Ustvarjanje pravila v Lotus Notes 6

Pravilo pove, opombe, kaj storiti z nekaterimi prejeta sporočila. Na primer, lahko imate pravilo, ki vedno postavi sporočila z določeno besedo v polje za zadevo v določeni mapi, ali pravilo, ki premakne e-pošto določene osebe neposredno v mapo Smetnjak, ali morda pravilo, ki se takoj spremeni pomembnost vsakega sporočila, ki ga prejmete od svojega šefa Visokemu. Oglejte si svoja pravila tako, da v podoknu za krmarjenje kliknete besedo Pravila.

Če želite ustvariti novo pravilo, najprej kliknite mapo Pravila v podoknu za krmarjenje vaše pošte. Nato kliknite gumb Novo pravilo v vrstici dejanj. Slika 1 prikazuje (precej veliko) pogovorno okno Novo pravilo, ki se prikaže.

Slika 1: Tukaj ustvarite novo pravilo.

Kot lahko vidite na sliki 1, je pogovorno okno Novo pravilo razdeljeno na tri dele. To pravilo je določa, ali je pravilo omogočeno, Specify Conditions odloči, na katera sporočila bo pravilo delovalo, Specify Actions pa določa, kaj bo pravilo naredilo s sporočili, ki jih izbere.

Vsako novo pravilo, ki ga ustvarite, je privzeto omogočeno. Morda pa imate pravilo, ki ga želite začasno onemogočiti; na primer, morda zaenkrat ne želite, da se dohodna poštna sporočila pošiljajo v to mapo. Na samem vrhu pogovornega okna uporabite izbirne gumbe To pravilo je, da se odločite, ali se pravilo uveljavlja. V polju izberite izbirni gumb Vklopljeno (privzeto) in pravilo naredi vse, kar ste mu naročili. Po drugi strani pa, če izberete izbirni gumb Izklop, je vaše pravilo začasno ustavljeno, dokler ga znova ne aktivirate.

Ustvarjanje pogoja pravila

Polja v razdelku Določite pogoje pogovornega okna Novo pravilo določajo sporočila, za katera bo veljalo vaše pravilo. Osnovna ideja je, da uporabite ta polja za nastavitev merila in nato uporabite gumb Dodaj, da shranite pogoj. Nekatera pravila imajo lahko samo en pogoj, na primer Zadeva vsebuje za odrasle . Drugi so lahko bolj zapleteni, z več kot enim pogojem. Na primer, lahko imate pravilo, ki je iskalo dohodno sporočilo z besedami Posodobitve prodaje v vrstici z zadevo, ki jih je poslal fant po imenu Rob Fichtel.

Ko definirate drugo spustno polje v razdelku Določite pogoje pogovornega okna, lahko izbirate med 13 različnimi kraji, ki jih želite videti:

• pošiljatelj: izberite sporočila po imenu osebe, ki je poslala sporočilo. Lahko na primer ustvarite pravilo, ki samodejno išče sporočila vašega šefa.

• zadeva : izberite sporočila glede na to, kar je v zadevi sporočila, na primer Posodobitev prodaje .

• telo: poiščite sporočila z določeno besedo ali frazo kjer koli v telesu sporočila.

• pomembnost: izberite sporočila glede na pomembnost, ki jo je zanj izbral pošiljatelj (visoka/srednja/nizka).

• prednost dostave: izberite sporočila glede na prednost dostave, ki jo je avtor dodelil sporočilu.

• za: Izberite sporočila po imenu osebe ali oseb v polju Za sporočilo.

• cc: Izberite sporočila po imenu osebe ali oseb v polju cc sporočila.

• Skp: Izberite sporočila po imenu osebe ali oseb v polju Skp sporočila.

• za ali cc: Izberite sporočila po imenu osebe ali oseb v polju Za ali cc v sporočilu.

• telo ali zadeva : vnesite merilo, ki ga bo Notes iskal tako v zadevi kot v telesu sporočil.

• Internetna domena: določite sporočila določenega podjetja, kot je ibm.com ali yourcustomerscompany.com.

• velikost: Določite sporočila določene velikosti.

• vsi dokumenti: uporabite svoje pravilo za vsa nova sporočila.

Ko Notesu poveste, kje naj poišče, uporabite tretje spustno polje v razdelku Določite pogoje pogovornega okna, da Notesu poveste, kakšna primerjava vas zanima:

• vsebuje: Izraz, ki ga vnesete v tretje polje, se lahko pojavi kjer koli v polju, ki ga izberete v prvem polju.

• ne vsebuje: Karkoli ste izbrali v prvem polju, ne more vključevati tistega, kar vnesete v tretje polje.

