8 zapletenih situacij (in kaj storiti naprej)

Obstaja nekaj pogosto težkih realnosti knjigovodskega življenja, ki se jim lahko izognete, če uporabljate MYOB: več podjetij, združenih v eno (pogosto v težavah) podjetje, kaos, ki so ga pustili za seboj prejšnji knjigovodje, dolgovi do davčnega urada, proračuni, ki se nikoli ne uresničijo, in še veliko več.

Ko se soočite s tovrstnimi zapletenimi situacijami, se lahko zanesete na mešanico tehničnih nasvetov MYOB, knjigovodskega znanja in notranjih nagnjenj bleščečega viteza k reševanju.

Ukvarja se z 2 ali več podjetji, ki so združena v eno

Se kdaj vprašate, kako vaše podjetje služi denar? Morda opravljate veliko različnih vrst dela, in čeprav sumite, da vse to delo ni donosno, niste prepričani, kaj je dobičkonosno in kaj ne. Na srečo je zdaj lahko konec vaših dni spraševanja, saj lahko s poročanjem o opravilih in kategorijah odkrijete, kaj delate prav in kaj narobe.

MYOB ponuja dva načina za analizo prihodkov in odhodkov:

• Prvi način je, da uporabite funkcije delovnih mest za sledenje dobičkonosnosti vsakega dela, ki ga opravlja vaše podjetje, ne glede na to, ali so ta delovna mesta pogodbe, faze projekta ali delo za določene stranke.

• Drugi način za analizo dobičkonosnosti je, da svoje podjetje razdelite na profitna središča z uporabo funkcij kategorije. Kategorije pogosto dobro delujejo, če imate podjetje, ki ima več različnih lokacij ali upravlja različne bančne račune za različne oddelke.

  	Službe	kategorije
  Tr ankcije	Eno transakcijo lahko dodelite več kot enemu opravilu	Posamezne transakcije ne morete dodeliti več kot eni kategoriji
  Bilance stanja	Za vsako opravilo ne morete natisniti bilance stanja	Za vsako kategorijo lahko natisnete bilanco stanja
  Proračuni	Ustvarite lahko proračune za posamezna delovna mesta	Ne morete ustvariti proračunov za kategorije
  Sredstva	Ne morete slediti gibanju sredstev za vsako delo	Za vsako delovno mesto lahko spremljate gibanje sredstev
  Opozorila	Svoje nastavitve lahko nastavite tako, da boste prejeli opozorilo, če pozabite dodati kodo opravila v vrstico transakcije	Svojih nastavitev ne morete nastaviti tako, da boste prejeli opozorilo, če transakciji pozabite dodati kodo kategorije
  Kontrole	Svojih nastavitev ne morete nastaviti tako, da bo transakcija zabeležena samo, če ima vsaka vrstica kodo opravila	Svoje nastavitve lahko nastavite tako, da bo transakcija zabeležena samo, če ima kodo kategorije
  Glave	Imate lahko naloge glave in podrobnosti	Ne morete imeti kategorij glave in podrobnosti
  Povezovanje s strankami	Delovna mesta lahko povežete z določenimi strankami	Ne morete povezati kategorij s strankami
  Povezava s stroški	Stroške lahko povežete z delovnimi mesti, tako da jih lahko označite za povračilo pri obračunu strank	Ne morete povezati kategorij s stroški za obračunavanje

Se počutite zmedeno? Za analizo dobičkonosnosti posameznih stroškovnih mest, projektov ali podvigov lahko uporabite delovna mesta, vendar uporabite kategorije za sledenje donosnosti izrazito ločenih poslovnih podjetij ali lokacij.

Izdelava svilene torbice iz svinjskega ušesa

Ali ste podedovali knjigovodsko službo od nekoga, ki je bil dejansko kompulzivni kopičar in ki je to lastnost izrazil z ustvarjanjem seznama računov v MYOB, ki vključuje vse račune, ki si jih lahko predstavljate?

