5 računovodskih kontrol za QuickBooks

Tukaj je kratek povzetek petih zmogljivih tehnik za zmanjšanje težav, ki se pojavijo, ko imate ljudi z različnimi ravnmi spretnosti in zaupanja, ki delajo z vašimi podatki QuickBooks:

• Redno primerjajte štetje fizičnega inventarja z evidenco računovodstva zalog. Ena stvar, ki jo lahko storite, tako da zmanjšate izgube zalog in vzdržujete točne računovodske evidence, je redno primerjanje fizičnega štetja zalog s tem, kar prikazujejo vaše računovodske evidence. Pogosto štetje najdragocenejših in najlažjih predmetov doseže dve stvari:

  • Krčenje zalog je hitro prepoznano.

  • Lastnik podjetja lahko zmanjša krčenje zalog tako, da opredeli vrsto zaloge, ki je najpogosteje ukradena, ali celo, kdaj je inventar najpogosteje ukraden.

• Uskladite bančne račune. Druga stvar, ki bi jo morali lastniki podjetij narediti, je po mojem mnenju uskladiti lastne bančne račune. Pogosto pride do kraje zaposlenih s strani računovodskega osebja, ko zaposleni ugotovijo, kako napisati čeke na bančni račun podjetja, ki jih lastnik ne vidi. Eden od zanesljivih načinov za iskanje fiktivne in goljufive transakcije je, da lastnik uskladi bančni izpisek. Poleg tega postanejo vse nejasne, sumljive transakcije očitne, ko lastnik podjetja natančno pogleda čeke.

• Kjer je mogoče, ločite računovodstvo od fizičnega skrbništva. V malem podjetju ni vedno lahko ločiti obračunavanja neke dejavnosti od fizičnega skrbništva ali fizične odgovornosti za to dejavnost. Na primer, težko je ločiti računovodstvo zalog od fizičnega skrbništva ali dostopa do tega inventarja. Uslužbenec v trgovini, na primer, lahko zlahka ukrade cigarete in tudi prilagodi evidenco zalog s prodajo cigaret na blagajni. Kljub temu, kjer koli lahko ločite fizično skrbništvo od računovodstva, se pojavi vgrajeno preverjanje napak. Oseba, ki vodi računovodstvo, posredno preverja, ali fizični skrbniki skrbijo za sredstvo.

• Usposobite zaposlene za uporabo QuickBooks. Zaposlene bi morali usposobiti za uporabo QuickBooks, če imate podjetje katere koli velikosti, iz dveh osnovnih razlogov: nekdo, ki zna uporabljati QuickBooks, je manj verjetno, da bo naredil nenamerne napake, in neurejeni računovodski zapisi prikrivajo krajo zaposlenih.

• Zaprite datoteko QuickBooks. Tukaj je zadnja tehnika, ki jo je vredno razmisliti. Čeprav vam ni treba zapreti proračunskega leta v QuickBooks, boste morda želeli to narediti, da ohranite celovitost svojih podatkov. Takole: Izberite ukaz Uredi→ Nastavitve, izberite Računovodstvo, izberite zavihek Nastavitve podjetja in nato kliknite gumb Nastavi datum/geslo zaključnega datuma. Ko vas QuickBooks pozove, določite zaključni datum in geslo. Ko vnesete te podatke, QuickBooks uporabnikom prepove ali omeji spreminjanje ali vnašanje transakcij, ki so bile pred datumom zaključka.