11 stvari, ki jih morate storiti, če vaš nespletni račun ni uravnotežen v QuickBooks 2016

Tukaj je nekaj predlogov za uskladitev računa, ko imate težave s QuickBooks. Če sedite pred računalnikom in krčite roke, poskusite z nasveti v tem razdelku:

• Prepričajte se, da delate s pravim računom. Sliši se neumno, kajne? Če imate več bančnih računov, pa je na koncu preprosto. Torej nadaljujte in na primer potrdite, da poskušate uskladiti svoj tekoči račun pri Mammoth International Bank z uporabo izpiska tekočega računa Mammoth International Bank.

• Poiščite transakcije, ki jih je banka zabeležila, a jih niste. Preglejte bančni izpisek in se prepričajte, da ste zabeležili vsako transakcijo, ki jo je zabeležila vaša banka. Z lahkoto lahko spregledate dvige na bankomatu, posebne provizije ali stroške storitev (kot so stroški za čeke ali vaš sef), samodejne dvige, neposredne depozite itd.

  Če je razlika pozitivna – to pomeni, da banka meni, da imate manj denarja, kot mislite, da bi ga morali imeti – morda zamudite transakcijo dviga. Če je razlika negativna, morda zamudite depozitno transakcijo.

• Poiščite obrnjene transakcije. Tu je težavna: če pomotoma vnesete transakcijo za nazaj – polog kot dvig ali dvig kot depozit – vaš račun ni uravnotežen. In napako je težko najti. Okno za uskladitev prikazuje vse pravilne transakcije, vendar je znesek transakcije prikazan na napačnem seznamu. (Znesek se pojavi na seznamu Depoziti in drugi krediti, ko spada na seznam Čeki in plačila, ali obratno.) Ček, ki ste ga napisali Acme Housewreckers za rušenje vašega nadstreška, se pojavi na seznamu Depoziti in drugi krediti, za primer.

• Poiščite transakcijo, ki je enaka polovici razlike. Eden od priročnih načinov za iskanje transakcije, ki ste jo vnesli nazaj – če imate samo eno –, je, da poiščete transakcijo, ki je enaka polovici nepremostljive razlike. Če je razlika na primer 200 $, ste morda vnesli polog v višini 100 $ kot dvig ali 100 $ kot polog.

• Poiščite transakcijo, ki je enaka razliki. Tukaj je očitna točka: če je razlika med bančnimi in vašimi evidencami enaka eni od transakcij, navedenih v vašem registru, ste morda napačno označili transakcijo kot izčiščeno ali napačno pustili transakcijo neoznačeno (prikazano kot nepočiščeno). Mogoče je bilo to preveč očitno. Naaaah.

• Preverite transponirane številke. Transponirane številke so preklopne števke. 45,89 $ na primer vnesete kot 48,59 $. Ti purani vedno povzročajo preglavice računovodjem in knjigovodjem. Če pogledate številke, je odkrivanje napake pogosto težko, ker so števke enake. Na primer, ko primerjate znesek čeka v višini 45,89 USD v vašem registru s čekom za 48,59 USD, prikazanim na bančnem izpisku, oba zneska čekov prikazujeta enake števke: 4, 5, 8 in 9. Prikažeta ju samo v drugačnem vrstnem redu .

  Transponirane številke je težko najti, toda tukaj je trik, ki ga lahko poskusite: razliko, prikazano v oknu za uskladitev, delite z 9. Če je rezultat sodo število dolarjev ali centov, je velika verjetnost, da imate nekje transponirano število.

• Uporabite gumb Poišči neskladja. Spodaj prikazano pogovorno okno vključuje gumb Poišči neskladja, ki ga lahko kliknete, da prikažete drugo pogovorno okno, ki natisne poročila, ki vam lahko pomagajo uskladiti vaš račun. Zlasti pogovorno okno vam omogoča ogled poročila o spremembah predhodno očiščenih transakcij (kar bi bila precej sumljiva knjigovodska dejavnost in bi zagotovo motila vašo uskladitev).

  Prikaže tudi poročilo, ki navaja transakcije, označene kot obračunane med prejšnjimi uskladitvami, kar bi lahko bilo zanimivo, ker ste morda napačno označili transakcijo kot počiščeno, preden je bila res počiščena.

  

  Pogovorno okno Začni usklajevanje.

• Naj nekdo drug pregleda vaše delo. Ta ideja se morda zdi precej očitna, vendar bi vas presenetilo, kako pogosto lahko drugi par oči najde nekaj, kar ste spregledali. Prosite enega od vaših sodelavcev ali zaposlenih (po možnosti tisto osebo, za katero se zdi, da ima vedno preveč prostega časa), naj pregleda vse namesto vas.

• Bodite pozorni na več napak. Če z uporabo tega seznama pranja najdete napako in imate še vedno razliko, znova začnite preverjati na vrhu seznama. Ko najdete transponirano številko, lahko na primer ugotovite, da ste drugo transakcijo vnesli nazaj ali da ste transakcijo napačno počistili ali počistili.

• Poskusite znova naslednji mesec (in morda mesec po tem). Če razlika glede na velikost vašega bančnega računa ni velika, boste morda želeli počakati do naslednjega meseca in poskusiti znova uskladiti svoj račun.

  Razmislite o naslednjem primeru: januarja uskladite svoj račun in razlika je 24,02 USD. Nato februarja poravnate račun, razlika pa je 24,02 $. Marca poravnate račun in — presenečenje, presenečenje — razlika je še vedno 24,02 $. Kaj se tukaj dogaja?

  No, vaše začetno stanje na računu se je verjetno zmanjšalo za 24,02 $. (Več mesecev ko poskušate uskladiti svoj račun in ugotovite, da imate vedno skrivnostno 24,02 $ popusta, večja je verjetnost, da je kriva ta vrsta napake.) Po drugem ali tretjem mesecu bo QuickBooks vnesel prilagoditveno transakcijo v višini 24,02 $. precej razumno, tako da je stanje na vašem računu.

  Če ste že prej uspešno uskladili svoj račun s QuickBooks, vaše delo morda ni krivo. Napaka je lahko (bobni, prosim) bančna! In v tem primeru bi morali narediti nekaj drugega...

• Vstopite v avto, se odpeljite na banko in prosite za pomoč. Kot alternativo prejšnji ideji – ki domneva, da je izpisek banke pravilen in da so vaši zapisi napačni – poskusite s to idejo: prosite banko, da vam pomaga uskladiti račun. Namignite, da mislite, da je napaka verjetno banka, vendar na zelo lep in prijazen način. Veliko se nasmehnite.

  In še ena stvar: ne pozabite povprašati o katerem koli izdelku, ki ga banka trenutno oglašuje v preddverju (kar osebje spodbudi, da misli, da vas zanima 180-mesečno potrdilo o depozitu, zaradi česar so do vas izjemno prijazni ).

  Na splošno je evidenca banke običajno zelo dobra. Kljub temu je vaša banka zelo verjetno naredila napako, zato prosite za pomoč. Ne pozabite prositi za pojasnilo vseh transakcij, ki jih odkrijete samo tako, da jih vidite na bančnem izpisku. Mimogrede, za to pomoč boste verjetno plačali.