Morda ste celo prišli na naslednjo stopnjo in se odločili izbrisati vse tiste račune, ki jih ne potrebujete več. To je točka, kjer lahko naletite na težave: kadar koli želite izbrisati račun, MYOB zavrne igranje, češ da račun vsebuje pretekle podatke.

V tej situaciji je način, da se znebite nezaželenega računa, tako da ga združite z računom, ki ga želite. Če želite združiti dva računa, pojdite na seznam računov, izberite račun, ki ga želite obdržati (MYOB to imenuje vaš primarni račun), in kliknite Združi račune. V oknu Združi račune, ki se prikaže, izberite račun, ki ga želite združiti (imenovan vaš sekundarni račun), in še enkrat kliknite Združi račune. Kliknite V redu za nadaljevanje. Končano!

Sledenje prihodkom in odhodkom od najema nepremičnin

Ali imate naložbo v najem nepremičnine in podjetje? Če želite spremljati vse v eni datoteki MYOB, potem lahko.

Pomaknite se do seznama računov in poglejte na vrh. Ali lahko vidite zavihek z napisom Drugi dohodki in zavihek z napisom Drugi odhodki? Te klasifikacije lahko uporabite za spremljanje prihodkov od najema nepremičnin in stroškov najema nepremičnin. Na ta način lahko še vedno ločite poslovne prihodke in odhodke od naložbe v nepremičnine.

Poslovanje z delnicami in dividendami

Želite vedeti, kako evidentirati nakupe delnic in prihodke od dividend v MYOB? Odgovor je kratek in sladek. Samo ne. To storiti je tako, kot bi poskušali s pisalnim nožem posekati drevo.

Namesto tega bančne dividende na vaš osebni račun in nakup novih delnic tudi z osebnega računa. Uporabite preprosto ročno napisano knjigo ali preglednico, da spremljate te transakcije in ob koncu vsakega leta predložite povzetek svojemu računovodji.

Zadolževanje z ATO

To je zapleteno stanje, v katerem ugotovite, da ne morete pravočasno plačati izjave o poslovni dejavnosti in na koncu dolgujete denar avstralskemu davčnemu uradu.

V tej situaciji vam ATO vsak mesec pošlje izpisek, iz katerega je razvidno, koliko ste dolžni. Da bodo vaši računi smiselni, morate to obveznost vključiti v svoje račune. Takole:

Pojdite na seznam računov in ustvarite nov račun obveznosti z imenom »Denar zaradi ATO«.

Kot Vrsta računa izberite Kreditna kartica.

Pojdite na Poraba denarja in zabeležite plačilo izpiska dejavnosti, kot da ga plačate v celoti.

Splošna ideja je, da svoje plačilo razdelite na svoj račun z DDV, plačan GST račun in, če imate zaposlene, svoj račun za odtegljaj PAYG.

Preden kliknete Record, izberite Denar zaradi ATO kot svoj bančni račun v zgornjem levem kotu.

S takšnim beleženjem transakcije se vaše GST in PAYG račune počistijo nazaj na pravilne zneske in pravilno prikaže obveznost ATO.

Kadar koli izvedete plačilo za ta dolg, zabeležite to plačilo v Spend Money in dodelite to plačilo svojemu računu Money Owing to ATO.

Ta račun uskladite na enak način, kot bi uskladili kateri koli drug bančni račun.

Ta račun morate uskladiti vsakič, ko vam davčni urad pošlje izpisek.

Ohranjanje proračunov na pravi poti

Proračuni so tako preizkus osebnosti kot vaja v aritmetiki in načrtovanju. Tukaj je nekaj nasvetov, s katerimi boste proračunom pomagali približati mejo:

• Razmislite o osebi (ne glede na to, ali ste vi ali kdo drug), ki sestavlja številke. So optimisti ali pesimisti? Glede na odgovor na to vprašanje ustrezno prilagodite svoje številke.

