Dodatne možnosti prilagajanja za račune QuickBooks 2014

Orodja za prilagajanje obrazcev QuickBooks zlahka zmedejo nove uporabnike QuickBooks. Toda običajno je način za začetek kakršne koli prilagoditve ta, da se poigravate s tem, kar QuickBooks imenuje svoje dodatne možnosti prilagajanja.

1Kliknite zavihek Oblikovanje okna Ustvari račun in nato kliknite gumb Prilagodi postavitev podatkov.

QuickBooks prikaže pogovorno okno Dodatne prilagoditve. To pogovorno okno vam omogoča nadzor nad informacijami, ki so prikazane na vaših računih, in načinom tiskanja računov. Pogovornega okna Dodatna prilagoditev ne morete uporabiti, če delate z eno od privzetih predlog računov – samo če delate s kopijo.

V skladu s tem vas lahko QuickBooks pozove, da naredite kopijo predloge računa, ko kliknete gumb Dodatna prilagoditev.

2 Določite informacije o glavi.

Zavihek Glava v pogovornem oknu Dodatna prilagoditev vam omogoča, da določite, katere informacije bodo v zgornjem delu okna Ustvari račune in v zgornjem delu dejanskega natisnjenega obrazca za račun. Te informacije, imenovane glava, zagotavljajo številko računa, datum računa ter podatke za obračun in pošiljanje.

Izberete lahko tudi, kako so informacije označene, tako da izpolnite ali uredite vsebino besedilnih polj. Na primer, potrditvena polja Privzeti naslov vam omogočajo, da določite, ali naj se naslov obrazca prikaže v zaslonski različici računa (to bi bilo znotraj okna Ustvari račune) in v tiskani različici računa.

Besedilno polje Privzeti naslov vam omogoča, da določite, kakšen naj bo naslov obrazca. Na podoben način potrditvena polja Datum omogočajo določitev, ali naj se datum prikaže na zaslonski in tiskani različici računa ter katero oznako naj se uporabi za opis datuma računa. Slika uporablja pametno opisno besedilo Račun kot naslov obrazca računa.

Ko izvajate te prilagoditve, QuickBooks posodablja polje Predogled, prikazano na desni polovici pogovornega okna Dodatne prilagoditve, tako da lahko vidite, kako izgledajo vaše spremembe.

3Določite podatke o stolpcih.

Stolpci na računu podrobno opisujejo postavke, za katere se obračunava račun. Na primer, stolpci na računu za izdelke opisujejo posebne izdelke, vključno s ceno in količino; opisujejo tudi artikle, ki se fakturirajo. Stolpci računa za storitve opisujejo posebne storitve, ki se zaračunavajo.

Kot lahko uganete ob natančnem ogledu slike, je zavihek Stolpci v pogovornem oknu Dodatna prilagoditev videti kot zavihek Glava. S potrditvenimi polji Zaslon in Natisni označite, ali naj se določen del informacij na ravni stolpca prikaže kot stolpec v oknu Ustvari račune ali v dejansko ustvarjenem računu.

Podobno uporabite besedilna polja Naslov, da zagotovite opisne oznake, ki jih QuickBooks uporablja v oknu Ustvari račune in v natisnjenem obrazcu za račun.

Edina nenavadna možnost, prikazana na zavihku Stolpci, so besedilna polja Order. Polja Vrstni red vam omogočajo, da navedete vrstni red (od leve proti desni), v katerem naj se prikažejo stolpci. Če se na primer številka ali koda artikla prikaže v prvem stolpcu na levi, vnesete vrednost 1 v polje Naročilo vrstice artikla.

4Določite informacije o stolpcih programa.

Del računa »programski stolpci« zagotavlja informacije, pomembne za situacije, v katerih uporabljate tekoče obračunavanje. Kliknete lahko zavihek Prog Cols v pogovornem oknu Dodatna prilagoditev, da dodate in odstranite informacije, kot so naročeni znesek, predhodno zaračunan znesek in morebitni zaostanki naročeni zneski.

Zavihki Header, Columns in Prog Cols vam omogočajo spreminjanje obrazcev za račune, vendar ne bodite preveč nervozni, če boste prvič naredili popolne spremembe. Z lahkoto si lahko ogledate, kako so vaše spremembe videti, tako da uporabite polje Predogled (če je vaš vid boljši od mojega) ali tako, da kliknete V redu in nato natančno pregledate novo različico okna Ustvari račune.

Če ugotovite, da ste naredili napako – morda ste uporabili napačen del opisnega besedila ali ste napačno razvrstili stolpce – lahko znova prilagodite svoj račun in s tem popravite prejšnje napake.

5 Določite informacije o nogi.

Zavihek Noga v pogovornem oknu Dodatna prilagoditev vam omogoča, da določite, katere informacije se prikažejo v oknu Ustvari račune pod območjem stolpcev in v dejanskem natisnjenem računu pod območjem stolpcev.

Podatki o nogi vključujejo sporočilo stranke, vsoto računa, podatke o plačilih in kreditih, polje za zapadlo stanje in (po želji) daljše besedilno polje. Z zavihkom Noga delate na enak način kot z drugimi zavihki.

Če želite, da se prikaže nekaj informacij, izberite potrditveno polje Zaslon in Natisni. Če želite spremeniti del besedila, ki ga uporablja QuickBooks, uredite vsebino besedilnega polja Naslov.

6 Določite informacije o tiskanju.

Zavihek Natisni v pogovornem oknu Dodatna prilagoditev vam omogoča, da malo nadzorujete, kako QuickBooks natisne račune, ki uporabljajo predlogo, ki ste jo prilagodili.

Na primer, izbirni gumbi na vrhu zavihka vam omogočajo, da določite, da mora QuickBooks pri tiskanju te posebne predloge računa uporabiti običajne stare nastavitve tiskalnika računov ali druge posebne nastavitve tiskanja. Nastavitve tiskanja vam omogočajo tudi, da QuickBooks poveste, kako naj oštevilči strani večstranskega računa.

Vse prilagojene nastavitve računa lahko vrnete v privzeto stanje s klikom na gumb Privzeto. Ko to storite, pa odstranite vse spremembe ali prilagoditve, ki ste jih naredili.