled: Eden skoraj skritih učinkov čiščenja podatkovnih datotek QuickBooks se nanaša na revizijsko sled. Če počistite datoteko podjetja in navedete, da mora biti datoteka podjetja zgoščena, QuickBooks počisti revizijsko sled pred datumom »odstranjene zaprte transakcije na ali pred«.

  Z drugimi besedami, za obdobje, v katerem QuickBooks odstrani stare, zaključene transakcije, odstrani tudi revizijsko sled teh transakcij.

Postopek zgoščene datoteke običajno pomeni ustvarjanje kopije podatkovne datoteke QuickBooks, ki jo shranite in nekam pospravite, ter ustvarjanje pomanjšane različice delovne datoteke podjetja. Ukaz, ki ga uporabljate za zgoščevanje datoteke podjetja QuickBooks, pa vam omogoča tudi ustvarjanje skoraj praznih datotek podjetja.

Večini ljudi te možnosti nikoli ne bi bilo treba uporabiti. obstaja samo ena kategorija uporabnikov QuickBooks, ki bi morda želeli ustvariti skoraj prazne datoteke podjetja. CPA in svetovalci (ki želijo ponovno uporabiti datoteko podjetja za drugo poslovno enoto ali stranko) bodo morda želeli uporabiti ta ukaz za ustvarjanje podatkovnih datotek podjetja, ki imajo že nastavljene številne sezname.