• Prodajalci so optimisti (drugače ne bi preživeli na svojem delovnem mestu). Njihove prodajne projekcije jemljite s ščepcem soli.

• Če v vašem podjetju dela veliko ljudi, jih prosite za njihov prispevek k proračunskim številkam. Bolj ko so vsi vključeni, bolj realen in dosegljiv je proračun.

• Takoj, ko je minil prvi mesec, primerjajte proračune z dejanskimi, pri čemer uporabite poročilo MYOB o analizi proračuna dobička in izgube. Počnite to vsak mesec, da obvladate pravo umetnost gledanja v kristalno kroglo.

• Vedno dovolite nepredvidene stroške, še posebej, če načrtujete proračun za nov posel. Stvari vedno stanejo več, kot si mislite.

• Pazljivo premislite o časovnem razporedu nerednih plačil, kot so četrtletni računi za elektriko, meseci s petimi plačilnimi tedni in letne zavarovalne premije.

Delo s splošnimi revijami

Splošni dnevniki so običajno domena računovodij, toda če ste resni pri tej igri MYOB, vas lahko prej ali slej nekdo ali drugi prosi, da posnamete splošni dnevnik. Morda se prilagajate za amortizacijo, beležite prilagoditev ob koncu leta ali prerazporejate stroške z enega računa na drugega.

Tukaj je nekaj splošnih nasvetov, kako ravnati v tej posebej zapleteni situaciji:

Pojdite v ukazno središče Računi in kliknite Record Journal Entry.

Ustavite se za trenutek in dobro premislite o datumu.

Splošni dnevniki so običajno takšne ali drugačne prilagoditve in pogosteje kot ne bi jim bilo treba dati datum, ki ni ponujen sistemski datum. Datirajte dnevnik tako, da se ujema z obdobjem, za katerega se izvaja prilagoditev – če izvajate vnos amortizacije za november, datirajte dnevnik kot november.

Posnemite podroben zapisek.

Pojasnite, kaj počnete in zakaj.

V breme enega računa ali računov in v dobro enega računa ali več računov.

Za vsako vrstico lahko vnesete znesek v stolpec Debet ali Kredit – ne v oba. Vendar pa lahko dodate poljubno število vrstic.

Razmislite o davčnih številkah za vsako vrstico.

Večina splošnih revij ne vpliva na GST, zato je običajna davčna številka NT. Če pa niste prepričani, vprašajte svojega računovodjo.

Preverite, ali se skupne obremenitve ujemajo s skupnimi krediti.

Ali se? Nato mora biti znesek neravnotežja na dnu prikazan kot nič

Kliknite Zapis, da dokončate svoj dnevnik.

Dejanje je opravljeno.

Upravljanje tujih transakcij

MYOB AccountRight trenutno ne vključuje funkcij v tuji valuti. Kakšne so rešitve za to dilemo?

• Če izvažate blago v tujino, vendar vaša prodaja poteka v avstralskih dolarjih, tudi če izvažate blago v tujino, potem ne potrebujete funkcij v tuji valuti.

• Podobno, če kupujete blago iz tujine z avstralskimi dolarji, ne potrebujete tuje valute. Če na primer nekaj kupite z avstralsko kreditno kartico, tudi če je bila navedena cena v ameriških dolarjih, bo ta znesek že pretvorjen v avstralske dolarje, ko je znesek prikazan na vašem bančnem izpisku.

• Če MYOB še niste kupili, se lahko še vedno odločite za staro različico MYOB Premier Classic, ki je vključevala tujo valuto. Glavna pomanjkljivost je, da ta različica ne vključuje bančnih virov ali funkcij v oblaku.

Nazadnje, preden karkoli naredite, se obrnite na službo za stranke MYOB. Funkcije v MYOB AccountRight se ves čas spreminjajo.