Elektronsko obračunavanje v Sage Timeslips

Nekatera podjetja – predvsem odvetniki, ki delajo z zavarovalnicami – morajo revizijskim podjetjem predložiti elektronske račune za opravljene storitve. Z uporabo dodatka Sage Timeslips Electronic Billing, ki podpira različne oblike elektronskega obračunavanja, ki jih uporablja večina velikih revizijskih podjetij, lahko spremljate svoj čas, pripravite račun v ustrezni elektronski obliki in ga nato izvozite v revizijo. podjetje.

Obiščite spletno mesto Sage Timeslips in preberite o oblikah elektronske dostave računov, ki jih Timeslips podpira.

Nastavitev elektronskega obračunavanja

Če želite uporabljati dodatek za elektronsko obračunavanje Sage Timeslips, ga morate nastaviti tako, da sledite navodilom, ki so priložena dodatku. Nato lahko izdelate račune v ustrezni obliki za revizijsko podjetje, s katerim sodelujete. Ne pozabite, da ima vsako revizijsko podjetje edinstvene nastavitve in formate datotek.

Poleg tega morate identificirati stranke, za katere uporabljate elektronsko dostavo. Začnite z izbiro Imena→ Informacije o stranki. V oknu Seznam odjemalcev, ki se prikaže, dvokliknite stranko, za katero velja elektronska dostava. Nato kliknite zavihek Dogovor 2 v oknu Informacije o stranki in nastavite polje Elektronska dostava na ustrezno revizijsko podjetje.

V večini primerov morate dodati tudi polja po meri in jih dodeliti strankam, ki uporabljajo podjetje prejemnik.

Dodatek za elektronsko zaračunavanje vam prihrani čas in vam omogoča dodajanje vnaprej določenih nizov polj po meri, povezanih z določenimi revizijskimi podjetji.

Za nekatera revizijska podjetja morate za prepoznavanje nalog, stroškov in referenc uporabiti nabor kodeksov Task Litigation Code Ameriške odvetniške zbornice (ABA) ali Uniform Task Based Management System. Če ste svojo bazo podatkov Timeslips ustvarili s slogom baze podatkov Legal with ABA Litigation Codes, te kode že obstajajo v vaši zbirki podatkov. Če ste za ustvarjanje baze podatkov Timeslips uporabili katero koli drugo predlogo, morate vnesti kode za opravila, stroške in reference v polje Vzdevek 2 naloge, stroškov in referenčnega vzdevka ter uporabiti polje Vzdevek 1 za vnos opisnega ime, ki ga boste zlahka prepoznali, ko boste ustvarjali liste.

V naboru kod Ameriške odvetniške zbornice Task Litigation Code in Uniform Task-Based Management System se kode začnejo s črkami A, E ali L. Dodelite kode, ki se začnejo z A nalogam, kode, ki se začnejo z E , stroškom in kode, ki začnite z L na reference.

Pregled postopka elektronskega obračunavanja

Postopek elektronske dostave računov v Sage Timeslips je podoben postopku za generiranje drugih računov. Svoje račune na začetku še vedno postavite v dokazno fazo, nato pa jih pregledate in naredite spremembe. Ko pa ste pripravljeni poslati račune, jih izvozite in pošljete datoteke revizijskemu podjetju v pregled.

Na dnu menija Računi izberite ustrezno elektronsko dostavo računov ali revizijsko podjetje in kliknite Izvozi. Timeslips vas pozove k mapi, v katero shranite izvožene račune. Po končanem izvozu lahko račune pošljete revizijskemu podjetju.

V večini primerov, ko je izvoz končan, Sage Timeslips premakne račune iz stopnje dokazovanja v stopnjo revizije. Nekaterim revizijskim podjetjem pa Timeslips odobri račune.

Timeslips obravnava račune v fazi revizije podobno kot obravnava račune v fazi dokazovanja: Timeslips zaklene račune, medtem ko jih revizijsko podjetje pregleda. Ko vas podjetje kontaktira s svojo oceno, odobrite račune, ki ne zahtevajo sprememb, in počistite račune, ki zahtevajo spremembe, iz faze revizije z uporabo okna Faze obračuna (izberite Računi→ Odobri ali Počisti revidirane račune→ Odobri ali Počisti račune) in narediti potrebne spremembe. Nato še enkrat natisnete račune in postopek ponovite.

Če Timeslips odobri račune, ki jih pošljete revizijskemu podjetju, in revizijsko podjetje zahteva spremembe, lahko počistite izbrane račune na kartici Razveljavi v oknu Faze računa, jih uredite, ponovno natisnete in ponovite postopek tiskanja in elektronske dostave.

Možno je, da revizijsko podjetje ne bo ocenilo vašega računa, preden boste pripravljeni predložiti drugega. V tem primeru odobrite račun, ki ste ga že predložili, in ga poskusite razveljaviti, če revizijsko podjetje zahteva spremembe. Če računa ne morete razveljaviti, boste morali vnesti kreditno transakcijo terjatev za prvotni račun, znova vnesti podatke, ki so se pojavili na tem računu, in ustvariti nov račun za pošiljanje revizijskemu podjetju.

Delitev elektronskih računov

Če v Timeslips uporabljate funkcijo delitve računov, ki vam omogoča, da določite pravila za dodeljevanje ali razdelitev stroškov računa med merilci časa, se zavedajte, da različna revizijska podjetja obravnavajo deljeno obračunavanje na različne načine. Nekateri to dovolijo, a ignorirajo, drugi dovolijo in uporabljajo, tretji pa ne podpirajo.