10 ključev za uporabo tehnologije za upravljanje evidenc malih podjetij

Lastniki malih podjetij so povsod sprejeli tehnologijo za upravljanje svojih evidenc, ne glede na to, ali gre za razporejanje sestankov, ustvarjanje korespondence, beleženje poslovnih operacij, obdelavo plač, sledenje inventarju ali več. Čeprav podjetja niso ostala brez papirja, so prepoznala prednosti uporabe tehnologije za ohranjanje organiziranosti. Če ste še vedno privezani k uporabi papirja, je morda čas, da uporabite naslednjih deset tipk, da papir zamenjate z elektronskimi datotekami.

Uporabite Outlook za spremljanje sestankov, opravil in projektov

Papirnati koledar, ki gre povsod, je koristen, toda ali ste poskusili uporabiti funkcijo koledarja v programskem programu? Z računalniško podprtim koledarjem lahko enkrat vnesete sestanek in ga nastavite tako, da se ponavlja dnevno, tedensko, dvakrat tedensko ali mesečno, nastavite pa lahko tudi samodejne opomnike – opravila, ki jih ne morete opraviti na papirnem koledarju. Tu je še en bonus: s programsko opremo, kot je Outlook, lahko vsi vaši zaposleni delijo koledarje.

Skenirajte vizitke in prenesite njihove podatke v Outlookove sezname stikov

Ste se naveličali, da bi se morali prebijati skozi svoj Rolodex ali ogromen kup vizitk, da bi našli telefonsko številko ali e-poštni naslov? No, lahko se odmaknete od katere koli različice te nočne more, s katero se soočite. Kako? Vsako vizitko zaženite s skenerjem, ki vključuje programsko opremo za pretvorbo podatkov na kartici v seznam stikov v Outlooku. Nato lahko z operacijo Najdi poiščete informacije, ki jih iščete.

Pretvorite dokumente v datoteke Adobe .pdf

MS Word ima možnost shranjevanja datotek kot. pdf. Postopek je neboleč. Z odprtim Wordovim dokumentom izberite FileSave AsSave as type in kliknite spustno puščico na skrajni desni strani. Pomaknite se navzdol po seznamu, označite PDF in kliknite Shrani (poleg Prekliči na dnu polja).

Kaj je zanimivega pri pdf-jih? Ni vam več treba skrbeti, ali ima nekdo pravo različico programske opreme za branje vaše datoteke. Vsak računalnik z Adobe Readerjem lahko odpre katero koli datoteko .pdf.

Prav tako lahko skenirate pisma, račune, oglase – vse dokumente, ki bodo ustrezali vašemu skenerju – in jih shranite kot pdf. Prepričajte se, da ste optični bralnik nastavili na vrsto datoteke .pdf, preden skenirate dokument.

Ustvarite glavne dokumente, ki se pogosto uporabljajo

Če pogosto uporabljate v bistvu isto črko, vendar z manjšimi spremembami, shranite njeno glavno datoteko v računalniku. Nato, ko potrebujete dokument, odprite glavni dokument, naredite spremembe in natisnite dokument. Ne pozabite shraniti datoteke z drugim imenom datoteke, tako da se glavna datoteka ne spremeni.

Uporabite računovodsko programsko opremo za ustvarjanje računov in naročil

Ni vam več treba brskati po omarah, polnih računov ali naročil. Za ustvarjanje teh dokumentov uporabite računovodsko programsko opremo, kot sta QuickBooks ali Sage 50. Morda boste morali natisniti dokumente in jih poslati stranki po pošti, vendar bo dejanska datoteka ostala – ne v omarah, kjer je veliko prostora – ampak v vašem računalniku, kjer je iskanje računa stvar vnosa nekaj tipk.

Avtomatizirajte časovne kartice, zaračunavanje projektov in obdelavo plač

Prebijanje in obdelavo časovnih kartic lahko zamenjate z elektronskim beleženjem in obdelavo plačilne liste. Pomislite na prihranjen čas in na napake, ki se jim izognete. En delodajalec pravi, da je njegovo podjetje s programsko opremo časovnih kartic zmanjšalo obdelavo plač s 6 ur na 45 minut. Zdaj je to velik podvig.

In če je zanesljivost težava za vaše podjetje, lahko kupite programsko opremo, ki od vsakega zaposlenega zahteva, da ob začetku in koncu delovnega časa položi prst na optični bralnik! Ta prstni odtis zveni kot znanstvenofantastični film, kajne?

Sledite zalogi elektronsko

Če vaše majhno podjetje vključuje zaloge, je uporaba tehnologije edina pot. Programska oprema za optično prepoznavanje znakov (OCR) vašemu podjetju omogoča natančno evidenco zalog, hitrejše izpolnjevanje naročil, nemoteno pošiljanje naročil in natančno obračunavanje, saj vse spremlja računalnik. Vse te procese lahko upravljate z uporabo oznak in številk na zaslonu računalnika.

Zapišite nakupe in podrobnosti o izdelkih o sredstvih v preglednico ali bazo podatkov

Ko kupujete opremo ali druga sredstva, zapišite podatke o nakupu in izdelku v preglednico ali bazo podatkov. Z vsemi informacijami na dosegu roke se lahko obrnete na prodajalca glede kakršnih koli težav ali hitro izračunate svoje premoženje za finančni izkaz ali se odzovete na zahtevo banke za informacije o premoženju.

Naj bo davčni čas kos pogače

Ko je vsa ali večina vaših evidenc v računalniku, je priprava davkov veliko enostavnejša in natančnejša kot prenos podatkov iz tiskanih dokumentov v računalnik.

Z vsemi vašimi računi ali naročilnicami v računovodskem programu, samo zaženete poročilo in — voila! —programska oprema vam da skupno število računov ali naročilnic za leto. Enako velja za plačilne liste, zaloge in sredstva. Ko potrebujete, lahko pridobite vse, kar ste sistematično shranili v računalnik.

Varnostno kopirajte datoteke

Dodatna prednost uporabe tehnologije za upravljanje zapisov malih podjetij je, da jih lahko varnostno kopirate – shranite jih na primer v računalnik na drugi lokaciji ali na bliskovni pogon.

Zakaj je to tako pomembno? Najdragocenejše računalniško sredstvo so podatki, ki jih hrani. Shranite dodatno kopijo teh podatkov, da se nikoli ne boste soočili z zaskrbljenostjo zaradi izgubljenih zapisov. Redko prejmete obvestilo, da vam bo vlomilec ukradel računalnik, ga bo ogenj stopil ali pa bo preprosto umrl.