Fiddle-Faddle metoda računovodstva

Delo pri pripravi računovodskih izkazov – imenovano računovodstvo ali knjigovodstvo – zahteva bodisi cel kup igranja s številkami ali učenje uporabe dvostavnega knjigovodstva. Za izdelavo teh izpiskov z računovodskim programom, kot je QuickBooks 2012, morate uporabiti dvostavno knjigovodstvo.

Računovodske izkaze lahko sestavite z uporabo metode fiddle-faddle. Toda metoda fiddle-faddle ima nekaj res izčrpavajočih slabosti. Te slabosti kažejo, da potrebujete boljše orodje. Natančneje, potrebujete dvostavno knjigovodstvo.

Večina malih podjetij - ali vsaj tistih malih podjetij, kjer lastniki še niso usposobljeni za računovodstvo - je uporabila metodo fiddle-faddle. Na primer, pokukajte v računovodske izkaze, prikazane v naslednjih tabelah. Prva tabela prikazuje izkaz poslovnega izida za en dan v letu, ko deluje namišljena stojnica za hrenovke.

Preprost izkaz poslovnega izida za stojnico za hrenovke

Naslednja tabela prikazuje bilanco stanja na začetku prvega dne poslovanja.

Preprosta bilanca stanja za stojalo za hrenovke

Z metodo obračunavanja fiddle-faddle izračunate posamezno vsako številko, prikazano v računovodskem izkazu. Na primer, številka prihodka od prodaje je enaka 13.000 $. Metoda obračunavanja fiddle-faddle zahteva, da nekako ročno določite to številko prihodkov od prodaje.

Morda boste lahko prišli do te številke tako, da se spomnite vsake prodaje, ki ste jo opravili čez dan. Če pa pripravljate račune ali potrdila o prodaji, boste morda lahko dobili to številko tako, da dodate vse posamezne prodaje. Če imate blagajno, lahko do te številke pridete tudi s pogledom na blagajniški trak.

Druge številke prihodkov in odhodkov se izračunajo na enak surov način. Na primer, 1000 $ stroškov najemnine se izračuna tako, da se spomnite, koliko ste plačali za najemnino, ali tako, da pogledate v register čekovne knjižice in poiščete ček, ki ste ga napisali za najemnino.

Vrednosti bilance stanja se izdelajo na približno enak način. Stanje gotovine v višini 1000 $ lahko na primer ugotovite tako, da pogledate čekovno knjižico ali, v najslabšem primeru, bančni izpisek. Stanje zalog v višini 3000 USD lahko ugotovite tako, da dodate vrednosti posameznih postavk zalog. Na podoben način lahko izračunate zneske obveznosti in lastniškega kapitala.

Nekatere vrednosti, prikazane v izkazu poslovnega izida ali v bilanci stanja, se zataknejo – kar pomeni, da se izračunajo z uporabo drugih številk iz finančnega izkaza. Na primer, zneska dobička ne iščete na nobenem določenem mestu; namesto tega dobiček izračunate tako, da od prihodkov odštejete stroške. Seveda lahko izračunate tudi bilančne vrednosti, kot so bilančna vsota, lastniški kapital in skupna obveznost lastniškega kapitala.

Računovodska metoda fiddle-faddle deluje razmeroma dobro za zelo majhno podjetje, dokler imate dobro čekovno knjižico. Torej, za zelo majhno podjetje se boste morda lahko izognili temu surovemu, delnemu pristopu k računovodstvu.

Toda na žalost ima metoda fiddle-faddle tri grozne slabosti za podjetje, ki nima super-preprostih financ:

• Ni dovolj sistematično, da bi bilo avtomatizirano. Morda vam ni mar, da pristop fiddle-faddle ni dovolj sistematičen za avtomatizacijo. Sistematičen pristop, kot je dvostavno knjigovodstvo, je mogoče avtomatizirati, kot to počne QuickBooks. Ta avtomatizacija pomeni, da naloga priprave računovodskih izkazov zahteva morda pet klikov z miško.

  Ker pristopa fiddle-faddle ni mogoče avtomatizirati, vsakič, ko želite pripraviti računovodske izkaze, se vi ali kakšen slab sodelavec lotite ogromno dela, da zberete številke in vse neobdelane podatke, potrebne za pripravo informacij.

• Zelo enostavno je izgubiti podrobnosti. Vidite, da ima posel s stojnicami za hrenovke le tri operativne stroške: najemnino, plače in zaloge. Če poznate kategorije operativnih stroškov, ki jih ima podjetje, je dokaj enostavno pregledati čekovni register in poiskati na primer ček ali čeke, ki plačujejo najemnino.

  Podoben pristop lahko uporabite pri plačah in stroških zalog. Kaj pa, če imate tudi kategorijo stroškov oglaševanja ali stroškov poslovne licence ali kakšno drugo kategorijo, ki jo je enostavno pozabiti? Če pozabite na kategorijo, zamudite stroške.

• Ne dovoljuje strogega preverjanja napak. Preverjanje napak je pomembno pri računovodskih in knjigovodskih sistemih. Z vsemi številkami in transakcijami, ki lebdijo naokoli, se napake zlahka prikradejo v sistem.