• je: Karkoli ste izbrali v prvem polju, mora biti natančno enako tistemu, kar vnesete v tretje polje.

• ni: karkoli ste izbrali v prvem polju, ne more biti tisto, kar vnesete v tretje polje.

Končno uporabite tretje polje v razdelku Določite pogoje, da Notes poveste, kaj iščete. V tretje polje preprosto vnesite iskalni izraz – ime osebe, besedo, ki jo želite najti v telesu sporočila, ime internetne domene in tako naprej.

Ko definirate tri dele pogoja, kliknite gumb Dodaj, da shranite pogoj. Če si premislite po shranjevanju pogoja, lahko uporabite gumba Odstrani in Odstrani vse, da uredite morebitne napake. V polju Ko prispejo e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo te pogoje, morate izbrati pogoj in klikniti gumb Odstrani, da ga odstranite.

Včasih boste morda želeli pravilo z več kot enim pogojem. Mogoče je pravilo namenjeno iskanju sporočil, ki so od določene stranke in ki imajo v zadevi tudi besede novo naročilo . Pravilo ima lahko toliko pogojev, kolikor želite; samo nadaljujte z uporabo gumba Dodaj, če potrebujete več kot enega.

Ko podate več pogojev za pravilo, boste morda želeli sporočiti Notes, naj ukrepa le, če so izpolnjeni vsi kriteriji. V drugih primerih boste morda želeli, da Notes ukrepa, če je izpolnjen kateri koli od navedenih kriterijev. Na primer, na sliki 1 je Notes nastavljen tako, da izbriše vsako sporočilo, katerega telo ali tema vsebuje besedo Odrasli . Za aktiviranje pravila ni treba, da se beseda odrasli pojavi na obeh mestih. Če želite, lahko opombe nastavite tako, da se mora v telesu in zadevi pojaviti beseda Odrasel , da aktivirate pravilo. To funkcijo nadzirate tako, da v prvem spustnem polju izberete IN ali ALI. To spustno polje se prikaže šele, ko kliknete Dodaj, da svojemu pravilu dodate vsaj en pogoj.

Definiranje dejanja pravila

Ko Notes poveste, na katera sporočila bo delovalo pravilo, uporabite razdelek Določi dejanja v pogovornem oknu, da določite, kaj bo Notes naredil s temi sporočili. To je del pogovornega okna, v katerem Notes poveste, da želite, da se ta določena sporočila premaknejo v določeno mapo, izbrišejo itd.

Ta del pogovornega okna ima dve polji. Prvi – spustni seznam – pove Notes, kaj želite narediti s temi sporočili. Drugo polje pove Notes, kam jih postaviti.

V prvem polju lahko izbirate med šestimi stvarmi s sporočilom, ki izpolnjuje pogoje(-e), ki ste jih določili na vrhu pogovornega okna Novo pravilo:

• premakni v mapo: Notes povejte, naj premakne ujemajoče se sporočila v določeno mapo, katere ime vnesete v drugo polje, ali uporabite gumb Izberi za izbiro, ki se prikažeta, ko izberete to možnost.

• kopiraj v mapo: Notes povejte, naj premakne ujemajoče se sporočila v določeno mapo, katere ime vnesete v drugo polje, ali uporabite gumb Izberi za izbiro, ki se prikažeta, ko izberete to možnost. To se od premika v mapo razlikuje po tem, da sporočilo ostane v mapi Prejeto.

• pošlji kopijo: samodejno posredovanje sporočila nekomu drugemu.

• nastavite datum poteka: označite datum, ko bo sporočilo poteklo.

• spremenite pomembnost na: označite pomembnost sporočila kot visoko, srednjo ali nizko – ne glede na to, kako je pošiljatelj nastavil pomembnost sporočila.

• izbriši: odstranite sporočilo.

Ko uporabite ta spustni seznam, da se odločite, kaj se bo zgodilo s sporočili, uporabite polje na desni strani za vnos imena mape ali imena osebe, ki ji bo sporočilo posredovano itd. Polje na desni se prikaže ali ne, odvisno od tega, kaj ste izbrali na spustnem seznamu.

Ko definirate pogoj in dejanje pravila, kliknite gumb V redu na dnu pogovornega okna Novo pravilo, da ga shranite. Vaše novo pravilo se bo prikazalo v pogledu Pravil v vaši pošti.

Tako kot pri pogojih ima lahko pravilo več dejanj. Nastavite lahko na primer pravilo, ki išče sporočila določene stranke in nato samodejno posreduje to sporočilo vašemu pomočniku, potem ko sporočilo tudi vnese v posebno mapo.